Projekta plāns ir projekta vadītāja rūpīgas plānošanas kulminācija. Tas ir galvenais dokuments, kurā norādīts, kā projekts darbosies. Saskaņā ar Projektu vadības institūta teikto tas ir "oficiāls, apstiprināts dokuments, ko izmanto, lai vadītu gan projektu izpildi, gan projektu kontroli". Tas ir plānu plāns, jo tajā dokumentēti ir projekta vadītāja nodomi katram projekta galvenajam aspektam .
Turpmāk izklāstītie ir būtiskie elementi, kas atrodami daudzos projektu plānos. Organizācijām ir savi procesi un protokoli par to, kas ir nepieciešams projekta plānā, un vispārīgāk par to, kā projekti tiek īstenoti, tādēļ ne visiem projektu vadības plāniem būs šie elementi. Tomēr projekta vadītājiem jāņem vērā visi tie plānošanas posmā, lai izvairītos no apjukuma un piespiedu improvizācijas projekta īstenošanas posmā.
01 projekta mērķi
02 Projekta darbības joma
Tāpat kā projekta mērķi, darbības joma ir definēta hartā; tomēr projekta vadītājam ir jāprecizē projekta plāna darbības joma. Viens no labākajiem veidiem, kā definēt projekta darbības jomu, ir noteikt, kas ir ārpus darbības jomas. Piemēram, projektam, lai automatizētu manuālu procesu, būtu jādefinē darbības joma, kurā šis process sākas un beidzas, lai pareizi izslēgtu uzdevumus, kas neietilpst projekta darbības jomā. Šī informācija palīdz projekta vadītājam definēt jomu.
03 starpposma un galvenie rezultāti
Galvenie projekta sasniegumi tiek saukti par pagrieziena punktiem. Galvenie darba produkti tiek saukti par galvenajiem rezultātiem. Viņi pārstāv lielas projekta darbu sastāvdaļas. Projekta plānā jānosaka šie posteņi, jādefinē un jānosaka termiņi to izpildei.
Pieņemsim, ka organizācija apņemas izstrādāt jaunu programmatūru. Šādam projektam ir gan atskaites punkti, gan rezultāti. Galvenie rezultāti ir galīgais uzņēmējdarbības prasību saraksts un funkcionālo prasību saraksts, kas īsteno šīs uzņēmējdarbības prasības. Pēc tiem projektā var būt pagrieziena punkts biznesa dizaina beigām, sistēmas testēšanas beigām, lietotāju pieņemšanas testu beigām un programmatūras ieviešanas datumam. Šiem pagrieziena punktiem ir ar tiem saistīti darba izstrādājumi, taču tie ir vairāk par procesiem nekā paši izstrādājumi.
Galvenie sasniegšanas termiņi un precīzie datumi nav precīzi, jo precīzāki ir šie datumi, jo labāk. Kautu ar oktobra termiņu var panākt jebkurā oktobra dienā no 1. līdz 31. decembrim, bet 15. oktobris ir jāievēro 15. oktobrī vai pirms tā. Precīzi datumi palīdz projekta vadītājam veikt precīzu darba sadalījuma struktūru.
04 darba sadalījuma struktūra
Darbu sadalījuma struktūra vai WBS, projektā atdala galvenos rezultātus un galvenos rezultātus mazākos gabalos, lai katram gabalam varētu uzticēt vienu personu. Izstrādājot darba sadalījuma struktūru, projekta vadītājs ņem vērā daudzus faktorus, piemēram, projekta komandas locekļu stiprās un vājās puses, uzdevumu savstarpējo atkarību, pieejamos resursus un kopējo projekta termiņu.
Projekta vadītājs galu galā ir atbildīgs par projekta panākumiem, taču viņš vai viņa nevar to paveikt atsevišķi. WBS ir instruments, ko projekta vadītājs izmanto, lai nodrošinātu atbildību par projektu, jo tas parāda projekta sponsoru, projekta komandas locekļus un ieinteresētās puses, par kurām ir atbildīgs. Ja projekta vadītājs ir noraizējies par uzdevumu, projekta vadītājs precīzi precīzi zina, ar ko saskarties, ņemot vērā šīs bažas.
05 budžets
Projekta budžets parāda, cik daudz naudas tiek piešķirts projekta izpildei. Projekta vadītājs ir atbildīgs par atbilstošu šo resursu izkliedēšanu. Projektam, kam ir pārdevēji, projekta vadītājs nodrošina, ka piegādes tiek pabeigtas saskaņā ar līguma noteikumiem, īpašu uzmanību pievēršot kvalitātei. Daži projektu budžeti ir saistīti ar cilvēkresursu plānu.
06 Cilvēkresursu plāns
Cilvēkresursu plāns parāda, kā tiks uzcelts projekts. To dažreiz sauc par personāla plānu. Šajā plānā ir noteikts, kurš būs projekta komandā, un cik liela daļa no laika, kāda katrai personai būs jāveic. Izstrādājot šo plānu, projekta vadītājs sarunas ar komandas locekļiem un viņu uzraugiem par to, cik daudz laika katrs komandas loceklis var veltīt projektam. Ja personāls ir nepieciešams, lai konsultētos par projektu, bet neietilpst projekta komandā, tas ir arī dokumentēts personāla plānā. Atkal jākonsultējas ar atbilstošiem uzraugiem.
07 Riska vadības plāns
Projektā var rasties daudzas lietas. Kaut arī katra iespējamā katastrofa vai neliela žagas nav paredzama, daudzus var prognozēt. Riska pārvaldības plānā projekta vadītājs nosaka riskus projektam, šo risku iespējamību un stratēģijas šo risku mazināšanai. Projekta vadītājs meklē ieguldījumu no projekta sponsora , projekta komandas, ieinteresēto personu un iekšējo ekspertu puses.
Riska mazināšanas stratēģijas tiek ieviestas riskam, kas varētu notikt, vai ar tām saistītās lielās izmaksas. Plānā ir norādīti maz ticamie riski un tie, kuriem ir zemas izmaksas; tomēr tajos var nebūt riska mazināšanas stratēģijas.
08 komunikācijas plāns
Komunikācijas plānā izklāstīts, kā projekts tiks paziņots dažādām auditorijām. Līdzīgi kā darba sadalījuma struktūra, saziņas plāns uzņemas atbildību par katra komponenta izpildi projekta komandas loceklim.
Katram ziņojumam ir paredzēta auditorija. Projektu vadītāji nodrošina, ka katrs ziņojums ir pielāgots tā konkrētajai auditorijai. Komunikācijas plāns palīdz projektu vadītājiem nodrošināt īstajā brīdī pareizo informāciju.
09 Ieinteresēto personu pārvaldības plāns
Ieinteresēto pušu pārvaldības plāns nosaka, kā projekta dalībnieki tiks izmantoti. Dažkārt ieinteresētajām pusēm tikai jāsaņem informācija. Par to var rūpēties komunikācijas plānā. Ja ieinteresētajām pusēm ir vajadzīgs vairāk, ieinteresēto personu pārvaldības plāns nosaka, kā tas tiks iegūts.
10 izmaiņu vadības plāns
Izmaiņu pārvaldības plāns nosaka pamatu izmaiņām projektā. Projektu vadītāji parasti vēlas izvairīties no izmaiņām projektā; tomēr pārmaiņas dažkārt ir neizbēgamas. Pārmaiņu pārvaldības plānā ir paredzēti protokoli un procesi izmaiņu veikšanai. Par pārskatatbildību un pārskatāmību ir būtiski, ka projektu sponsori, projektu vadītāji un projekta komandas locekļi ievēro izmaiņu pārvaldības plānu.