Saziņa ar vārdiem
Tas tā ir gadījumā ar lielāko daļu darba vietu, vai jums ir jāraksta iekšējās piezīmes, jāatbilst klientiem vai jāsniedz palīdzība pārdošanas materiālu izstrādē. Skaista prozas un dzejas rakstīšana ir talants. Tomēr efektīva rakstīšana ir prasme, ko var iemācīties.
Organizējiet savu rakstīšanu
Neatkarīgi no tā, vai esat savam kolēģim rakstījis piezīmi vai ziņojis par savu bosu, jums vajadzētu izlemt, kādu informāciju vēlaties nodot. Lūk, kā to izdarīt:
- Ievietojiet sarakstu ar katru vienumu, kas jums jāapspriež jūsu vēstulē vai pārskatā.
- Novietojiet tos kārtībā - no visvairāk līdz vismazāk svarīgajiem.
- Uzrakstiet īsu kopsavilkumu par visu jūsu piezīmi - tas būs jūsu pirmais punkts.
- Izvērsiet katru posteni, kas uzskaitīts 1. darbībā.
- Ja saņēmējs ir veicis kādu darbību, norādiet, ka tas ir noslēguma punktā.
Daži padomi
Izvairieties no vārdiskuma. Skaļi pateikt, ko jūs mēģināt rakstīt. Klausieties, kā vārdi sakrīt. Piemēram, teikums: "Es uzzināju, ka man vajadzētu apskatīt savus pagātnes pārdošanas rādītājus, lai izstrādātu plānu, kas palīdzētu mums pārvērtēt mūsu pārdošanas tehniku" varētu vienkārši teikt kā "man ir jāņem apskatīsim mūsu pagātnes pārdošanas rādītājus, lai pārvērtētu mūsu pārdošanas tehniku. "Rakstiet savai auditorijai.
Izmantojiet vienkāršu valodu. Jūs nevēlaties, lai lasītājam būtu nepieciešama vārdnīca, lai atšifrētu to, ko jūs mēģināt teikt. Jums nevajadzētu mēģināt pārsteigt savu lasītāju ar savu milzīgo vārdu krājumu. Iespējams, ka jūs sagrābjat savu lasītāju. Lielākā daļa cilvēku vienlaikus žonglē vairākus uzdevumus un ir ieinteresēti saņemt tikai nepieciešamo informāciju.
Jūs esat atbildīgs par to, lai tas notiktu. Tā vietā, lai teiktu: "Viņa sadraudzības daba apstiprina viņu kā vislabākos kandidātus darbam," saka: "Viņa draudzīgums padara viņu par labāko kandidātu darbam."
Palieciet prom no žargonu, ko lasītājs var nesaprot. Ja jūsu darbs ir ļoti tehnisks, bet persona, kurai rakstāt, nav labi apgūts šajā jomā, pielīmējiet vārdus, kurus šī persona sapratīs. Piemēram, ja esat vietnes dizaineris, šim teikumam jūsu klientam, psihologam, nebūs jēgas: "Ko jūs vēlaties, lai man kā vietne BGCOLOR izmantotu: # ADD8E6 vai #FFFFFF?" Ikviens, kam ir pieredze tīmekļa lapas dizains, zina, ka šo jautājumu var pārtulkot uz "Ko jūs vēlaties, lai jūsu vietnes fona krāsa būtu: gaiši zila vai balta?" Tomēr nedomā, ka jūsu klients labāk iepazīsies ar šo tehnisko žargonu, nekā jūs varētu runāt par tādu psiholoģisku terminu kā trichotillomania.
Kliche dienā atstāj lasītāju - vai arī tas nedara viņam vai viņai atcerēties to, ko jūs sakāt. Jūs vēlaties, lai jūsu raksts būtu neaizmirstams. Tā kā mēs bieži dzirdam klišejas, mēs viņiem kļūstam nejutīgi. Tātad vārdi nav viennozīmīgi saistīti ar jūsu rakstīšanu.
Tā vietā, lai teiktu: "Neatstājiet līdz rītdienai to, ko jūs varat darīt šodien", piezīmē pakļautajam, kuru jūs cenšaties motivēt. Vienkārši pasakiet: "Pārtraukt kavēt darbu. Atlaist darbu tagad."
Ja iespējams, izmantojiet aktīvo balsi. Aktīva balss padara jūsu teikumu spēcīgāku un parasti ir īsāks. Pamēģināsim piemērus. Pasīvā balss: "Pārdošanas apjoms palielinājās, pateicoties tīklam, ko es darīju." Aktīva balss: "Mans tīkls palielināja pārdošanas apjomu."
Nepalaidiet lieku. Nav nepieciešams teikt "pēcpusdienā plkst. 14:00" vai "grūtniece, kura ir gaidīta". Sakot "2 pm" vai "2 pēcpusdienā", vai "gaidītā sieviete" vai "grūtniece" visi nodod to, ko vēlaties teikt, un ir mazāk vārdu.
Protams, pievērsiet uzmanību gramatikai. Izmantojiet Strunk un White stila elementus , kas pieejami tīmeklī. Labai vārdnīcai jābūt tuvumā, kā arī tezauram.
Tēzaurs ļauj jums saglabāt savu rakstīšanu svaigu, palīdzot jums atrast dažādus vārdus, ko izmantot. Daudzi no šiem resursiem ir pieejami tiešsaistē.
Korektūra ir viena no vissvarīgākajām lietām, ko varat darīt. Tā kā jūs, iespējams, darāt lielāko daļu rakstīšanas datorā, jums ir pieejams automātiskais pareizrakstības un gramatikas pārbaudītājs . Sargieties, lai gan - daži vārdi, kas tiek izmantoti nepareizā kontekstā, var tikt izlaisti ar datorizētu pareizrakstības pārbaudītāju palīdzību. Piemēram, teikums "Darbiniekiem, kas piedalījās pārējās sanāksmēs, divas uzzina par GNU programmatūru", varētu pāriet pareizrakstības pārbaudei, nekonstatējot kļūdainus rakstus. Ja iespējams, ir kāds cits korektūru jūsu dokumentu. Ja laiks ļauj, izlikt savu kompozīciju prom un nākamajā dienā koriģējiet to vēlāk vai vēl labāk.