Kā ātri un ērti atrast svarīgus ierakstus
Vienīgais brīdis, kad jūs domājat par saviem svarīgajiem dokumentiem, ir tas, kad tie jums ir vajadzīgi. Un bieži vien jūs tos nevarat atrast, kad tie jums ir vajadzīgi, jo jums vai nu nav organizēta un centralizēta svarīgu dokumentu glabāšanas sistēma un / vai pēdējais reižu laiks, kad to vajadzēja, jūs to vienkārši izmetat atpakaļ jūrā papīru jūsu mājas birojā, nevis ievietot to atpakaļ, kur tas piederēja.
Skaņa pazīstama
Izmantojot visus svarīgos dokumentus, kas izplatās visā jūsu mājā, jūs tērējat daudz laika un enerģijas, meklējot tos. Jūs arī varat zaudēt dažus no tiem pilnīgi. Bet ar dažām vienkāršām darbībām jūs varat organizēt savus svarīgos papīra dokumentus vienu stundu šajā nedēļas nogalē!
Jums būs nepieciešama neliela divu atvilktņu kārbiņa vai pārnēsājama pakārtota failu kastīte, daudzkrāsaini piekarināmi faili (6 dažādas krāsas), Manila trešās lapas augšējās cilnes mapes un ugunsdrošs seifs (pēc izvēles). Vai arī jūs varētu iegādāties lielu saišu un cilnes ieliktņus. Pēc tam, kad esat iegādājies preces, ir sešas darbības, kas jāveic, lai organizētu dokumentu apstrādi.
Pirmais solis: apkopojiet visus savus dokumentus
Pirms jūs varat organizēt visus svarīgos dokumentus, jums ir jāatrod tās. To reizēm vieglāk pateikt, nekā izdarīt.
Pārbaudiet savu mājas biroju, piemēram, atvilktnēs un papīros vai galdos uzliktos papīros. Pārbaudiet, vai papīra kaudzītes netīrās virtuves countertops, kā arī virtuves atvilktnes un grozi.
Paskaties uz savu guļamistabu kumelīšu un naktsgaldiņu (jūs varētu tos tur atstāt no rīta skriešanās un aizmirsu par tiem). Visbeidzot, pārbaudiet savu maku vai portfeli svarīgiem dokumentiem, kurus jūs nejauši neesat transportējuši (opps).
Otrais solis: klasificējiet savus dokumentus
Vissvarīgākie dokumenti ietilpst vienā no sešām kategorijām.
Kārtojiet visus savus apkopotos dokumentus šādi:
- Mājokļa un īpašuma uzskaite - hipotēka, īpašuma lietas, mājas uzlabošanas projekti un kvītis, iekārtu rokasgrāmatas un garantijas, īpašuma nodokļa informācija, mājas apdrošināšanas polises un rokasgrāmatas
- Auto ieraksti - nosaukumi, tehniskās apkopes ieraksti, apdrošināšanas polises un informācija, informācija par aizdevumiem un maksājumu ieraksti
- Veselības uzskaite - apdrošināšanas polises, veselības apdrošināšanas pabalstu rokasgrāmatas, medicīnisko pabalstu skaidrojums, ārsta rēķini, recepšu saraksti, elastīga informācija par izdevumiem, medicīniskās kvītis, medicīniskās direktīvas, dzīvības apdrošināšanas polises
- Finanšu uzskaites dati - bankas izrakstus, nodokļu deklarācijas, nodokļu atskaitījumu ierakstus, ieguldījumu ierakstus, aizdevuma dokumentus, kredītkaršu pārskatus
- Elektronikas ieraksti - mobilo telefonu līgumi un rokasgrāmatas; pārdošanas kvītis un garantijas datoriem, klēpjdatoriem un iPads; kabeļu un interneta plāni un rēķini; bezvadu maršrutētāja pārdošanas kvīts un rokasgrāmata
- Personas dati - dzimšanas apliecības, laulības apliecība, laulības šķiršanas sertifikāts, aizbildnības dokumenti, sociālā nodrošinājuma informācija, imunizācijas ieraksti, pases, militārā dienesta ieraksti, kristības un apstiprinājuma ieraksti, testamenti, bēru plāns un apbedīšanas vietas informācija. Ja jums ir mājdzīvnieki, varat arī iekļaut šajā kategorijā svarīgus dokumentus, piemēram, veterināro un vakcīnu informāciju.
Trešais solis: atrodiet svarīgos dokumentus
Lielāko daļu svarīgo dokumentu var glabāt regulārā reģistrācijas skapī vai pārnēsājamā karsto failu lodziņā. Tomēr daži ir tādi, kas patiešām būtu jāuzglabā ugunsdrošā drošā vai noņemamā vietā, piemēram, seifā.
Vital dokumenti ir dokumenti, kas būtu ļoti grūti vai ļoti laikietilpīgi aizstāt. Tie var ietvert sensitīvu personas informāciju, kuru varētu ietekmēt iejaukšanās vai laupīšanas gadījumā. Ja jūsu māju iznīcina ugunsgrēks vai plūdi, jūs vēlaties, lai šie svarīgi dokumenti paliktu neskarti.
Lielākajai daļai cilvēku šādus dokumentus uzskata par būtiskiem: sociālā nodrošinājuma informācija, dzimšanas apliecības, apdrošināšanas polisi kopā ar aģenta kontaktinformāciju, testamentiem, īpašuma dokumentiem, automašīnu nosaukumiem, jūsu pasēm un visiem līgumiem vai līgumiem, kas prasīja jūsu oriģinālo parakstu.
Izveidojiet galveno sarakstu ar visiem svarīgajiem dokumentiem, kurus jūs ievietojat savā ugunsdrošā drošā vietā vai ārpus uzņēmuma uzglabāšanas iespēju.
Ceturtais solis: dublējiet savu seifu
Lielākajai daļai no mums ikdienā ir kritiska informācija mūsu makos. Vai jūs zināt visu, kas ir jūsu makā? Ko jūs darītu, ja jūsu seifs būtu pazaudēts vai nozagts?
Kopēt savu vadītāja apliecību, donoru karti, veselības apdrošināšanas karti (-as), dalības kartes, piemēram, sporta veikala lojalitātes kartes, noliktavu klubus un, pats svarīgākais, visas kredītkartes un debetkartes (kopija uz priekšu un atpakaļ). Saglabājiet šīs kopijas ar citiem svarīgiem papīra dokumentiem:
Piecs solis: izveidojiet vienkāršu reģistrācijas sistēmu
Jo vienkāršāka ir pieteikumu iesniegšanas sistēma, jo lielāka iespēja, ka to izmantos konsekventi. Noņemiet katru svarīgu dokumentu kategoriju un piešķiriet tam karoga faila krāsu:
- Mājas un īpašuma ieraksti
- Auto ieraksti
- Veselības ieraksti
- Finanšu pārskati
- Elektronikas ieraksti
- Personiskie ieraksti
Jūsu iesniegšanas sistēmai pievienojiet atbilstošu skaitu karājošos failus par to dokumentu skaitu, kuri ir katrā kategorijā.
Izmantojiet manila mapes un izveidojiet mapi katram atsevišķam dokumentam katrā kategorijā. Novietojiet mapes attiecīgajā krāsainā piekabināšanās faila sadaļā.
Ja iegādājāties lielu trīs gredzenveida saistvielu un cilnes ieliktņus, marķējiet cilnes ar iepriekšminētajiem ierakstu nosaukumiem, papīra caurums izvilc visus dokumentus un tos sakārtojiet. Ja papīram nav jābūt caurlautiem papīra caurumiem, papīra caurums nospiež mapi un ievieto dokumentus mapē.
Tagad, ja papīra lietas vienkārši nav jūsu lieta, tas var būt brīnišķīgs brīdi jums. Varat skenēt visus šos dokumentus, saglabāt tos cietajā diskā un pēc tam visu to sadalīt. Bet izmantojiet savu rīcības brīvību, jo daži dokumenti ir saglabāti labāk. Izmantojiet savu labāko spriedumu.
Pastāvīga apkope
Tagad, kad jūsu svarīgi dokumenti ir sakārtoti, saglabājiet tos organizētos. Katru mēnesi, kad jūs maksājat savus rēķinus, iesniedziet visus jaunos dokumentus atbilstošajā jūsu reģistrācijas sistēmas sadaļā. Tajā pašā laikā meklējiet visus dokumentus, kurus esat noņēmis no sistēmas mēneša laikā, iespējams, joprojām neatrodat reģistrācijas sistēmā. Atkārtoti iesniegt tos. Vismaz divas reizes gadā, pārskatiet dokumentus savā reģistrācijas sistēmā, lai noskaidrotu, vai to var iztīrīt. Labs grafiks ir pirmajā gadā un katra mācību gada beigās.
Izmantojot nelielas pūles, jūs varat gūt ilgtermiņa ieguvumus, organizējot svarīgus papīra dokumentus.
Edited by Elizabeth McGrory.