Tiesvedības sekretāri strādā dažāda lieluma juridiskajās firmās . Daži sekretāri sniedz tīri administratīvu atbalstu. Tomēr daudzu uzņēmumu sekretāri veic hibrīda lomu, kas darbojas kā sekretārs, tā arī tiesāšu paralegals.
Zemāk ir minētas vairākas no visbiežāk sastādītām tiesu sekretāru funkcijām visā tiesvedības dzīves cikla laikā.
Sekretariāta lomas atšķiras atkarībā no uzņēmuma, tiesvedības veida un personāla lieluma.
Lietu izskatīšana
Prasītājas uzņēmumos lietas pirmais solis ir pārbaudīt nopelnu lietu. Vai potenciālajam klientam ir iemesls rīkoties? Vai pastāv konflikti? Sekretārs var palīdzēt sagatavot lietu izskatīšanas veidlapas un plānot sākotnējās sanāksmes starp advokātu un potenciālo klientu. Dažos gadījumos sekretārs pabeidz sākotnējo skrīningu, uzdodot potenciālos klienta jautājumus pa tālruni. Ja klients ir parakstīts, sekretārs izveidos jaunu lietas materiālu un pārsūtīs saglabāšanas līgumu un citus dokumentus klientam.
Izmeklēšana
Daudzos gadījumos lietas dalībnieki veic izmeklēšanu, pirms tiek iesniegts tiesas prāva. Šī izmeklēšana var būt saistīta ar liecinieku atrašanu un aptauju, negadījuma vietas apskati un dokumentu un citu pierādījumu apkopošanu. Tiesvedības sekretārs var palīdzēt procesā, ieplānojot sapulces un telefona konferences advokāta vārdā, izveidojot liecinieku sarakstus, organizējot pierādījumus un citus dokumentus un izveidojot uzticamu papīra un elektronisko dokumentu reģistrācijas sistēmu.
Pleadings
Ja tiek iesniegts tiesas process, sekretārs sagatavo procesuālos rakstus tekstapstrādes programmā. Iesniegumos var iekļaut uzaicinājumu, sūdzību, rakstveida liecības, uzņemšanas pieteikumus un priekšlikumus. Tiesvedības sekretārs bieži izveidos rakstveida saistvielas, kas organizē un indeksē visus procesuālos rakstus konkrētā lietā.
Sekretārs var iesniegt šos dokumentus tiesā vai nu personīgi, vai elektroniski, lai gan šo uzdevumu bieži veic paralegals vai tiesas kurjers .
Atklājums
Atklāšana ir visilgākā tiesvedības procesa fāze. Atklāšanas laikā tiesu sekretārs var veikt visus vai dažus no šādiem uzdevumiem:
- Atvēršanas dokumentu sagatavošana teksta apstrādes sistēmā, tostarp pieprasītāji un ražošanas pieprasījumi
- Rakstīt, nosūtīt un izsekot tiesas pavēsti
- Atlikumu plānošana ar vairākām pusēm, ieskaitot advokātu, klientus, pretinieku advokātus un tiesu reportierus
- Neatkarīgo medicīnisko pārbaužu un citu iecelšanu plānošana saskaņā ar Civilprocesa noteikumiem
- Atklāšanas saistvielu izveide; indeksācijas un iesniegšanas atklāšanas dokumentiem
- Lietu dokumentu organizēšana un iesniegšana
- Plānošanas vietu pārbaudes
- Izvietošana un sazināšanās ar ekspertiem; organizēt un iesniegt ekspertu ziņojumus
Pirmspārbaude
Pēc izmēģinājuma datuma sekretārs palīdz juridiskajai komandai sagatavoties tiesas procesam. Sekretāra loma var būt:
- Pirmstiesas dokumentu drukāšana un formatēšana, ieskaitot priekšlikumus, īsziņas, tiesas pavēstes un liecinieku sarakstus
- Eksponātu vākšana un organizēšana
- Izmēģinājuma saistvielu izveidošana, organizēšana un / vai indeksēšana
- Palīdzot organizēt izspēles izmēģinājumus
- Izsekošanas termiņi un atgādinājumu nosūtīšana juridiskajai komandai
- Cite pārbaude un korektūru īsziņas un juridiskie dokumenti
- Nodrošināt, ka dokumenti ir pareizi noformēti saskaņā ar tiesas noteikumiem
- Liecinieku koordinēšana
Izmēģinājums
Tiesas sekretārs izmēģinājuma laikā sniedz nozīmīgu atbalstu. Viņa pienākumos var ietilpt:
- Izmēģinājuma dokumentu sagatavošana, drukāšana un formatēšana
- Koordinācija grafiku, grafu un citu tiesas zvēru vizuālo līdzekļu sagatavošanā
- Pasūtītāju plānošana, tiesu reportieri un ekspertu liecinieki
- Dokumentu, eksponātu un izmēģinājumu saistvielu organizēšana, iesniegšana un pārvaldīšana
- Koordinēt advokātu, liecinieku, klientu un citu ceļojumu organizēšanu
Citi administratīvie uzdevumi
Tiem, kas strādā aizsardzības jomā, tiesu sekretārs ieies advokātu un paralegālu laiku, kas pavadīts katram gadījumam, uz uzņēmuma laiku un norēķinu sistēmu.
Viņš vai viņa arī nosūta klientam periodiskus rēķinus un novēros maksājumu kavējumus. Citi galvenie tiesu sekretāra uzdevumi ir:
- Informācijas iegūšana, pārrakstot, formatējot, ievadot, izgūstot, kopējot un pārsūtot tekstu, datus un grafiku
- Izsekošanas lietu termiņi
- Atbilst klientiem, lieciniekiem un pretinieku padomdevējiem
- Atbildot uz tālruni
- Izklājlapu izveide, lai izsekotu izmaksām, izstādēm un citu informāciju
- Pārrakstot diktēšanu
- Uzturošo sistēmu uzturēšana
- Maršrutēšanas saraksti, atskaites un juridiskie dokumenti
- Klientu konferenču un advokātu sanāksmju organizēšana
- Izdevumu pārskatu sagatavošana
- Uzturēt advokāta kalendāru, plānojot un plānojot konferences, telekonferences, noguldījumus un ceļojumus
- Pasūtījumu piegāde
Tiesu sekretāra izglītība
Daudzi tiesu sekretāri aizpilda sertifikātu vai asociēto grādu programmu kādā tirdzniecības skolā vai kopienas koledžā. Tomēr sekretāriem ar četru gadu koledžas grādiem ir vislielākās izaugsmes iespējas advokātu birojā. Tiesvedība bieži notiek darbā. Pieredzējušie tiesu sekretāri bieži pārceļas uz citām uzņēmuma lomām, ieskaitot paralegals un biroja vadītāja amatus.
Tiesvedības sekretāra prasmes un zināšanas
Tiesvedības sekretāriem jābūt dažādām starppersonu, tehnoloģiju un biroja prasmēm, kā arī juridiskām un procesuālām zināšanām. Nepieciešamās prasmes un zināšanas ietver:
- Profesionālā pieredze ar tekstupstrādes, izklājlapas, prezentācijas un laika un norēķinu programmatūru; iepazīšanās ar Microsoft Office komplektu
- Prasme ar transkripcijas aprīkojumu
- Lieliskas rakstiskas un verbas prasmes
- Zināšanas par vietējo, valsts un federālo tiesu tiesvedības dokumentāciju un iesniegšanas kārtību
- Profesionālā pieredze ar dokumentu datubāzēm, piemēram, "Ringtail", "Summation" un "Concordance"
- E-iesniegšanas pieredze
- Zināšanas par biroja procedūrām un juridisko terminoloģiju
- Spēcīgas rakstīšanas prasmes
- Cietas organizācijas iemaņas un daudzuzdevumu prasmes
- Spēja profesionāli mijiedarboties ar visiem personāla līmeņiem