Daudz rakstīšanas biznesam ir nepatīkams, slikti rakstīts, dezorganizēts, piesātināts ar žargonu un nepilnīgs.
Bieži tas ir vai nu pārāk garš vai pārāk īss. Visi šie atribūti veicina neefektīvu uzņēmējdarbības rakstīšanu.
Neatkarīgi no tā, vai jūs rakstāt pārdošanas priekšlikumu, e-pastu uz savu bosu vai programmatūras pakotnes lietošanas pamācību, ir noteikti pasākumi, kas jums jāievēro, lai tie būtu efektīvi. Izpildiet šīs piecas darbības:
- Organizējiet materiālu
- Apsveriet savu auditoriju
- Pierakstiet savas domas
- Koriģējiet materiālu
- Rediģējiet materiālu
Organizācija ir atslēga
Ja jūs neorganizējat savus materiālus, tas nebūs labi un tas nebūs jēgas. Rakstīšana var būt vienkārša vai sarežģīta. Rakstot e-pastu, paziņojot par personāla sanāksmi, tas ir tik vienkārši, kā savākt savas domas. No otras puses, jums, iespējams, būs jāizstrādā sarežģīti plāni pirms gatavā materiāla, ja jūs uzrakstīsit novatorisku farmaceitiskās izpētes rezultātus. Neatkarīgi no uzdevuma, bez atbilstoša organizatoriskā līmeņa (pat organizējot savas domas), jūs nedrīkstat iekļaut visu, kas jums nepieciešams, vai neatbilst svarīgākajām tēmām.
Izlaidumi vai nepareizs fokuss padarīs jūsu biznesa rakstīšanu mazāk skaidru.
Zināt savu auditoriju
Pirms sākat rakstīt, domājiet par savu paredzēto auditoriju. Piemēram, prezentācija par jūsu uzņēmuma jauno 401 (k) programmu var būt tāda pati kā jūsu finanšu vadītājam, kā arī darbiniekiem, taču jūsu sniegtā informācija atšķiras.
Jums jāapsver arī tonis. Ātrs e-pasts uz jūsu komandu, atgādinot par ikgadējo kompāniju picknick, nebūs tāds pats tēls kā jūsu paziņojums par jūsu uzņēmuma gada pārskatu.
Atcerieties arī, ka jūs efektīvāk sazināsieties ar auditoriju, ja koncentrēsities uz to, ko vēlaties dzirdēt, nevis par to, ko jūs gatavojaties teikt .
Vārds par labu rakstīšanu
Labi rakstnieki ir dažādi rakstīšanas stili. Daži dod priekšroku rakstīt visu un pēc tam atgriezties un rediģēt. Citi dod priekšroku rediģēt, kad tie iet tālāk. Dažreiz viņu vēlamais stils atšķiras atkarībā no tā, ko viņi raksta.
Kad rakstāt (vai rediģējat), ievērojiet garumu. Jums jālieto pietiekami daudz vārdu, lai padarītu jūsu jēgu skaidru, bet nelietojiet nevajadzīgus vārdus, lai padarītu to gleznainu. Uzņēmējdarbības rakstīšanai jābūt skaidrai un kodolīgai, nevis loģiskai un gaišai. Atcerieties, ka neviens no uzņēmumiem nav gatavs lasīt vairāk nekā nepieciešams.
No otras puses, nepadara savu gabalu pārāk īsu. Jums ir jāieraksta pietiekami, lai jūsu jēga būtu skaidra un netiktu pārprasta. Iedomājieties, vai kādā noliktavā esošajā aprīkojumā ir marķējums "lietots, bet labi". Nav skaidrs, vai tas nozīmēja, ka iekārtas gabals bija daudz izmantots vai ka iekārta vairs nav jauna, bet joprojām funkcionāla.
Daži papildu vārdi būtu padarījuši skaidrību. Tāpat izvairieties no žargonu vai saīsinājumu izmantošanas, jo tie var nozīmēt atšķirīgas lietas dažādiem lasītājiem. Neatkarīgi no jūsu rakstiskā stila, visiem rakstniekiem ir jākoriģē un jāreģistrē visi rakstiskie materiāli, pat e-pasta ziņojumi.
Korektūru un rediģēt
Neatkarīgi no jūsu rakstīšanas stila, visiem rakstniekiem ir jākoriģē un jāreģistrē visi rakstiskie materiāli, pat e-pasta ziņojumi. Kad esat pabeidzis rakstīt, koriģējiet savu darbu. Jums var būt nepieciešams to rediģēt. Korektūru pārlasa tas, ko jūs rakstījāt, lai pārliecinātos, ka visi galā esošie vārdi pareizi uz papīra. Tā kā mūsu smadzenes darbojas ātrāk nekā mūsu pirksti, varat izlaist vārdus, atstāt beigas vai izmantot nepareizu homonīmu (piemēram, "tur", nevis "viņu"). Korektūra aiztur šīs kļūdas. Protams, viena rindiņa e-pasta korektūra ir vienkārša, un, tikmēr, kā to iespiežat, var vienkārši pievērsties uzmanībai.
Tomēr, ja jūs rakstāt instrukciju, korektūra būs sarežģītāka un ilgāks.
Kad esat pabeidzis materiāla korektūru, ir pienācis laiks rediģēt. Dažreiz korektūru un rediģēšanu var veikt vienlaikus, taču tas ir efektīvāks, ja tos veic secīgi.
Rediģējamais iemesls ir labot vai mainīt to, ko jūs rakstījāt, lai padarītu materiālu skaņu (un lasītu) labāk. Rakstot uzņēmumam, tas nozīmē kļūdas noteikšanu un teksta iespējami skaidru un kodolīgu formulēšanu.
Tu neesi rakstījis romānu
Kad rakstāt par biznesu, jūs nerakstāt nākamo "lielisko amerikāņu romānu". Jūsu rakstiskajam rakstam jābūt pēc iespējas aprakstošam, bet jums nav nepieciešams krāsot spilgtus vārdu attēlus, izmantojot daudz lielu vārdu un runas figūru. Ja jūs domājat "stikla mājas", nerakstiet "stiklveida mājokli", rakstiet "stikla mājas".