Palieliniet savu uzticību jūsu projektam ar riska pārvaldību
Kad jūs strādājat riskantās situācijās, jums ir nepieciešams pareizais komplekts. Tāpat kā pārgājējs ar troses un crampju muguru, jums ir nepieciešami rīki, lai risinātu projekta risku.
Jūs varat palielināt pārvaldnieka uzticību savam projektam ar riska pārvaldības plānu.
Vienkāršs 5 soļu process var ļoti mainīt to, kā jūsu boss redz jūsu projektu (un jūs).
Kāda ir riska pārvaldība projektu vadībā?
Risku vadība projektu vadībā ir projektu risku identificēšanas, novērtēšanas un reaģēšanas process.
Projekta riski ir lietas, kas var ietekmēt projektu (pozitīvi vai negatīvi, taču parasti cilvēki risku interpretē kā tādus notikumus, kas negatīvi ietekmētu projektu).
Neatkarīgi no tā, vai jūsu projekts ir liels vai mazs, tam būs riski. Tie varētu būt kaut kas no jūsu skolas parādes riskiem, kas radušies, riskējot paaugstināt cenu jūsu jaunās shēmas plates kritiskajai sastāvdaļai.
Projekta risks, ja tas nav pareizi pārvaldīts, var apgrūtināt projekta veiksmīgu izpildi. Nekontrolēti riski var pievienot laiku savam grafikam, strādāt ar savu laiku un naudu jūsu budžetā. Vadītāji nervozē par šāda veida lietām. To visu var novērst, izstrādājot riska pārvaldības plānu.
Riska vadības plānošana
Riska pārvaldības plāns ir lielisks veids, kā palielināt savu uzticību jūsu projekta komandas spējai sasniegt - un arī tas izplūdīs, palielinot vadītāja uzticību. Jūs vēlaties, lai viņi ticētu, ka jūs to varat izdarīt, un jūs vēlaties, lai viņi apzinātos, kas var kavēt jūs veiksmīgi īstenot projektu.
Riska pārvaldības plāns ir ideāls instruments, kā to izdarīt.
Un uzmini ko? Tas ir ļoti viegli sākt.
Projekta riska vadība ir vienkāršs 5 soļu process. Neveidosim to sarežģītāk nekā vajadzēs. Tas ir tas, ko jūs varat sākt šodien, gatavojoties apspriest to nākamajā sanāksmē un pabeigt, jo kāds rakstīt minūtes.
5 soļu riska pārvaldības process
Kā ar tik daudzām projektu vadības daļām, riska pārvaldība ir process. 5 soļi ir:
- Uzsākt
- Noteikt
- Novērtēt
- Plānot atbildes
- Īstenot
Ja šie nosacījumi jums pašlaik nenozīmē daudz, lūdzu, pielīmējiet to - es to visu izskaidrošu.
1. darbība: uzsākt
Pirmkārt, jūs vēlaties, lai jūsu projekta vadības vidē noteiktu jūsu riska pārvaldības kontekstu.
Iespējams, ka šeit nav daudz darba, jo kāds jūsu uzņēmums jau ir sagatavojis korporatīvo riska politiku, un viss, kas jums jādara, ir izsekot. Tas izskaidros uzņēmuma pieeju riskam un varētu pat pilnvarot nepieciešamās veidnes. Veidnes vienmēr ietaupa jūsu darbu, tāpēc uzmanieties arī tiem!
Pat ja jums nav uzņēmuma riska politikas, kāds cits, kurš pārvalda projektus kopā ar jums, var būt projekta riska pārvaldības plāns, ko varat kopēt.
Kāpēc atkārtoti izgudrot riteni? Ja vēlaties ietaupīt laiku un padarīt to paveiktu, dokumentu atkārtota izmantošana ir obligāta.
Izmantojiet to, ko esat atradis, lai izveidotu sava projekta riska pārvaldības plānu. Tas ir daļa no kopējā projekta pārvaldības plāna un runā par to, kā jūs plānojat pieeju riska pārvaldībai jūsu projektā.
Ja jūs nezināt, ko ievietot, lasīt tālāk! Nākamās darbības sniegs jums labāku priekšstatu par to, ko runāt savā riska pārvaldības plānā.
Tas uzlabo uzticību: parādot jūsu vadītājam, ka jums ir pieeja, lai risinātu neskaidrības par jūsu projektu un ka jūs aktīvi gatavojat pārvaldīt risku.
2. darbība: identificējiet
Kad jums ir izklāstīta pieeja, jūs varat sākt strādāt pie tā.
Tagad jūs nosakāt riskus, kas ietekmēs jūsu projektu. Tas ir tikai kādreiz momentuzņēmums laikā, un jūsu riska reģistrs ir kaut kas, ko vēlaties atgriezties laiku pa laikam, lai nodrošinātu arī to, ka jaunajā vietā tiek ievietots arī jauns.
Jūs varat identificēt riskus, izmantojot kopēju risku kontrolsarakstu, intervēot projekta dalībniekus (jo īpaši sarežģītās ieinteresētās personas, jo tām parasti ir daudz ko teikt par iespējamiem nepareiziem gadījumiem), prāta vētras sesijas un tavs saprāts.
Jūs meklējat lietas, kas varētu radīt problēmas, ja tās kādreiz notika. (Atcerieties, ka risks vēl nav noticis. Projektu jautājumi ir lietas, kas jau notika.)
Tomēr jūs par to darāt, noteikti vajadzētu iesaistīt citus cilvēkus. Vienīgi jums nebūs visa attēla, un jūs nonāksiet trūkst lietas.
Riski var un vajag identificēt ikviens. Kā projekta vadītājs, jūsu uzdevums ir mudināt kolēģus paaugstināt risku ar jums, lai kā komanda jūs varētu kaut ko darīt par tiem.
Visi identificētie riski jāreģistrē riska reģistrā. Ja jums ir projekta koordinators komandā vai projekta atbalsta personā, tad viņi to var izdarīt. Pretējā gadījumā tas ir daļa no administratīvajiem uzdevumiem, kas jums jādara.
Tas uzlabo uzticību: demonstrējot, ka esat informēts par galvenajiem riskiem, kas var ietekmēt jūsu projektu, un ka jums ir līdzekļi, lai pastāvīgi apzinātos jaunos riskus.
3. solis: novērtējiet
Pēc tam riskus novērtē pēc varbūtības un ietekmes. Šis detalizēts raksts par to, kā novērtēt projekta risku, attiecas uz to. Dodiet tai labu lasīt, ja neesat pazīstams ar procesu.
Kā papildu pasākumu jūs varat arī novērtēt tuvumu, kas nozīmē, ka tuvākajā laikā risks varētu notikt. Iespējams, ka tuvākajā laikā potenciāli notiks risks. Risks ar zemu tuvumu var notikt kādā brīdī tālākā nākotnē. Tas var dot jums vēl vienu faktoru, lai noteiktu jūsu laika un enerģijas prioritāti, kad runa ir par risku novēršanu.
Tas uzlabo uzticību: nodrošinot, ka jūsu menedžeris un visi komandas dalībnieki skaidri saprot, kas notiks, ja kāds no šiem riskiem patiešām notiks.
4. darbība: plānu atbildes
Tagad mēs nonākam pie jūsu riska pārvaldības plāna gaļas daļas. Šajā posmā jūs strādājat, kā pārvaldīt risku, nosakot atbilstošu atbildi.
Mēs to darām, jo līdz šim tikai jums ir saraksts ar to, kas varētu notikt, lai nākotnē izslēgtu projektu, un cik liels darījums būtu. Tas, ko jūsu vadītājs vēlēsies uzzināt tālāk, ir tas, ko jūs ar to darīsit?
Parasti ir četras lietas, ko varat darīt, lai risinātu un pārvaldītu projekta risku. Viņi ir:
- Izvairīties
- Pārsūtīšana
- Mazināt (ti, samazināt)
- Pieņemt
Tie ir detalizēti aplūkoti šajā dziļajā padziļinātajā riska reakcijas stratēģijās attiecībā uz negatīvu risku .
Daži no jūsu riskiem varētu būt pozitīvi. Piemēram: pastāv risks, ka jūs pārdosiet tik daudz sava jaunā produkta, ka jūs sagraut tālruņa līnijas. Tā būtu jauka problēma, bet tas joprojām ir risks, ka mums vajadzētu plānot.
Pastāv vairāki veidi, kā sagatavoties pozitīvam riskam, tostarp:
- Eksploatēt
- Kopīgot
- Uzlabot
- Pieņemt
Tie ir sīkāk aplūkoti šajā pantā par riska reakcijas stratēģijām attiecībā uz pozitīvu risku .
Jums būs jāizstrādā, kura atbildes stratēģija ir vislabākā katram jūsu reģistrā esošajam riskam. Piemēram, jūs varētu izlemt, ka rūpnīcas jumta sabrukšanas risks ir tas, ko jūs vienkārši pieņemsiet, jo tas visticamāk nenotiks. Tomēr risks, ka saindēšanās ar pārtiku aizņem pusi no jūsu darbaspēka, ir tas, ko jūs aktīvi plānojat mazināt, pārkvalificējot visus ēdināšanas darbiniekus. Ja tas ir noticis pirms un patiesībā ir diezgan iespējams, ja vien jūs kaut ko darāt, jūs vēlaties mazināt risku.
Kad atbilde ir apzināta un saskaņota, riska īpašniekus var iecelt, lai veiktu riska pārvaldības rīcības plānu. Citiem vārdiem sakot, jums ir nepieciešams kāds, kurš ir atbildīgs par redzēšanu, izmantojot uzdevumus, par kuriem piekrītat.
Tas uzlabo uzticību: parādot savu vadītāju, ka esat apspriedis, kā rīkoties par lietām, kas var radīt problēmas jūsu projektam, un ka jūs izstrādājat plānus, lai samazinātu nenoteiktību un risku projektam.
5. solis: īstenot
Jūsu riska pārvaldības plānā līdz šim būtu jāiekļauj tas, kurš būs atbildīgs par risku mazināšanas darbību veikšanu katram riskam. Tagad viņiem ir jāstrādā ar šiem uzdevumiem, lai jūs aktīvi pārvaldītu atvērtos riskus.
Tas uzlabo uzticību: demonstrējot, ka jūs un jūsu projekta komanda var sekot tam, ko jūs teicāt, ka jūs darītu. Ziņojot par to, ko esat sasniedzis, un par riskiem, kurus jūs esat mazinājis, tas parāda jūsu vadības komandai, ka jūs nopietni runājat par to, kā tiek veikts un paveicams, lai nākotnē nodrošinātu jūsu projektu pret problēmām.
Kad risks ir pagājis - kad tas vairs nav svarīgs, jo tas vai nu ir noticis vai vairs nav noticis, jūs varat to aizvērt no sava riska reģistra.
Izmantojot šo projekta riska pārvaldības plānu, jūs varat nošķirt no citiem vadītājiem. Jūsu pašam bāzei būs pierādījumi, ka jūs varat stratēģiski un radoši domāt par to, kas var izraisīt jūsu projekta atmešanos, un - pats galvenais - kaut ko darīt par to. Jūs būsiet cilvēks, kas aktīvi pārvaldīs problēmas, pirms tie notiks, noņemiet ceļa bloķēšanu un gatavi jebko!
Tiek uzskatīts, ka tas ir labs, lai pārvaldītu projekta risku, ir drošs veids, kā vadību uzskatīt par drošu pāri vai rokām. Jums nav nepieciešams daudz pieredzes vai sertifikātu, lai veiksmīgi sāktu pārvaldīt projekta risku (lai gan formālā kvalifikācija riska pārvaldībā pastāv). Drīz vien šis vienkāršais 5 soļu process nozīmēs, ka jūsu projektu plānos ir iestrādāta projektu riska pārvaldība.