Izveidojiet projekta risku reģistru, ko ikviens var viegli izmantot
Cik bieži jūs esat redzējuši reģistrācijas sistēmā reģistrētu riska reģistru? Viņi ir izveidoti projekta sākumā, tad viņi tiek aizmirsti, ātri kļūst novecojuši.
Mēs visi zinām, ka laba riska pārvaldība prasa regulāri identificēt jaunus riskus, kā arī pārskatīt pastāvošos riskus un plānošanas mazināšanas pasākumus. Tātad, kā mēs to varam izdarīt visticamāk?
01 Riska reģistra dizains
Viens no veidiem, kā veicināt līdzdalību riska pārvaldībā, ir labs riska reģistru plānojums. Labi izveidots reģistrs jums un citiem projekta komandas locekļiem ātri paziņos par projekta vispārējo risku.
Tam vajadzētu ļaut lietotājiem viegli piekļūt detalizētākai informācijai par atsevišķiem riskiem, kad tas ir nepieciešams. Tas, savukārt, vajadzētu stimulēt ikvienu domāt par risku, nosakot jaunus, kā tie rodas, un uzraugot un veicot pasākumus, lai mazinātu esošos riskus.
02 Iekļaut pareizos laukus
Jūsu riska reģistrā vismaz jāiekļauj:
- Katra riska unikāls identifikators
- Riska apraksts, tostarp cēlonis, riska gadījums un tā ietekme, piemēram, "Liela lietus dēļ pastāv lauka applūšanas draudi, kas varētu sabojāt kultūraugus".
- Riska reaģēšanas pasākumi
- Riska īpašnieks
03 papildu pasākumi
Iespējams, vēlēsities iekļaut varbūtības, ietekmes un kopējā riska kvantitatīvos rādītājus un atlikušās vērtības pēc riska faktoru mazināšanas.
Cipari un lauki, kas tiek aprēķināti automātiski, var būt noderīgi, ja izmantojat riska novērtēšanas metodi, piemēram, Monte Karlo metodi vai paredzamo naudas vērtību. Citi noderīgi lauki ietver galvenos datumus, riska kategoriju, riska reaģēšanas kategoriju, tuvumu, izmaksu samazināšanas izmaksas un statusu.
Nav ierobežojumu to lauku skaitam, kurus varat iekļaut, bet visu risku saraksta skatījumā jāparādās tikai galvenajiem laukiem. Pretējā gadījumā saraksta skats var tikt pārblīvēts ar pārāk daudz detaļām. Ideāli, skatītāji tiek novirzīti uz detalizēto skatu, kurā tiek parādīti visi konkrētā riska gadījumi, kad viņi noklikšķina uz saraksta skatā esošā riska ieraksta.
04 Vēl viens variants
Iespējams, vēlēsities izveidot arī riska reģistra datubāzi katram projektam, lai jūs ne tikai ierobežotu standarta lauku kopu. Lai gan izklājlapa var palīdzēt izsekot jūsu projektiem, it īpaši mazākiem projektiem, faktiskā datu bāze var būt labāka, piemēram, tās, ko varat izveidot Kahootz vai Podio. Viņiem ir vieglāk pievienot dokumentus un lielu teksta apjomu, ja nepieciešams.
05 Satiksmes gaismas
Vizuālā trieciena gadījumā ir grūti pārspēt luksoforu sistēmu. Lietotāji intuitīvi zina, ka sarkans ir augsts risks, ka dzintars ir vidējs risks, un zaļā krāsā ir zems risks. Tas nodrošina lasītājiem ātrus vizuālos norādījumus, lai palīdzētu viņu izpratnei.
06 Drošības līdzekļi
Iespējams, vēlēsities veicināt dalību, ļaujot visiem projekta komandas dalībniekiem un, iespējams, dažām ieinteresētajām personām apskatīt riska reģistru. Tomēr jums ir jāiestata sava reģistra lietotāju piekļuves tiesības, taču to var rediģēt tikai noteiktas projektu lomas, piemēram, projektu vadītājs , projektu atbalsts vai risku īpašnieki. Varat izveidot revīzijas liecību par to, kas mainījās, kad un kad.
Kopsavilkuma riska profils
Vecāko projektu komandas locekļiem un ieinteresētajām pusēm, piemēram, projektu padomei un uzņēmumu / programmu vadībai, var nebūt laika, lai sakārtotu sarakstu ar visiem riskiem. Viņiem kopsavilkuma riska profils sniedz īsu priekšstatu par projekta iesniegto apkopoto risku. Tas parāda risku skaitu katrā varbūtības un ietekmes līmenī.
08 ir viss par komunikāciju
Atcerieties, ka, izstrādājot projekta riska reģistrus, ne tikai tiek uzskaitīti riski un seku mazināšanas pasākumi. Mērķis ir sazināties un iesaistīt savus kolēģus riska pārvaldībā. Jūsu dizainam jāatspoguļo šis mērķis, ņemot vērā atšķirīgus viedokļus dažādām auditorijām. Labi izveidots riska reģistrs šādā veidā var uzlabot riska pārvaldību jūsu projektā.