Valdības organizācijas veic projektus, kad jāmaina kāds aspekts cilvēku darba īstenošanā. Saskaņā ar Projektu vadības institūta teikto, projekts ir "pagaidu grupas darbība, kuras mērķis ir radīt unikālu produktu, pakalpojumu vai rezultātu". Ja projekts maina organizācijas darbību, projekta gala produkti tiek iekļauti ikdienas darbā un tādējādi uzlabojas organizācijas darbs pastāvīgi.
Tas var izklausīties viegli, bet tā nav. Izmaiņas ir sarežģītas, un projekti var ļoti ātri palaist pie sliedēm. Katru dienu rodas izaicinājumi, kas apdraud projekta progresu un iespējamos panākumus. Lai apkarotu šo apdraudējumu, projektiem ir vajadzīgi noteikti galvenie elementi. Projektam ir lielas izredzes uz panākumiem ar šādiem elementiem.
01 Piesaistītā projekta sponsors
Projekta sponsoram ir četri galvenie pienākumi, kas saistīti ar projektu. Pirmkārt, sponsors atbalsta projektu. Viņš vai viņa uzmundrina projekta komandu publiski un privāti. Otrkārt, sponsors atbalsta projekta vadītāju . Ja projekta vadītājam ir jānovērš šķēršļi, viņš vai viņa aicina sponsoru saņemt palīdzību, jo sponsoram ir organizatoriska ietekme, lai notikumi notiktu. Treškārt, sponsors saskaņo resursus, nodrošinot tos tieši vai sadarbojoties ar citiem augsta līmeņa cilvēkiem, lai iegūtu resursus. Ja sponsors ir stingrs projekta čempions, sponsora kolēģi, visticamāk, sniegs nozīmīgus resursus. Ceturtkārt, sponsors veicina lēmumu pieņemšanu. Kad projekta komanda sabojājas, sponsors var veikt lēmuma pieņemšanu vai pieņemt lēmumu.
Sponsors informē, pastāvīgi sazinoties ar projekta vadītāju. Abi strādā kopā, lai noskaidrotu, kad sponsoram ir jādodas uz priekšu un stingrāk jāīsteno sponsora pienākumi, atbalstot projekta vadītāju. Piemēram, projekta vadītājam var būt grūti iegūt informāciju no organizācijas finanšu departamenta. Projekta sponsors var vērsties pie galvenā finanšu virsnieka par situāciju un lūgt, lai informācijas iegūšanas uzdevums būtu prioritārs virs konkurējošiem uzdevumiem.
02 Skaidri mērķi un darbības joma
Pirms projekta pabeigšanas vai pat plānošanas projekta atbalstītājam ir jāformulē projekta mērķi un darbības joma. Mērķi ir lielas lietas, kuras projektam vajadzētu paveikt. Piemēram, veiciet programmatūras uzlabošanas projektu. Cilvēkresursu nodaļa izmanto labi zināmu pielāgojamu biznesa programmatūru, lai pārvaldītu algu sarakstu. Organizācija vēlas pievienot mācību pārvaldības moduli. Projekta mērķi ir pielāgot mācību vadības programmatūru organizācijas biznesa vajadzībām un integrēt to ar esošo algu sistēmas sistēmu.
Darbības joma nosaka projekta parametrus. Turpinot ar programmatūras projekta piemēru; šī projekta darbības joma aprobežojas ar mācību vadības sistēmas ieviešanu un integrēšanu ar algu sistēmas sistēmu. Daudzas reizes ir lietderīgi noteikt lietas, kas nav iekļautas, lai saprastu, kas ir darbības jomā. Šim projektam ir nepiemērota citu moduļu pievienošana. Grāmatvedības nodaļa nevar nākt pie projekta vadītāja un pieprasīt rēķinus, debitoru parādus vai kreditoru parādi.
Moduļa pievienošana, tiklīdz projekts ir definēts, ļauj apgūt apjomu . Labi projektu sponsori un projektu vadītāji sargā no apjoma slīdēšanas un ļoti nelabprāt pievieno projekta vidusposmu. Projekta darbības jomas palielināšana palielina projekta nepieciešamību pēc tādiem resursiem kā laiks un nauda. Turklāt, strādājot pie papildu darbības jomas, tiek apdraudēta darba produktu kvalitāte.
03 Labs projektu vadītājs
Projektu vadītājiem parasti ir šādas iezīmes, kas palīdz viņiem pārvietot projektu kopā. Projektu vadītāji ir plānotāji. Viņi domā par darba secību un zina, kas jādara pēc tam, kad komanda pabeidz uzdevumu. Viņi izstrādā labus plānus, bet arī zina, kad jābūt elastīgam un novirzītam no plāna. Projektu vadītāji ir uzticami. Ar viņu panākumiem atkarībā no citu darbu, projektu vadītājiem ir nepieciešams, lai cilvēki paļaujas uz viņu labo nodomu un kompetenci. Uzticība ir īpaši svarīga attiecībās starp projekta vadītāju un projekta sponsoru. Projektu vadītāji parasti ir ekstroversēti, jo lielākā daļa viņu darba ir saistīti ar saziņu.
Viņi uzskata, ka cilvēki ir atbildīgi par savām saistībām. Šeit ir piemērs. Projekta komandas loceklis projekta vadītājs teica projekta vadītājam, ka komandas biedrs varētu četru stundu nedēļā veltīt projektam. Šis komandas loceklis ir izlaidis divas nedēļas sanāksmes pēc kārtas un nav panākis nekādu progresu attiecībā uz viņa uzdevumiem darba sadalījuma struktūrā. Pēc pirmās nokavētās sanāksmes projekta vadītājs tikās ar komandas locekli, lai apspriestu prombūtnes un nokavēto termiņu. Komandas loceklim teica, ka viņam ir vairāk prioritāšu. Projekta vadītājs ir pamanījis, ka tas nav taisnība, tāpēc pēc otrās nokavētās sanāksmes projekta vadītājs tikās ar komandas locekļa vadītāju. Vadītājs teica projekta vadītājam, ka viņa pārliecināsies, ka komandas locekļa uzvedība mainīsies.
04 Iesaistītās ieinteresētās personas
Projekta ieinteresētās personas ir cilvēki, kas ir ieinteresēti projekta veiksmē, bet nav projekta komandas dalībnieki. Viņi par projektu domā par katru dienu, tāpat kā projekta vadītājs vai projekta komandas locekļi, bet viņi vēlas būt līkumā par galvenajiem lēmumiem un vispārējo progresu ceļā uz projekta mērķiem.
Ieinteresētajām pusēm ir sava motivācija nepieskarties projekta aktivitātēm, taču projekta vadītājs ir atbildīgs par to, lai tie tiktu novirzīti tādā veidā, kas veicina projekta mērķu sasniegšanu. Daudzos gadījumos, to darot, ir jūtīgs līdzsvars starp pārāk daudz informācijas iegūšanu un pārāk mazu ieguldījumu. Ieinteresētās personas nevar novērtēt katru lēmumu. Tas izgāž projektu un pieņem katru lēmumu par cīņu. No otras puses, ieinteresētās puses nevar aizvērt, jo liels gandrīz katra projekta lielais aspekts atbilst ieinteresētajām pusēm.
05 īpašie projekta komandas locekļi
Projekta komandas locekļi veic projekta darbu. Daudzas reizes projekta komandas locekļiem tiek piešķirts projekts papildus viņu parastajiem pienākumiem, tātad nav citu darbu samazināšanas, lai kompensētu papildu darbu, ko rada projekts. Projektu vadītāji var palīdzēt komandas locekļiem sarunāties ar saviem uzraugiem par šo jautājumu, bet projekta vadītājs nekontrolē atbildību, kas projekta komandas dalībniekiem ir ārpus projekta.
Komandas locekļu uzticība projektam ir ļoti vērtīga. Bez pietrūcības, termiņi tiek izslīdēti, un darba produkti nav kvalitatīvi. Specializētie komandas locekļi ir motivēti sasniegt projekta mērķus laikā, budžetā un līdz kvalitātes cerībām.