Datu ievade šajās laika kontrolsarakstā, parasti no radošās nodaļas darbiniekiem , reģistrē stundas, kas iztērētas katrai projekta daļai.
Tas nozīmē ne tikai kampaņas veidošanu, bet arī sākotnējo instruktāžu , klientu prezentāciju un pat laiku, kas pavadīts dzinumos un ražošanas studijās. Aģentūra efektīvi spēj apstrādāt darba slodzi, klienta rēķinu izkārtojumu un veidu, kā laiks tiek sadalīts starp komandām, tikai iegūstot skaidru priekšstatu par laika iztērēšanas veidu.
Darba laika pārskats īsumā
Reklāmas sākuma dienās, tāpat kā tik daudz laika uzdevumus šajā laikmetā, laiku manuāli ierakstīja uz papīra ar pildspalvām un zīmuļiem (un daudz izdzēšot). Šajās dienās laiks tiek ievadīts datorā vai planšetdatorā, izmantojot sarežģītu programmatūras vienību, kas var vilkt ziņojumus par visām šķirnēm. Lielākajai daļai veikalu ir ļoti līdzīga veidne, kas ietver:
- Darba numurs
- Klients
- Uzdevums pie rokas
- Jebkurš un visi norīkotie darbinieki
- Darba stundu datums un skaits
- Cena stundā
- Virsstundas
Uzsākot projektu klientam, konta pārzinis vai satiksmes vadītājs atver darba vietas numuru un sāk izsekot stundām.
Tie parasti atbilst klientam piedāvātajam piedāvājumam vai piedāvājumam, un tos iedala stundās, ko galvenokārt izmanto pētniecībā, plānošanā un stratēģijā, radošajā attīstībā, ražošanā un projektu vadībā.
Ja visi plāno, faktiskās projekta pavadītās stundas precīzi atbilst aplēsēm, bet tas parasti nav.
Radoša attīstība bieži ēd vairāk laika nekā jebkura cita procesa daļa, mainoties virzienam, klientu atsauksmēm vai nespēja pārtraukt īsu. Tas var kļūt par pretrunu ar klientu, jo viņi nevēlas tērēt daudz papildu naudas uz radošo laiku, jo radošajam departamentam ir grūtības atrast risinājumu.
Tomēr laika kontrolsaraksts ir jāaizpilda pareizi, lai izsekotu šo laiku un parādītu klientam, kā nauda tika iztērēta, un kā aģentūra darbojās. Tas ir labs veids, kā noskaidrot, vai daži projekti ir pārāk darbietilpīgi, lai gūtu peļņu, vai arī, ja citi ir tik ienesīgi, ka ir nepieciešams ieguldījums šajā klientā, lai turpinātu darbu. Īsāk sakot, tā ir laika kontrolsaraksts loma.
Paplašināšanas lapu pros
Tāpēc laika kontrolsaraksts ir jebkuras aģentūras dzīvības spēks:
- Nauda - laika kontrolsaraksts parāda aģentūru (pat uzņēmuma iekšienē), cik stundu tika reģistrētas katrā kampaņas daļā. Tad ir viegli redzēt, vai klienta nodrošinājums ir tā vērts, vai arī ir pienācis laiks klientam ievietot projektu pēc projekta. Ar uzņēmuma iekšējo aģentūru šis laiks tiešām nevar novest pie norēķiniem, bet tas parāda vadību, cik efektīvi viņi izmanto radošā departamenta laiku. Ja tiek atklāts, viņi 90% no sava laika iztērē tikai vienu uzņēmējdarbības aspektu, kas var radīt dažus sarkanos karogus.
- Caurspīdīgums - ja laika kontrolsaraksts tiek veikts pareizi, ir viegli redzēt, kur lietas darbojas vienmērīgi, un kur sastopas vājās vietas vai neefektivitāte. Kāpēc viens izdevējs izdevumu pusi no laika maksā par vienu klientu, nevis citam? Un, ja ir nepieciešami vairāk reklāmu, ātrs pārskats par laika kontrolsarakstu parādīs, vai departaments ir pārslogots.
- Saistības un atbildība - lielākā daļa klientu cer uz noteiktu laiku pavadīt uz projektu. Ja viņi neuzskata, ka darbā ir ievietots pietiekams skaits pūļu, laika kontrolsaraksts var sniegt datus, lai pateiktu citādi. Tas ir arī veids, kā parādīt dažiem klientiem, cik lielu vērtību viņi saņem no aģentūras.
- Analīze - Iepriekšējais sniegums bieži vien ir labs nākotnes rādītājs. Ja klients nepieredzējis aģentūras dzīvi un padara to elku ikvienam, dati no laika kontrolsarakstiem var parādīt, vai ir vērts turēt šo klientu, vai arī ir pienācis laiks atļaut viņiem doties. Otrā vienādojuma pusē tas var parādīt aģentūrai dažu klientu rentabilitāti, kuriem nepieciešama minimāla radošā darbība un pūles, bet maksimāla atdeve no ieguldījuma.
Cons Timesheets
Ar visiem šiem plus punktiem, kāda ir problēma? Nu, ir iemesls, kāpēc gandrīz ikviens, izņemot aģentūras numurus, sajaucas ar laika kontrolsarakstiem.
- Laiks - daudzi cilvēki aģentūrās, it īpaši radošajās nodaļās, nevēlas piešķirt kādu laiku administrācijai. Kā radošs, tas var kaitēt, lai izvairītos no lieliskas radošās prāta vētras, lai aizpildītu stundas. Daudziem kontu pārziņiem ir tādas pašas problēmas. Tas ir ironiski, bet laiks laika tabulām reti tiek piešķirts.
- Kļūdas - tas tieši attiecas uz pirmo punktu. Daudzi reklāmdevēji atstās laika kontrolsaraksts līdz pēdējai minūtei pirms mēneša norēķinu pārskata beigām. Un tas nozīmē, ka laika kontrolsaraksts precizitāte ir diezgan laba līdz šausminoša. Ir grūti atcerēties, cik minūtes jūs pavadījāt vienā darbā pirms divām nedēļām, tāpēc bieži vien tas ir gabals par minējumiem. Ja laika atskaites tiek uzminētas, tas padara tos gandrīz bezjēdzīgus.
- Poor Focus - Laiks nav lielisks labas reklāmas rādītājs . Viens veikals var pavadīt 40 stundas un neuzrādīt neko no piezīmes, vēl 10 varētu strādāt un radīt šedevru. Taimeri neuzrāda domāšanas kvalitāti, tikai to pavadīto laiku.
Timesheets nākotne
Darba laika kontrolsaraksts ir šeit, lai paliktu, un tie ir jāveic manuāli. Automātiska laika uzskaite nedarbojas, jo tas prasa manuālu palaišanu un apstāšanos. Ja aizmirstat pulksteni, tu zaudē stundas. Aizmirsti to apturēt, un dažiem sliktiem klientiem tiek norēķināts par darba stundām, kas tika tērēti citam projektam. Tas, savukārt, varētu radīt problēmas (un pat tiesas prāvas) ar pārtērēšanu un vērtīga klienta zaudēšanu.
Vienīgais veids, kā garantēt labu laika izsekošanu, ir uzstāt, lai visi, kas aģentūrā atjaunina laika kontrolsarakstu, vismaz divreiz dienā, vienu reizi pirms pusdienām un pēc tam atkal pirms došanās mājās. Ja tas ir izdarīts, laika kontrolsaraksts būs precīzs un noderīgs. Un, ja tas netiek darīts, aģentūrām vajadzētu radīt motivāciju. Atrodiet veidu, kā veicināt laika uzskaites procesu.
Dodiet tiem darbiniekiem, kuri rūpīgi pieraksta savu laiku par iknedēļas prēmiju vai dažas stundas piektdienās. Tas var šķist laika un naudas izšķiešana, taču precīzs laika kontrolsaraksts aģentūrai var būt daudz dārgāka nekā dažus simtus dolāru šeit vai tur katru nedēļu.