Kas ir ieinteresēto personu pārvaldības plāns?
Kas ir ieinteresētās personas?
Ieinteresētās personas var būt organizācijas iekšējās un ārējās attiecības.
Iekšējo ieinteresēto personu piemēri ir vadītāji un uzņēmējdarbības vienības, piemēram, grāmatvedība un informācijas tehnoloģijas. Uzņēmuma vienībām parasti ir pārstāvji projekta komandā. Ārējās ieinteresētās personas var būt interešu grupas, uzņēmumi un pilsoniskās organizācijas. Projekta komandā reti ir pārstāvētas ārējās ieinteresētās puses. Attiecībā uz aģentūrām ar regulējošu iestādi, nozares, kuras tās regulē, parasti ir vissvarīgākā ārējo ieinteresēto personu grupa jebkuram projektam. Ja projektu grupa ir identificējusi ieinteresēto personu, ieinteresēto personu apspriedē ir jāiekļauj ieinteresēto personu pārvaldības plāns.
Projektēšanas komandai ir nepraktiski izveidot locekļus, kas pārstāv katru ieinteresēto personu grupu. Daudzos gadījumos tas nav iespējams. Tomēr projekta komandai ir vajadzīgs ieguldījums un ieguldījumi no ieinteresētajām pusēm, lai projekts gūtu panākumus. Piemēram, valdības organizācija vēlas pilnīgi atjaunot un modernizēt visplašāk lietoto patentēto programmatūru.
Gandrīz visi organizācijas dalībnieki kaut kādā veidā izmanto programmu. Katra veida lietotājus nevar tieši pārstāvēt projekta komandā, tāpēc komanda izstrādā veidus, kā apkopot informāciju no ieinteresētajām personām, un lemj par veidiem, kā informēt ieinteresētās personas par projekta statusu. Šīs iemaņu un komunikācijas stratēģiju apkopošanas metodes ir dokumentētas ieinteresēto personu pārvaldības plānā.
Starp ieinteresēto personu pārvaldības plānu un komunikācijas plānu
Starp projekta ieinteresēto pušu pārvaldības plānu un saziņas plānu var būt ievērojams daudzums asiņu. Viņu funkcijas ir ļoti līdzīgas. Ieinteresēto personu pārvaldības plāns ir plašāks, jo tas atvieglo ieguldījumu projektā, kā arī izklāsta rezultātus. Ieinteresēto personu pārvaldības plāns ir šaurāks, jo tas attiecas tikai uz tiem, kam ir īpašas intereses, savukārt komunikācijas plānā varētu iekļaut plašāku auditoriju.
Projekta laikā attīstās ieinteresēto personu apsaimniekošanas plāns
Ieinteresēto personu pārvaldības plānu parasti glabā projekta vadītājs . Projekta gaitā projekta vadītājs pārskata ieinteresēto personu vadības plānu un periodiski to atjauno projekta komandai, lai apsvērtu atjauninājumus. Projekts var izrādīties ļoti atšķirīgs tā laika grafikā, nekā tas bija plānošanas posmos, tādēļ ir svarīgi pārliecināties, ka projekta vadošie dokumenti tiek mainīti, ja rodas apstākļi.
Kā darbojas ieinteresēto personu pārvaldības plāns?
Šeit ir piemērs tam, kā projekta gaitā var mainīties ieinteresēto personu pārvaldības plāns. Valsts aģentūra sāk izstrādāt noteikumu izstrādes projektu. Sākot ar projektu, projekta sponsors un projekta vadītājs izveido ieinteresēto personu sarakstu, lai tos iekļautu ieinteresēto personu pārvaldības plānā.
Viens no projekta komandas pirmajiem uzdevumiem ir izplānot plānu. Pēc pāris mēnešiem projekta komandas loceklis identificē ieinteresēto personu, par kuru projekta sākumā neviens nav domājis. Projekta vadītājs pievieno jauno ieinteresēto personu plānam un aicina projektu komandas sanāksmi, lai apspriestu, kā iesaistīt jauno ieinteresēto personu. Kad komanda nolemj, ko darīt, projekta vadītājs informē projekta sponsoru.
Protams, ieinteresēto personu pārvaldības plāns ir dzīvs dokuments. Projekta izmaiņām var mainīties ieinteresēto personu pārvaldības plāns, lai labāk apmierinātu projekta vajadzības. Projektējošā komanda, izmantojot visaptverošu ieinteresēto pušu vadības plānu, var pienācīgi apkopot informāciju un ieinteresēto personu atsauksmes, kā arī informēt ieinteresētās personas.