Saglabājiet projektu, pārvietojot uz priekšu
Mēs arī apskatīsim dažus no izmaiņu pārvaldības rīkiem, kurus varēsit izmantot, un to, kā darbojas projekta pārvaldības darbības.
Pirms mēs pat runājam par procesiem vai instrumentiem, es vēlos pārrunāt jūsu izredzes mainīt.
Pieņemt izmaiņas notiek
Izmaiņas var notikt jebkurā projekta vadības dzīves cikla posmā .
Visvienkāršākais veids, kā mainīt projektus bez galvassāpēm, ir zināt, ka tas notiks, un plānot to.
Stratēģiju izstrāde, lai novērstu izmaiņas, pirms tās notikt, ir ātrākais veids, kā panākt, lai visi uz kuģa tiktu galā ar citiem.
Labākā sākuma vieta ir definēts, strukturēts pārmaiņu vadības process. Tas ir jūsu playbook par to, kas notiks, ja kāds ierosinās, ka projektam būtu jādara kaut kas savādāks, nekā plānots, un labs veids, kā izvairīties no projekta neveiksmes.
Pārmaiņu vadības process
Pārmaiņu pārvaldības process izskatās šādi:
- Saņemt informāciju par izmaiņām
- Novērtējiet izmaiņas, tostarp plānojot, cik daudz darba tā būs
- Sagatavojiet ieteikumu par to, vai ir vērts iet uz priekšu.
- Tad jūs saņemat projekta sponsora lēmumu par to, vai jums vajadzētu iekļaut izmaiņas vai nē.
Apskatīsim katru no šīm pakāpēm.
Saņemt informāciju par izmaiņām
Jūs saņemsiet pieprasījumu mainīt projektu. Jūs varat saņemt informāciju simtiem dažādos veidos: sanāksmē, pa e-pastu, pa tālruni, koridorā, kad vakara laikā pametat biroju. Ideālā gadījumā jūs saņemsiet informāciju par izmaiņu pieprasījuma formu, taču jums jāzina, ka reālajā dzīvē daudzas svarīgas ieinteresētās personas uzskata, ka šāda veida dokumentu noformēšana ir projekta vadītāja darbs. Un jūsu uzņēmumā tas varētu būt.
Izmantojiet savu projekta izmaiņu pieprasījuma veidni (vairāk par to minūtē), lai iegūtu visu informāciju par pieprasījumu, taču neformāli viņi ierodas kopā ar jums. Tad palaidiet formu aiz iniciatora, lai jūs zināt, ka esat precīzi atspoguļojis to, ko viņi vēlas.
Atcerieties, ka pārmaiņas var arī būt par darba izstrādi. Ne vienmēr pieņemsim, ka izmaiņas būs saistītas ar darba uzsākšanu. Process ir vienāds neatkarīgi no tā, vai jūs palielināt vai samazināt projekta apjomu.
Veikt izmaiņu novērtēšanu
Sīkāka informācija par izmaiņu pieprasījumu. Jūs novērtēsit ietekmi uz:
- Grafiks
- Dokumentācija
- Darbs, kas paveikts līdz šim un vēl jāturpina strādāt
- Budžets
- Kvalitātes pasākumi
- Darbības joma
- Resursu pieejamība.
Piemēram, programmatūras izmaiņas var novērtēt pēc 5 dienām.
Tas ne tikai papildinātu grafiku ar 5 dienām, jo tas izstumtu vēl vienu uzdevumu un pārvietotu to laika posmā, kurā galvenais resurss ir atvaļinājumā. Šis uzdevums arī būtu jāpārvieto, tāpēc kopumā šīs izmaiņas papildinātu grafiku ar 8 dienām. Tas būtu par 5 kilometriem, un papildu 8 dienas mūs nogādā nākamajā mēnesī ar piegādātāja līgumu, tāpēc ir jāņem vērā arī izmaksas. Kvalitāte paliek nemainīga, bet darbības joma mainās, iekļaujot jaunās izmaiņas. Būtu jāatjauno visa atbilstošā dokumentācija, tostarp projekta plāns un apmācības rokasgrāmatas, kuras jau ir sāktas.
Kā redzat, vienkāršām 5 dienu izmaiņām var būt plaša ietekme. Pirms izlemjat, vai veikt izmaiņas vai nē, ir svarīgi uzzināt visu par šiem, jo pilnīgas attēla maiņa var mainīt rezultātu.
Sagatavot un iesniegt ieteikumu
Tagad jūs zināt pilnīgu izmaiņu ietekmi, jūs varat sniegt ieteikumu par to, vai ar to ir vērts.
Dažos gadījumos tas nebūs, jo uztvertais ieguvums būs mazāks par izmaksām. Citos gadījumos tam var būt pietiekams ieguvums, lai kompensētu papildu darba izmaksas. Joprojām citos gadījumos var secināt, ka izmaiņām būs negatīva ietekme uz izmaksām, bet ar to jūs neko nevarat izdarīt, jo tā ir regulējoša vai atbilstības problēma vai kāds cits iekšējs iemesls, piemēram, organizatoriska pārstrukturēšana.
Iegūstiet lēmumu
Attiecībā uz nelielām izmaiņām, kas atbilst jūsu atļaujas ierobežojumam, varat pieņemt lēmumu par to, vai pieņemt izmaiņas, vai arī ne sevi (ar pareizu komandas ieguldījumu). Viss, kas ir lielāks, jāapstiprina projekta sponsoram vai projekta valdē.
Atcerieties atgriezties un pateikt kādam, ja viņu izmaiņas ir noraidītas. Jūs vēlaties izvairīties no jūsu projekta ieinteresēto pušu kaitināšanas, ja varat!
Mainīt pārvaldības rīkus
Ir vairāki izmaiņu pārvaldības rīki, kurus varat izmantot, lai padarītu šo procesu vieglāku un vienkāršotu. Es ieteiktu:
- Pārbaužu saraksts vai procesu karte, kurā cilvēki var aiziet, izmantojot tieši to, kas viņiem jādara, lai uzlabotu projekta darbības jomu.
- Veidnes maiņas pieprasījuma veidlapa. Tas var būt tiešsaistē, izmantojot automātisku darbplūsmu.
Apskatīsim, kāds nākamais būs projekta izmaiņu pieprasījums.
Kas nonāk projekta maiņas pieprasījumā
Projekta maiņas pieprasījuma veidlapā jāiekļauj:
- Personas vārds, kas pieprasa izmaiņas ("pieprasītājs").
- Unikāls identifikators, piemēram, izmaiņu numurs (to varat pievienot vēlāk, jo maz ticams, ka kāds no cilvēkiem, kas paaugstina pieprasījumu, un, izmantojot formu, zinās, ko ievietot šajā lodziņā).
- Piedāvāto izmaiņu apraksts, cik vien iespējams, tos iespējams pārvaldīt.
- Izmaiņu kategorija. Ideālā gadījumā šo sadaļu jūs izmantojat iepriekš, lai tās atzīmētu lodziņu. Tā ir laba vieta, lai atzīmētu, vai izmaiņas ir saistītas ar regulējumu vai iekšējo atbilstību, it kā tā būtu (patiesībā), tad jūs varat apiet daudzas plānošanas un novērtēšanas darbības un vienkārši to paveikt.
- Par izmaiņu "kāpēc". Kāds ir tā pamatojums? Kāpēc pieprasītājs to vēlas?
- Izmaiņu ietekme uz dažādiem projekta elementiem, ieskaitot laiku, izmaksas, kvalitāti, apjomu. Viņiem, iespējams, nav visu informāciju, lai jūs varētu strādāt ar viņiem pārmaiņu novērtēšanas posmā, lai aizpildītu sagataves. Viņiem vajadzētu pabeigt tik daudz, cik vien iespējams. Šajā brīdī jūs meklējat minimāli, lai viņi varētu apstiprināt, vai tas palielinās, samazinās vai mainīs esošos projekta parametrus.
Pārmaiņas pieprasījuma veidlapas apakšdaļā būs daži sīkāki dati, ko vēlaties aizpildīt, jo izmaiņas tiek tālāk apspriestas. Jūsu veidnei jāietver arī vieta:
- Mainīt lēmumu: pieņemt, noraidīt vai atlikt
- Lēmuma (vai grupas), kurā pieņemts lēmums, un lēmuma pieņēmēja vārds un papildu komentāri.
Persona, kas iesniedz pieprasījumu, vēl nezina rezultātu - neviens netiks - tādēļ šīs kastes paliks tukšas, kamēr pareizā grupa nav tikusies, lai apspriestu jūsu ieteikumu un pieņemtu lēmumu.
Izmaiņas un projektu apjoma vadība
Projekta apjoma pārvaldība ir galvenais veids, kā kontrolēt to, kas ir projektā, bet kas nav. Kad saņemat izmaiņas projekta darbības jomā, jums ir jādomā par to, kā tas kopumā ietekmē projektu. Jūsu izmaiņu vadības process palīdz jums to izdarīt un iestatīt to kontekstā, izmaiņu pārvaldība ir neliela darbības jomas pārvaldes daļa.
Šeit ir vērts runāt par to, kā Projektu vadības zināšanu rokasgrāmatas rokasgrāmata (PMBOK® Guide) - piektais izdevums aptver projektu izmaiņu pārvaldību, jo tas nav tik intuitīvs kā jūs domājat. PMBOK® rokasgrāmatā ir ietverts process, ko sauc par "kontroles jomu" projekta sadaļas pārvaldības sadaļā, un tā ir lieliska vieta, kur sākt. Tomēr izmaiņu vadības process attiecībā uz projektiem ir jāpārstrādā integrētā veidā, un tas ir atspoguļots tekstā. PMBOK® rokasgrāmatas lietotājiem ir jāatsaucas arī uz Veikt integrētu izmaiņu kontroles procesu, jo tas nosaka, kā viss saista kopā.
Lai kļūtu par PMP, jums ir jāsaprot, kā PMBOK® rokasgrāmata aptver pārmaiņu vadību, jo tas ir tas, ko jūs pārbaudīsit. Tomēr jums jāpatur prātā, ka pārmaiņu pārvaldības process, kuru jūs faktiski izmantojat savos projektos, ir jāintegrē, viegli sekojams un praktisks.
5 veidi, kā palīdzēt jūsu komandai mainīt procesu
Jūsu projekta komandai ir izšķiroša nozīme projekta veiksmīgumā, tāpēc, lai gan jūs pārvaldāt izmaiņas savā projektā, tas palīdz viņiem kļūt pie sevis.
Šeit ir 5 veidi, kā jūs varat viņiem palīdzēt ātri saprast projekta izmaiņu pārvaldības procesu.
1. Runājiet par izmaiņām. Ļaujiet viņiem zināt, ka izmaiņas projektos ir normālas un ka viņiem tas būtu jāguvē.
2. Kopīgojiet procesu. Iepriekš mēs runājām par izmaiņu vadības procesu, taču tas nav dabiski visiem. Jūsu komandas locekļi nezina, ko darīt un ko no viņiem gaidīs, ja vien jūs viņiem nepasakāsit. Izveidojiet instruktāžu, lai ar tiem iepazītu procesu, un dariet viņiem zināmu, kāda būs viņu loma tajā.
3. Padariet to vieglu. Ja projekts izmaina darbības jomu, tas var būt diezgan dezorientējošs. Plāns ir nepareizs, budžets var būt atšķirīgs, prasības noteikti atšķiras. Komanda var atrast neskaidras pārmaiņas, it īpaši lielu vai vienu, kas apgāžas lēmumu, par kuru iepriekš domāja, tika noteikts akmens (jā, tas notiek). Padarīt procesu viņiem pēc iespējas vienkāršāk.
4. Turieties, lai palīdzētu. Jauns darba veids ilgst kādu laiku, lai gulētu. Ja jūs iepriekš esat pārvaldījis projekta izmaiņas neformālā veidā (vai vispār nav), tad pārmaiņām oficiālā procesā var paiet laiks, lai kļūtu par "veidu, kā mēs šeit darām lietas " Pastāstiet komandai, ka esat tur, lai viņiem palīdzētu, ja viņi vēlas kaut ko pagātnē pagaidīt.
5. Nebaidieties pateikt nē. Ne visas izmaiņas ir saprātīgi priekšlikumi. Ļaujiet savai komandai zināt, ka, ja viņi stingri uztraucas par izmaiņām, kas pašlaik šajā projektā nav pareizi, jūs paliksiet tajā sarunā ar izmaiņu pieprasītāju.
Nevar efektīvi pārvaldīt izmaiņas, ir viens no veidiem, kā jūs varat nojaukt savu projektu , tādēļ uzmanieties. Apbruņojot ar šo informāciju, jūs tagad varat kontrolēt izmaiņas projektu izmaiņās.