Kā projekta paneļi un vadības grupas atbalsta jūsu projektu
Sāksim sākt, ka Projektu padome ir svarīga jebkura projekta organizatoriskās struktūras sastāvdaļa. ja jums tas nav, jums vajadzētu runāt ar savu menedžeri par to, kā izveidot vienu.
Projektu valde vada projekta sponsors, un parasti tas ietver vairākas citas vecākās ieinteresētās personas, kā arī projekta vadītāju .
Valdē parasti ir trīs līdz pieci cilvēki. Tās ir visas galvenās projekta ieinteresētās personas un cilvēki, kuriem ir iespēja veikt pasākumus projekta īstenošanai.
Apakšējā rinda: tā ir cilvēku grupa, kas satiekas, lai palīdzētu pārraudzīt projektu un turpinātu to virzīt pareizajā virzienā.
Projektu padomes ir izveidotas projekta dzīves cikla sākumā un darbojas visā projektā, līdz tas ir slēgts. Apskatīsim projekta valdes 4 galvenos uzdevumus.
Projektu valde nodrošina pārvaldību
Pirmkārt, Projektu valde nodrošina kritisku pārvaldību. Viņi nodrošina, ka politika tiek ievērota korporatīvajā līmenī un portfolio vai programmas līmenī. Viņi piedāvā pārraudzīt to, ko projekta komanda veic. Viņi kopā ar projekta sponsoru ir atbildīgi par projekta veiksmīgu īstenošanu, un šī vadības loma nodrošina, ka projekta komanda darbojas ētikas ceļā un uzņēmumam pieļaujamās robežās.
Viņi to dara, aptaujājot projekta vadītāju un sniedzot palīdzību un atbalstu.
Projekta valde nodrošina virzienu
Par projektu bieži tiek pieņemti lēmumi, un daži no tiem neietilpst projekta vadītāja kompetencē. Ja projekta vadītājs nespēj pieņemt lēmumu, un tas ir jāapspriež ar vairākām ieinteresētajām pusēm nekā tikai sponsors, tas nonāks projekta valdē.
Viņu uzdevums ir turpināt projektu, nodrošinot komandai atbilstošu virzību. Viņi palīdz veidot vīziju projekta sākumā un turpināt projektu visā tā garumā.
Projektu valde pieņem lēmumus
Projektu padome galvenokārt ir lēmējinstitūcija. Viņu loma ir pieņemt lēmumus, kas turpina projektu virzīties uz priekšu, atbloķējot problēmas un palīdzot projekta vadītājam saskatīt skaidru ceļu veiksmīgai pabeigšanai.
Projektu vadītājs sniegs ieteikumus projekta valdē. Tas varētu ietvert ieteikumus, lai risinātu:
- Riski, piemēram, klimata pārmaiņu mazināšanas plāni, lai risinātu iespējamās problēmas
- Problēmas
- Resursu nodrošināšanas problēmas, piemēram, nepietiekamas komandas locekļu pieejamība
- Plānojiet kavēšanos
- Budžeta pārsniegšana.
Projektu valdei nav obligāti jārīkojas pēc projekta vadītāja ieteikuma. Kā grupu viņi var piedāvāt citus priekšlikumus, kā rīkoties tālāk, un bieži vien viņi to dara. Tas bieži vien ir tādēļ, ka viņiem ir lielāka priekšstatu par projekta vidi, nekā projekta vadītājam, tāpēc viņi var redzēt alternatīvus maršrutus un izvēlēties vislabāko.
Projektu valde apstiprina izdevumus
Visbeidzot, Projektu valde apstiprina kopējo budžetu.
Katru pirkuma pasūtījumu vai budžeta vienību parasti pārvalda pēc tam projekta vadītājs: jums nav jāiet pie sava Projektu padomes, lai saņemtu katru rēķinu, par kuru norēķinās.
Tomēr projektu līmenī kopumā Projektu valdei ir jāuzņemas loma, vispirms apstiprinot, kā plānojat tērēt naudu (jūsu budžeta plāni), un pēc tam pastāvīgo izdevumu uzraudzībā, lai nodrošinātu projekta attīstību.
Jums vajadzēs arī izmantot Projektu padomi, kad izskatīsies, ka jums ir jāpērk neparedzēti līdzekļi vai pārvaldes rezerves. Viņi var atļaut pārtēriņus un palīdzēt projektu komandām piekļūt papildu līdzekļiem, ja to var attaisnot.
Kopumā Projektu valde nodrošina būtisku vadības un vadības funkciju projekta komandai. Viņu virziens un ieteikumi palīdz projekta vadītājam vadīt projektu pareizajā virzienā, un viņiem ir lieliska iespēja ieiet un palīdzēt, ja kaut kas sāk kļūdīties.