Administratora darba apraksts
Reģistratūras darbinieki veic administratīvus un biroja uzdevumus, piemēram, atbildot uz tālruņiem un e-pastu, apmeklējot apmeklētājus un sniedzot sabiedrībai un klientiem vispārīgu informāciju par viņu organizāciju.
Saskaņā ar definīciju administrators ir pirmā persona, kuru parasti apmeklē apmeklētājs. Biroja kompleksa vai medicīnas iestādes priekšējā ieeja parasti ir administrators, kura galvenais uzdevums ir novirzīt apmeklētājus uz pareizo biroju iestādē. Atsevišķiem birojiem var būt arī savs administrators, vai arī biroja palīgs vai biroja vadītājs var pildīt šo uzdevumu. Patiešām, trīs pakāpes viena otrai zināmā mērā. Lai gan dažreiz aizmirst, administratori ieņem nozīmīgu un uzticamu lomu kādā uzņēmumā.
Alga
Saskaņā ar Darba statistikas biroja datiem vidējā alga grāmatvežiem bija 27920 ASV dolāri gadā 2016. gada maijā. Tas būs atkarīgs no apgabala un pieredzes līmeņa.
Vispopulārākās prasmes pieteicējiem
Šeit ir informācija par top prasmēm, ko darba devēji meklē, pieņemot darbā administratoru:
1. Profesionālisms
Kā administrators, jums vajadzētu būt pirmajai personai, kuru klients vai kāds cits apmeklētājs redz, ierodoties.
Tas nozīmē, ka esat atbildīgs par ikviena pirmā iespaida par jūsu darba devēju. Tādēļ jums ir jāiepazīstas ar jūsu uzņēmuma ideāliem gan jūsu uzvedībā, gan jūsu izskata. Paskaties daļu. Sveiciniet ikvienu ar smaidu un laipnu vārdu un parādiet, ka jūs esat priecīgi palīdzēt.
2. Komunikācijas prasmes
Saziņa ir ļoti svarīga, jo galvenais uzdevums ir sveicināt cilvēkus, uzzināt, kas viņiem ir nepieciešams, un palīdzēt viņiem to iegūt.
Lielākā daļa no šī paziņojuma būs verbāli, vai nu personīgi, vai pa tālruni.
Bez mijiedarbības ar apmeklētājiem jums arī būs jāstrādā cieši kopā ar dažādiem cilvēkiem, kurus apmeklētāji ieraudzījuši. Ja rodas svarīga sapulce, jums, iespējams, būs jāpaskaidro, kāpēc. Ja kādam ir slikta diena, jums var būt trieciens no tā.
Ja ārkārtas situācija attīstās jūsu uzņēmējdarbības vietā vai tās priekšā, jums var būt pirmā persona, kurai ir jāatbild uz to un jāizlemj, kā rīkoties. Un vienmēr jums būs jāpārliecinās, ka informācija caur jums plūst precīzi un efektīvi.
3. Tehnoloģiju prasmes
Visvairāk acīmredzot jūs izmantosiet telefona sistēmu, iespējams, ka tā sastāv no vairākām iekšējām un ārējām līnijām, kuras jums jāturpina darboties nevainojami. Jums, visticamāk, būs jāzina arī izklājlapas, tekstapstrādes programmatūra, uzņēmuma e-pasta un failu apmaiņas sistēmas un, iespējams, vairākas sociālo mediju platformas, kā arī jūsu uzņēmuma programmatūras risinājumi. Vienmēr ir kopēšanas mašīna, un papīrs vienmēr iestrēdzis. Vai jūs to varat salabot?
4. Organizācija
Jums būs liela daļa no jūsu darba devēja iekšējās saziņas. Tas nozīmē, ka jums ne tikai jāturpina rīkoties, bet arī jāorganizē visi citi.
Jūs, iespējams, arī esat atbildīgs par lasīšanas materiālu vai informatīvo resursu glabāšanu un iztaisnošanu.
5. Daudzuzdevumu iespējas
Jums reti būs jāpiedalās tikai vienai lietai. Jaunais tālruņa zvans var parādīties, kamēr jūs joprojām esat tiešsaistē ar pirmo, tāpēc jums ir jāapmierina jauns zvanītājs un pēc tam jāatsāk atpakaļ. Tikmēr trīs cilvēki varētu gaidīt personīgi, lai ar jums sarunātos. Jums būs jāsaglabā katras personas vajadzības atsevišķi savā prātā, nevis atstājiet uzmanību nevienam un neuztraucieties vai neapmierināt. Daži cilvēki bauda izaicinājumu. Daži to nedara. Ja jūs varat veikt daudzuzdevumu , jūs varat būt aktīvs jūsu darba devējam un jūsu uzņēmumam, un jūs, visticamāk, veiksiet kā administrators.
Reģistratūras prasmju saraksts
Nepieciešamās prasmes administratīvā darba vajadzībām atšķiras atkarībā no darba, par kuru jūs piesakāties.
Šeit ir saraksts ar iespējamām prasmēm, kas jums var būt nepieciešams, lai saņemtu darbā.
A - G
- Precizitāte
- Administratīvais atbalsts
- Atbildes uz jautājumiem
- Iecelšana plānošana
- Palīdzēt citiem
- Uzmanība detaļai
- Kalpošanas atbalsts
- Klientu attiecības
- Komunikācija
- Dators
- Apstipriniet tikšanās
- Sarakste
- Klientu uzmanība
- Klientu apkalpošana
- Datu ievade
- Pasūtījuma piegāde
- Diplomātija
- Apmeklētāju vadīšana
- E-pasta sūtīšana
- Pasākumu plānošana
- Iesniegšana
- Tālruņa zvanu pāradresācija
- Draudzīgs
- Front Desk Darbības
- Apsveikuma apmeklētāji
H - M
- Starppersonu attiecības
- Izsniegšanas drošības apliecības
- Pasts
- Viesu grāmatu pārvaldīšana
- Sapulces
- Ziņojuma pieņemšana
- Microsoft Office
N - S
- Biroja pienākumi
- Biroja tehnika
- Biroja atbalsts
- Organizācija
- Telefona zvani
- Prioritāšu noteikšana
- Informācijas sniegšana
- Lasīšanas materiālu nodrošināšana
- Punktualitāte
- Viesu reģistrēšana
- Uzticamība
- Pētniecība
- Skanēšana un vadīšana
- Pašmotivēts
- Komutators
T - Z
- Komandas darbs
- Tālrunis
- Laika organizēšana
- Pārliecināt stāvvietu caurlaides
- Vārdiska komunikācija
- Gaidīšanas telpas uzturēšana
- Laipni aicināti apmeklētāji
- Tekstapstrāde
- Rakstisks paziņojums
Raksti, kas jāiekļauj rekisteres resumes
Administratora amatu atsākšanai jāietver vairākas sadaļas, piemēram, mērķis vai profils , kvalifikācijas kopsavilkums , kompetences jomas, sasniegumi, nodarbinātības vēsture, prasmes un izglītība.
Šādas frāzes palīdzēs jums sagatavot savu CV. Jūs varat izmantot šos paziņojumus vai nu jūsu CV atskaites sadaļā: prasmes, kvalifikācijas vai stiprās puses.
• Augsti kvalificēti viesmīlīgie un novirzot tos uz pareizo personu vai nodaļu
• labi pārzina viesu vadīšanu un izsniedz drošības apliecības
• praktiska pieredze, sniedzot informāciju apmeklētājiem un atbildot uz viņu jautājumiem
• Pierādīta zvanu atbildēšana / pārsūtīšana un ziņojumu saņemšana
• Pierādīta spēja apstrādāt tālruņa un e-pasta vaicājumus
• Spēj uzturēt organizētu uzņemšanas zonu
• Visaptverošas zināšanas par lasīšanas materiālu organizēšanu gaidīšanas zonā
Sekojošie reģistratūras darba pienākumi tiek doti pagātnē un var tikt izmantoti, lai aprakstītu savu pieredzi darbā, kuru jūs izmantojāt pagātnē. Ja jūs vēlaties uzrakstīt sava pašreizējā uzņemšanas darba aprakstu savā CV, jums vajadzētu mainīt šīs frāzes, lai tiktu rādīta saspringta.
• Greeted, palīdzēja un vērsti viesi, darbinieki, apmeklētāji un sabiedrība
• Atbildēja uz visiem ienākošajiem zvaniem un apstrādāja zvanītāja pieprasījumus
• Nodrošināti biroja atbalsta pakalpojumi, lai nodrošinātu efektivitāti
• Atbildēja uz viesiem un sabiedriskās aptaujas
• Saņemts, nosūtīts un nosūtīts pa tālruņa faksa ziņojumiem
• Vadītie darbinieki, viesi un plaša sabiedrība ar atbilstošu personāla locekli
• Saglabājis pietiekami daudz biroja piederumu
• Nodrošināts tekstapstrādes un klerikas atbalsts
• Paņēma un piegādāja pastu
• Saglabā kopējo iesniegšanas sistēmu un fiksē visas vēstules
• Koordinēt biroja piederumu remontu un apkopi
• sniedz administratīvus pakalpojumus biroja vadītājam
Reģistratūras atsākšanas piemērs
Tas vienmēr palīdz veidot piemēru, tādēļ apskatīsim, kādai vajadzētu izskatīties sekretariāta darbiniekiem, un tie var tikt pielāgoti jūsu darba meklēšanas vajadzībām:
Vārds Uzvārds
123 Moore Ave.
Albany, NY 12201
(111) (222-3333)
firstnamelastname@email.com
Darba pieredze
Administrators / administratīvais asistents
Smits un Reilijas juridiskie biroji
Colonie, NY
2016. gada janvāris - pašreizējais
- Plānojiet un apmeklēiet sanāksmes, uzņemiet tikšanās minūtes, izklīdiniet minūtes pa e-pastu visiem partneriem.
- Organizējiet dokumentus, sagatavojot tiesas datumus
- Pirmā kontaktpersona klientam.
- Pasūtīti un uzturēti firmas piederumi.
- Organizēja un atbildēja uz e-pastu pēc nepieciešamības.
Administrators
Dr. Smita zobārstniecības birojs
Albany, NY
Decembris 20XX - decembris - 20XX
- Gatavojuši pacienti, kad viņi ieradās.
- Plānotas tikšanās personīgi un pa tālruni.
- Apstrādāti medicīniskie faili (veicot apzīmējumus, šķirošanu un iesniegšanu).
- Iesniedza pretenzijas ar zobu apdrošināšanas kompānijām.
- Pārvalda ienākošo un izejošo pastu un e-pastu.
Klientu apkalpošanas darbinieks
Nacionālais elektroenerģijas un gāzes uzņēmums
Albany, NY
Septembris 20XX - decembris 20XX
- Atbildētie klientu apkalpošanas zvani.
- Atrisinātas klientu problēmas un problēmas.
- Piesaistītie klienti pie atbilstošiem resursiem.
- Ērti izmantota datorizētā klientu apkalpošanas sistēma.
Cita pieredze
Nometnes prieks - nometnes padomnieks
Vasara 199X
Latham High Gazette - laikrakstu redaktors
Vidusskolas jaunākais un vecākais gads
Izglītība
ABC College, Albany, NY
Bakalaura grāds mākslā
Majors: biznesa administrācija
Prasmes
- Lieliskas MS Office iemaņas.
- Teicamas gramatikas prasmes.
- Pieredze, atbildot uz zvaniem uz daudzrindu tālruņiem.
- Ērts, izmantojot dažādas biroja iekārtas.
- Spēja saglabāt organizētu un kārtīgu darba vietu.
- Spēcīgas klientu apkalpošanas prasmes.
Padomi, kā rakstīt savu atsākšanu
Sagatavojot savu CV, noteikti norādiet visas savas atbilstošās prasmes, paturot prātā, kāda veida biroju jūs strādāsiet. Savu CV atsūtiet tieši par darbu, par kuru jūs iesniedzat pieteikumu.
Piemēram, ja jūs piesakāties amatā medicīnas iestādē, noteikti izceliet savas prasmes, kuras tiks izmantotas šāda veida iestatījumos, piemēram, klientu apkalpošanas, tālruņa vai lietvedības prasmēs. Lūk, kā saskaņot savas prasmes ar darba aprakstu .