Sapulču pārvaldības atslēga - Stand PAT
Daži vadītāji izmanto PAT
pieeja sanāksmēm, kas prasa P urpose, A genda un T imeframe. Apcietinot dalībniekus ar šiem kritiskajiem konteksta aspektiem pirms sesijas, tiek nodrošināts, ka cilvēki parādās gatavi piedalīties un atbalsta kopējo sapulces nolūku. Skaidrs PAT kontūras palīdz nodrošināt produktīvu sesiju.
Jums vajadzētu būt iespējai visvairāk noteikt sapulces mērķi ar 1 vai 2 teikumiem. "Šī sanāksme ir plānot jaunu mārketinga kampaņu" vai "šī sapulce ir pārskatīt kuģniecības jauno politiku attiecībā uz atdošanas apstrādi." Mērķis palīdz nodrošināt, ka ikviens zina, kāpēc viņi ir tur, kas jādara, un kā virzīt progresu un virzīties uz secinājumu.
Iestatiet darba kārtību. Norādiet priekšmetus, kurus jūs gatavojaties pārskatīt / diskutēt / pārbaudīt. Man patīk piešķirt laika ierobežojumu katram darba kārtības punktam (sk. Zemāk) un identificēt personu, kas ir atbildīga par diskusijas regulēšanu. Iestatiet laika periodu; vismaz nosaka sākuma un beigu laiku.
Es arī ieteicu noteikt darba kārtības katra posteņa ilgumu. Tiem jāsasniedz kopējais sanāksmju termiņš.
Sāciet sanāksmes laikā
Ja jūs strādājat kādā no šīm kultūrām, kur cilvēki ik dienas ieliec sanāksmēs līdz pat piecām vai desmit minūtēm pēc plānotā starta laika, ir pienācis laiks sākt jaunu tendenci.
Viens uzņēmums mudina tā vadītājus slēgt durvis plānotajā starta laikā, un tie, kas ir novēloti, nav aicināti apmeklēt. Kaut arī tas var būt daudz drakoniskāki nekā jūs jārīkojas, jums nevajadzētu būt neuztraucienam par sapulces sakārtošanu, mērķa pārskatīšanu un cerību un laika apstiprināšanu.
Negaidiet, līdz stragglers parādās. Kad kāds ierodas vēlu, neatgriezieties atpakaļ un pārskatiet to, kas jau ir ietverts. Turpiniet ar savām tikšanās tēmām. Tas būs neērti par izaicinājumu un uzlabos izredzes ierasties uz laiku nākamajā sanāksmē.
Ja sanāksmes organizētājs / sponsors neparādās savlaicīgi, uzskata, ka sanāksme ir atcelta un atgriezties darbā. Piecu līdz septiņu minūšu gaidīšanas periods ir saprātīgs. Likmes ir tādas, ka sanāksmju organizētājs nonāca negaidītas grūtībās un dod priekšroku tam, lai jūs netērētu savu laiku, kad gaidāt viņu.
Saglabājiet sapulci par tēmu
Laba prakse ir piešķirt kādai personai pienākumu noturēt ikvienu sapulces laikā. Pārāk bieži diskusijas dreifē un pēc tam pazemojas uz viedokļu, ideju, faktu un emociju virpuļošanu. Tā vietā jāpiešķir loma un jāinformē ikviens apmeklējums, kuru šī persona iesaistīs, ja un kad diskusija notiks no darba kārtības un konkrētas diskusijas.
Dažos uzņēmumos šī loma ir minēta kā "Traffic Cope", savukārt citās - "Topic Keeper". Neatkarīgi no etiķetes, šī loma ir ļoti noderīga, lai stiprinātu sanāksmju efektivitāti un produktivitāti.
Ja rodas papildu tēmas, kas ir ārpus darba kārtības, bet ir svarīgi apspriest, tās būtu skaidri jānosaka un jāiekļauj "autostāvvietā" turpmākai izskatīšanai un diskutēšanai vai atsevišķai sanāksmei. Sapulces īpašnieks patur tiesības atļaut nelielu atšķirīgu diskusiju, ja tas atbalsta kopējo sanāksmes mērķi.
Saglabāt un izplatīt sapulces piezīmes / protokolus
Personai, kas nav sanāksmes organizētājs, jāsaglabā sanāksmes protokols. Labs protokolu ieraksts būs:
- Sanāksmes laiks, datums, atrašanās vieta
- Mērķa apraksts
- Dienas kārtības kopija
- Dalībnieku saraksts un saraksts ar tiem, kuri nepiedalījās
- Detalizēts secinājumu kopsavilkums, darbības posteņi, pienākumi un pabeigšanas datumi. Daudzi pieņēmēji izmanto darba kārtību kā rokasgrāmatu secinājumu un darbību uzskaitīšanai.
- Plānota pēcpārbaudes sanāksme, ja tā patiešām nepieciešama.
Vislabāk izplatīt sapulces piezīmes pēc iespējas ātrāk pēc sanāksmes noslēguma un pilnīgi vienas darba dienas laikā. Minūtes un piezīmes ir nozīmīgs atgādinājums dalībniekiem, kā arī informācijas avots citām ieinteresētajām pusēm vai tiem, kuri neatbilda sanāksmei. Minūtes ir lielisks līdzeklis, lai piesaistītu cilvēkus un komandas, lai atgādinātu par veiktajām turpmākajām darbībām.
Bottom Line uz tagad:
Iespējams, ka sanāksme radīs pozitīvu iznākumu, palīdzot virzīt projektus un cilvēkus, vienkārši neuzskatu to. Daži rūpīgi un mērķtiecīgi nostiprinot jūsu sapulces vadības metodes uzlabos jūsu izredzes vadīt lielisku iznākumu.
-
Atjaunoja Art Petty