9 e-pasta ziņojuma rakstīšanas noteikumi, kurus ir viegli atbildēt
Daudzi no mums nemācījās rakstīt e-pastus skolā, taču zināšanas par to, kā rakstīt e-pastu, ir nenovērtējama prasme darbavietā. Tas jo īpaši attiecas uz tiem, kas strādā (vai meklē) tālmācības darbus. Blakus labajai telefona etiķetei , iespējams, nav tādu prasmju, kas būtu svarīgi, lai iegūtu un saglabātu darbu mājās.
Labi rakstīts e-pasts palīdz saņēmējam saprast un rīkoties tā ziņojumā. Darba meklēšanā e-pasts var būt pirms vai pat aizstāt seju pret aci pirmo seansu, tāpēc pareiza pieturzīmes un saskaņots ziņojums ir atslēga. Un darbā neskaidras e-pasta vēstules rada neskaidrības un kavēšanos. Izpildiet šos padomus, lai rakstītu efektīvus e-pasta ziņojumus kolēģiem, klientiem, potenciālajiem klientiem, darbinieku pieņemšanu darbā un pat draugiem un ģimeni.
01 Vispirms apsveriet ziņojumu un saņēmēju
Tālāk apsveriet saņēmēja viedokli. Kāda informācija viņam vai viņai jāveic, lai saprastu jūsu vēstījumu? Sniedziet nepieciešamo (bet ne pārmērīgu) pamatinformāciju. Paturiet prātā arī atbilstošu etiķeti šim konkrētajam saņēmējam. Emocijas un saīsinājumi, piemēram, OMG vai LOL, nav piemēroti darba pieteikumiem un vairumam biznesa e-pasta ziņojumu.
02 Uzrakstiet aprakstošo e-pasta tēmas rindu
Kad rakstāt e-pastu, nerakstiet kaut ko neskaidru tēmas tēmā, piemēram, "hi" vai "work-at-home jobs", vai atstājiet tukšu. E-pastam ar šāda veida tēmas līniju ir lielas izredzes tikt galā ar saņēmēja mēstuļu lodziņu vai vienkārši ignorēt. Ja jūs piesakāties darbam, ierakstiet pozīcijas nosaukumu temata rindā. Ja e-pasta ziņojums ir kolēģim, ierakstiet tēmas tēmu īsu frāzi, kurā apkopots ziņojuma mērķis. Vēl viens priekšrocības aprakstošās temata līnijas rakstīšanai ir tas, ka jums būs vieglāk atrast jūsu iesūtni, ja vēlāk to vajadzēs meklēt. Kaut kas ar e-pasta adresi, piemēram, "Jautājums", nebūs noderīgi.
03 Sveiciniet saņēmēju pareizi
Ja jūs zināt sava saņēmēja vārdu, bet viņu personīgi nepazīst, sveiciniet, izmantojot nosaukumu, piemēram. Cienījamā Brunelli kundze! (Ja sievietei nav skaidrības par "Mrs." vai "Miss", izmantojiet sievietes "Ms.") Ja neesat pārliecināts par dzimumu, vienkārši izmantojiet vārdu un uzvārdu, ti, Cienījamie Kriss Smits. Ja jūs nezināt personas vārdu, sāciet e-pastu bez sveiciena vai izmantojiet vienkāršu sveicienu, piemēram,. Sveiki, Sveicieni, Cienījamais vadītājs utt.
Ja e-pasta adrese ir kolēģim vai kādam citam, kuru jūs zināt, izmantojiet vārdu, kuru izmantojat personīgi vai pa tālruni.
04 Izmantojiet pareizo gramatiku un pieturzīmes
Ir ļoti svarīgi e-pastā izmantot pareizo gramatiku. Apzināti vai neapzināti, lasītāji sodīt sūtītājus par gramatikas kļūdām.
- Run-on teikumi - Kad jūs rakstāt e-pastu, nelietojiet periodus. Šī mazā pauze ļauj lasītājiem laiku ņemt vārdus "nozīme". Īsi teikumi pieļauj vairāk no šīm sīkajām pauzēm. Sakiet garus teikumus pat tad, ja tie nav tehniski izpildāmi teikumi.
- Komantas - pārāk maz vai pārāk daudz komatu var būt mulsinoši. Uzziniet, kā pareizi izmantot komatu.
- Priekšmets-darbības vārdu nolīgums - teikumi ar šāda veida kļūdu ir sarkani karodziņi tiem darba devējiem, kas meklē kandidātus ar labām komunikācijas prasmēm. Pārskatīšanas noteikumi subjekta-verb nolīgumam.
05 pārbaudīt pareizrakstību un kapitalizāciju
Izmantojiet pareizrakstības pārbaudītāju, bet nebalstās uz to. Pareizrakstības pārbaudītājs nepieņems "viņi" par "to" vai "tur" uz "viņu", un šāda veida kļūda norāda uz neuzmanību. Neizmantojiet teksta saīsinājumus, piemēram, "tu", lai "tu" vai "tho", lai gan.
Izmantojiet pareizo lielo burtu lietojumu. Lielākā daļa cilvēku zina, lai kapitalizētu teikuma sākumu un pareizos lietvārdus, taču daudzi to neizdara e-pastos. Parādiet, ka nevēlaties ņemt šo papildu sekundes daļu, lai pārslēgtos uz Shift taustiņu. No otras puses, pārāk daudz lielo burtu var novirzīt lasītāju. Izvairieties rakstīt frāzes visās vāciņās (ko daudzi interpretē kā personības kliedzienu ekvivalentu), kā arī kapitalizēt tikai uzsvaru - pirmo vārdu burtu, kas nav teikuma sākumā, vai īpašu lietvārdu sākumā.
06 Izmantojiet vienkāršu formatēšanu e-pastā
Atcerieties, ka visas e-pasta programmas atšķiras. Tas, kas izskatās perfekti izlīdzināts ekrānā, var darboties kopā ar kāda cita. Šī iemesla dēļ izvairieties ielīmēt ļoti formatētu tekstapstrādes dokumentu, piemēram, CV vai pavadvēstuli, e-pastā. Izmantojiet dokumentus, kas rakstīti vienkāršā teksta formātā.
Padarīt punktus īsu. Tāpat kā periodi, punktu pārtraukumi ļauj atpūsties lasītājam. Kāds, kurš lasīs e-pastu mobilajā telefonā, gūs labumu no īsiem punktiem. Bet esiet uzmanīgi, lai jūs joprojām ievērotu pamatnoteikumus par punktiem.
07 esi īss
Meandering e-pastu, ka apglabāt punktu saņemt iesniegts un galu galā aizmirst. Vai sliktāk, tos var pārprast. Izskaidrojiet savu mērķi, izmantojot kodolīgu valodu.
- Novērst Wordiness - rakstīt ar aktīvo darbības vārdu. "Džeks sūtīja man veidlapas" izmanto aktīvo darbības vārdu. "Veidlapas, ko devis man Džeks", ir pasīva. Pasīvā veidā izmanto tikai pāris vārdus, bet tas papildina. Vairāk nekā tas liek lasītājiem pārkārtot idejas viņu galvas.
- Stick to Point - pretoties kārdinājumam pievienot svešu informāciju vai idejas. Saglabājiet šīs ziņas citam e-pastam.
- Izmantojiet bullet points - tie ļauj jūsu lasītājam izmantot vizuālās norādes, lai ņemtu to, kas ir svarīgi. Bet, ja rodas šaubas par to, kā lodes tiks parādītas, izmantojiet zvaigznītes vai defises, lai izveidotu lodes.
08 Parakstīt e-pastu atbilstoši
Ja jūsu e-pasta noklusējums ir standarta paraksts, pārliecinieties, vai tas ir piemērots konkrētajam e-pastam, kuru sūtāt. Paraksti ar politiskiem paziņojumiem vai jūsu bērnu vārdi un vecumi ir piemēroti personiskajam e-pastam, bet darbam tiek izmantots mazāk personisks paraksts. Atkarībā no jūsu darba un jūsu darba devēja jūs joprojām varat personalizēt savu e-pasta parakstu ar cenu. Izvēlies kaut ko nav pretrunīgu. Ja vēlaties uzzināt par darbu, izmantojiet savu parakstu, lai sniegtu attiecīgu kontaktinformāciju bez jebkādām citātiem vai papildu personalizācijai.
09 Atjaunot / pārdomāt pirms sitiena sūtīšanas
Pārbaudiet pareizrakstības un pieturzīmju kļūdas pirms nospieduma nospiešanas. Ja atradīsit kļūdu e-pasta ziņojumā par darba pieteikumu, izlabojiet to un atkārtojiet to vēlreiz, pirms nospiedīsiet sūtījumu. Bet arī izlasīt saturu. Ja jūsu e-pasts ir garš, padomājiet par to, kā padarīt to īsāku. Un, ja jūsu e-pasts ir pretrunīgs vai tika uzrakstīts dusmās, nospiediet save unsent. Atgriezīsieties pie tā pēc dažām stundām vai vēlāk un redzēsiet, vai vēl vēlaties to nosūtīt.
Tas var izklausīties daudz pirms e-pasta sūtīšanas, taču, ja jūs sūtat efektīvus e-pastus un efektīvāk organizēsit e-pastu, jūs atradīsit, ka jums patiešām ir vairāk laika ne mazāk.