Kā uzņemt sanāksmju protokolus

Rakstveida protokola uzturēšana darbavietas sanāksmē vai konferencē

Sanāksmju protokoli ir detalizētas piezīmes, kas kalpo par oficiālu sapulces vai konferences rakstu. Par vākšanu atbildīgā persona parasti lūdz vienu no dalībniekiem uzņemties šo uzdevumu. Kādu dienu tas varētu būt kāds! Kaut arī tas nav briesmīgi grūts darbs, tas ir svarīgs. Tā kā sanāksmju protokoli ir oficiāli atzīti par notikušo, ir nepieciešama precizitāte. Jums būs jāveic sīki izstrādātas piezīmes, ka cilvēkiem, ja vajadzīgs, varēs atsaukties vēlāk.

Šeit ir daži norādes, kas palīdzēs jums izpildīt šo uzdevumu ar izsmalcinātību. Uzziniet, ko darīt pirms sanāksmes, tā laikā un pēc tā.

Pirms sapulces

• Izvēlieties savu ierakstīšanas rīku: vispirms ir jāizlemj, kā jūs ņemsiet savas piezīmes. Vai jūs pametīsiet veco skolu un izmantosiet pildspalvu un papīru, vai arī izmantosit klēpjdatoru, planšetdatoru vai viedtālruni. Sazinieties ar savu bosu, lai uzzinātu, vai viņš vai viņa dod priekšroku jums izmantot konkrētu metodi. Tas ir maz ticams, bet iespējams.
• Pārliecinieties, ka jūsu izvēlētais rīks ir kārtībā un ir rezerves, tikai gadījumā, ja jūsu oriģināls neizdodas. Piemēram, ja ievedat klēpjdatoru, ir arī pildspalva un papīrs. Jūs nevēlaties pārtraukt sanāksmi, kamēr meklējat kaut ko rakstīt, ja jūsu dators atteici.
• Izlasiet sapulces darba kārtību pirms sapulces sākuma. Tas ļaus jums formulēt kontūru savām minūtēm. Atstājiet mazliet zemāk par katru objektu un uzrakstiet tur piezīmes. Tas padarīs jūsu darbu nedaudz vieglāku, ja persona, kas vada sanāksmi, paliek pie darba kārtības.

Sanāksmes laikā

• Pārejiet uz apmeklēšanas lapu un pārliecinieties, vai visi pierakstās. Jums būs jāietver visu dalībnieku saraksts oficiālajā sanāksmes protokolā.
• Pārliecinieties, ka jūs zināt, kurš ir ikviens. Tādā veidā jūs varēsiet noteikt, kurš runā, un pareizi ierakstīt šo informāciju.
• Ņemiet vērā, ka tikšanās sākas.

• Nemēģiniet pierakstīt katru komentāru. Tas ir labi, iekļaujot tikai galvenās idejas. Esiet ļoti uzmanīgs, lai neatstātu preces, ar kurām jūs nepiekrītu. Jūsu aizspriedumi neietekmē tevi. Atcerieties, ka šis ir oficiāls konts, nevis jūsu viedoklis par notikušo!
• Pierakstiet visus priekšlikumus, kas tos izdarījuši, un balsu rezultātus, ja tādi ir; jums nav nepieciešams pierakstīt, kurš norīkots kustībā. Protams, jūsu organizācijas noteikumi var atšķirties, tāpēc vispirms tos pārbaudiet.
• Ja balsošana par jebkuru priekšlikumu vai diskusiju tiek atlikta līdz nākamajai sanāksmei, to atzīmējiet.
• Ierakstīt sapulces beigu laiku.

Pēc sapulces

• Ievietojiet minūtes cik drīz vien iespējams pēc sanāksmes, kamēr viss vēl ir svaigs jūsu prātā. Ja konstatējat piezīmju kļūdu vai ja jums rodas jautājums, varat ātri to izlabot, sarunājoties ar citiem dalībniekiem.
• Protokola pēdējā kopijā iekļaujiet organizācijas nosaukumu, komitejas nosaukumu, sanāksmes tipu (dienas, nedēļas, mēneša, gada vai īpašo) un tā mērķi.
• Dodiet laiku, kad tas sākās un beidzās.
• Sniedziet dalībnieku sarakstu un piezīmi par to, kas vada sanāksmi. Šeit varat arī norādīt, ka esat aizņēmis minūtes. Iekļaujiet savu vārdu dalībnieku sarakstā un, iekavās pēc vārda, sakiet, ka esat aizņēmis minūtes. Alternatīvi, dokumenta beigās varat parakstīties, rakstot "Attiecīgi iesniegts pēc", kam seko jūsu vārds.

• Koriģējiet protokolu, pirms tos iesniedzat. Jautājiet kādam citam, kurš piedalījās arī viņu izskata. Viņš vai viņa varēs paziņot jums, ja jūs nejauši kaut ko atstājat.
• Iesniedziet tos personai, kas vadīja sanāksmi, ja vien nav norādīts rīkoties citādi.