1. Atceries tavu izturēšanos
Pat pasaulē, kurā mēs steidzamies, lai pēc iespējas ātrāk paveiktu darbu, lai pārietu uz nākamo uzdevumu, ņemiet laiku, lai savā e-pastā izmantotu labas izturēšanās.
Neuztraucieties pateikt "lūdzu" un "paldies".
Risinot cilvēkus, kurus jūs nezināt vai vispār nezināt vai kuriem ir tikai oficiālas attiecības, uzrunājiet tos pēc sava vārda un uzvārda, ja vien viņi nav lūguši to darīt citādi. Piemēram, sakiet "dārgais kungs balts" vai "dārga kundze kundze". Ja jūs atbildat uz e-pastu un sākotnējā ziņojuma sūtītājs to ir parakstījis tikai ar savu vārdu, varat droši pieņemt, ka ir pareizi tos risināt vienādi.
2. Skatīties savu signālu
Tonis ir tas, kā jūs kā rakstnieks var paust savu attieksmi e-pasta ziņojumā. Tas ietekmē to, kā tas tiek saņemts. Jūs parasti vēlaties pārliecināties, ka saņēmējs saskaras ar cieņu, draudzību un pieejamību. Jūs nevēlaties izklausīties sarežģīts vai prasīgs. Atkārtoti nosūtiet ziņu vairākas reizes pirms nospiežat nospiestu.
Rakstot kādam, ar kuru jūs iepriekš sazinājāties, sāciet sakot kaut ko draudzīgu, piemēram, "Es ceru, ka jums ir labi." Kaut arī emoji var palīdzēt jums tonālo signālu padarīt vieglāk, atturēties no to izmantošanas profesionālajā e-pastā, ja vien jūs nerunājat kādam, ar kuru jums ir ļoti neformālas attiecības.
Nekad nelietojiet tos, rakstot potenciālajam darba devējam.
Vienmēr tiek uzskatīts, ka slikta e-pasta etiķete, lai rakstītu e-pastu vai daļu no visiem visiem lielajiem burtiem. Tas liks jums izskatīties kā jūs kliegšana.
3. Esi īss
Aizņemtiem cilvēkiem nav ne laika, ne vēlmes pavadīt vairāk nekā minūti, lasot atsevišķu e-pastu.
Ja vēlaties ļaut savam adresātam ātri izlasīt ziņojumu un to joprojām saprast, jums tas jādara īss.
Tomēr neizlasiet atbilstošās detaļas. Pārliecinieties, ka jūsu ziņojums skaidri norāda iemeslu, kāpēc tas vispirms tiek rakstīts. Neviens ietaupa laiku, ja jūs nonākat turp un atpakaļ, kamēr mēģināt izskaidrot informāciju, kuru esat izlaiduši.
4. Izvairieties no teksta saīsinājumu izmantošanas
Pat ja jūs vēlaties ietaupīt laiku, nevajadzētu izmantot īsziņu saīsinājumus savā profesionālajā e-pastā. Ja jūs daudz tekstā rakstiet, kā to dara daudzi cilvēki, jūs, iespējams, esat pieradis izmantot sava veida stenogrāfi, lai runātu ar saviem draugiem. Piemēram, jūs, "jūsu" un "lūdzu" vietā jūs varat izmantot "u", "ur" un "plz". Šīm saīsinājumiem nav vietas darījumu sarakstē, ja vien saņēmējs nav cilvēks, ar kuru jums ir gadījuma attiecības.
5. Izmantojiet profesionālu e-pasta adresi
Ziņojumiem, kas saistīti ar jūsu pašreizējo darbu, vienmēr izmantojiet e-pasta adresi, kuru jūsu darba devējs ir piešķīris. Tomēr jūs nedrīkstat to izmantot, lai sūtītu ziņas, kas nav saistītas ar jūsu darbu, piemēram, ja meklējat jaunu. Tā vietā izmantojiet personīgo e-pasta kontu.
Ja jums nav personīga konta, piemēram, tāda, kuru jūsu interneta pakalpojumu sniedzējs ir sniedzis, reģistrējoties pakalpojumam, saņemiet bezmaksas e-pasta kontu.
Izmantojiet Gmail vai citu pakalpojumu, lai iestatītu profesionāli izklausāmu adresi. Neizmantojiet neko dumjš vai domājošs. Jūsu pirmais vārds un uzvārds vai jūsu pilns vārds ir atbilstoša izvēle.
6. Neaizmirstiet pareizrakstības un gramatikas skaitļus
Ir obligāti, ka jūs korektūru savu e-pastu uzmanīgi. Nekad neaizmirstiet šo kritisko soli neatkarīgi no tā, cik esat aizņemts. Lietas, kurām vēlaties būt uzmanīgam, ir pareiza pareizrakstība un pareiza gramatika. Pareizi ievadot pareizrakstības vārdus, jūs arī vēlaties pareizi uzrakstīt vārdu, tostarp saņēmēja vārdu un viņa vai viņas uzņēmuma nosaukumu.
Esiet uzmanīgi, ja pārāk lielā mērā paļaujaties uz pareizrakstības pārbaudītājiem. Viņi, iespējams, nepareizi uztver vārdu nepareizus rakstzīmes. Piemēram, pareizrakstības pārbaudītājs neievēros teikumā teikumu "Man ir tev jautājumi", lai gan šajā kontekstā tam jābūt "diviem". Pārbaudiet dubultās rakstības, kuras jūs nezināt, izmantojot bezmaksas tiešsaistes vārdnīcu, piemēram, Merriam-Webster.