Jūsu sagatavošana nosaka, vai jūs sasniegsiet vēlamos rezultātus
Kopā ar sanāksmju protokolu , dokumentāciju, ko dalībnieki saņem pēc sanāksmes, darba kārtībā ir sanāksmes plāns un ziņojumi par iepriekšējās sanāksmes turpinājumu.
Izstrādājot darba kārtību sanāksmei, kas nav regulāri plānota, jums palīdzēs šādas darbības. Vēlāk šajā rakstā jūs redzēsiet kārtības veidlapu regulāri plānotai tikšanās reizei. Divu veidu sanāksmēm ir līdzīgi darba kārtības jautājumi, taču tie nav tieši tādi paši.
Sanāksmju darba izstrāde
Vispirms nosakiet, vai citi darbinieki ir vajadzīgi, lai palīdzētu plānot tikšanos. Tad izlemiet, ko jūs cerat paveikt, organizējot tikšanos. Izveidojiet izpildāmus mērķus savai sapulcei . Jūsu izvirzītie mērķi izveidos pamatu efektīvam sapulces plānam . Pārliecinieties, ka neesat plānojis vairāk nekā saprātīgi sasniedzams sapulces laikā.
Kā teica Stephen Covey "Septiņās ļoti efektīvo cilvēku ieradumos", "sāciet ar beigām." Jūsu sapulces mērķis nosaka sanāksmes uzmanību, sanāksmes darba kārtību un sanāksmes dalībniekus.
Veidojot darba kārtību, tiek sastādīts sapulces plāns.
Jūs sākat ar galveno mērķi vai mērķi, kuru cenšaties izpildīt, organizējot tikšanos. Kad esat nolēmis sasniegt savu mērķi, jums ir jānosaka, vai jums ir nepieciešama papildu darbinieku palīdzība, lai plānotu savu darba kārtību. Ja jā, uzaiciniet viņus pievienoties jums, parasti sastādot jūsu sapulces darba kārtību pa e-pastu vai tekstu, lai neradītu papildu sapulces nepieciešamību.
Lēmumi par sapulces darba izstrādi
Pēc vispārējā mērķa noteikšanas jums vai savai komandai ir jāpieņem šādi lēmumi. Papildus sanāksmes mērķim vai mērķim katrs no šiem jautājumiem tiek parādīts sanāksmes darba kārtībā.
- Nepieciešamie dalībnieki faktiskajai sanāksmei
- Priekšmeti, kuriem nepieciešama diskusija vai rīcība, kuras rezultātā tiks sasniegts mērķis vai mērķis,
- Laika ilgums, kāds jūs sagaidāt grupai, būs nepieciešams, lai apspriestu katru objektu,
- Sanāksmes datums un laiks
- Piemērota atrašanās vieta, kas ērti uzturēs visus dalībniekus sapulcē,
- Pirms darba sanāksmei. Tas ietver jebkuru lasīšanu, dokumentāciju , datus, sanāksmju protokolus no iepriekšējas sanāksmes vai jebkuru citu sagatavošanu, kas veiksmīgi veiks jūsu faktisko tikšanos. Šis sagatavojums jāpievieno sapulces paziņojumam un darba kārtībai, kad to izplata uzaicinātiem dalībniekiem.
Papildus iepriekš minētajiem lēmumu elementiem standarta sanāksmes darba kārtībā jāietver:
- Pārskatiet sapulces mērķi, darba kārtību un paredzamos rezultātus un produktu.
- Pārskata iepriekšējās sanāksmes protokolus.
- Pārskatiet dalībnieku iepriekšējās sanāksmes laikā veikto saistību un darbības elementu izpildes gaitu.
- Piezīmes pieņēmējam vai vadītājam ir jāpārskata dalībnieku saistības pašreizējās sanāksmes laikā kā galīgais darba kārtības punkts.
Izlemiet, kas piedalīsies jūsu sapulces darba kārtībā
Kad esat nolēmis, ka mērķa sasniegšanai ir nepieciešama tikšanās, jums jāizstrādā dalībnieku saraksts.
Ne katrs darbinieks var vai vajadzētu piedalīties katrā sanāksmē, bet, aicinot pareizos dalībniekus, tiks palielināta veiksmes iespēja.
Kā identificēt dalībniekus, kas nepieciešami jūsu sapulces darba kārtībai
Nosakiet savus dalībniekus vai nu vienu reizi, vai īsu sanāksmju sēriju, vai regulāri plānotai vai notiekošai sapulcei, uzdodot sev tādus jautājumus kā sekojošais.
- Kam ir jāizstrādā grupas risinājums?
- Kam pieder process, par kuru grupa tiek apspriesta?
- Kas ir jāzina informācija, kuru jūs izplata?
- Kurš var sniegt datus un faktus, lai vadītu lēmumu pieņemšanu?
- Kam ir pieredze vai zināšanas, lai dalītos ar grupu?
- Kam jāatbalsta jebkādu risinājumu vai uzdevumu īstenošana?
- Kuriem jāsniedz atļauja vai resursi, lai izpildītu sanāksmes rezultātus?
- Kurš varētu iebilst pret jebkura risinājuma vai virziena īstenošanu?
Vai jums nepieciešama sanāksmju darba kārtība regulāri plānotajām sapulcēm?
Ne katrai sanāksmei ir vajadzīga pielāgota izstrādāta darba kārtība. Lielākajai daļai darbinieku ir regulāri plānotas tikšanās saviem departamentiem vai darba grupām. Jums ir arī komandas un projekti, kuros jūs piedalāties.
Pastāvošajam projektam var nebūt nepieciešama jauna darba kārtība katrai sanāksmei, taču jūsu komanda veiksies, pieņemot standarta pieeju jūsu sanāksmei.
Regulāri plānotā darbinieku sapulce ir sadalīta trijos segmentos, un katram no tiem ir standarta darba kārtības elementi: informatīvie vienumi, darbības elementi un turpmākā plānošana.
Sanāksmju darba kārtības komponenti regulāri plānotajām sanāksmēm
Informatīvie vienumi
Rakstiet ikvienu darba kārtību, kas ir informatīva katrai sanāksmei. Piemēram, vadītājs atjaunina grupu par augstākā līmeņa vadības sanāksmes rezultātiem.
Rīcības vienumi
Ievietojiet darba kārtībā visus priekšmetus, kurus jūs sagaidāt, ka grupa vēlēsies pārskatīt katrā regulāri plānotā sanāksmē. Piemēram, laika posma veiktspēja budžetā un izmaksu ietaupījumu noteikšana un nepārtraukti uzlabojumi, kurus grupa plāno sasniegt.
Forward Planning
Ievietojiet darba kārtībā visus priekšmetus, kurus grupa vēlas plānot vai sagatavoties iepriekš. Piemēram, nākamā mēneša īstermiņa mērķi vai vajadzība pēc līdzstrādnieku palīdzības nākamajiem uzdevumiem.
Ja sekojot šīm vadlīnijām, izstrādājot sapulces darba kārtību, jūs palielināsiet varbūtību, ka jūsu tikšanās radīs rezultātus.
Izlases sanāksmju darba kārtība regulāri plānotai sapulcei
Izmantojiet šo paraugu darba kārtību regulāri plānotai sanāksmei, lai nodrošinātu, ka jūsu tikšanās rada jūsu meklētos rezultātus.
- Sildīšana un apsveikumi. Apsveriet īsu ledlauju atkarībā no tā, cik bieži grupa sastopas.
- Pārskatiet sapulces mērķi, darba kārtību un paredzamos rezultātus un produktu.
- Pārskata iepriekšējās sanāksmes protokolus.
- Nodrošiniet atbilstošu departamentu un uzņēmuma informāciju, kas nepieciešama komandai.
- Pārskats par darbības virzienu, rīcības plānu un saistību izpildi. Pārskatiet grupas panākumus mērķu sasniegšanā.
- Apspriediet un pieņemiet lēmumus par šīs sanāksmes darba kārtības jautājumiem.
- Nosakiet nākamos soļus.
- Nosakiet nākamās sanāksmes mērķi, rezultātus un darba kārtību.
- Tikšanās beigās piezīmju turētājam jāpārskata saistības, ko cilvēki uzņēmušies sanāksmes laikā.
- Identificējiet jebkuru palīdzību, kas nepieciešama no cilvēkiem, kas nav grupā, un piešķiriet dalībniekiem sazināties.
- Nosakiet, kurš ārpus sapulces dalībniekiem ir jāzina, ko un kā izlemt, kā jūs paveikāt komunikāciju.
- Sūtīt minūtes 24 stundu laikā pēc sapulces vai nekavējoties, ja piezīmju saņēmējs elektroniski pieņēmis piezīmes (norma).
Vairāk saistīti ar efektīvu tikšanos organizēšanu