5 veidi, kā atšķirt projekta darbu un parasto darbu
Kad es runāju ar cilvēkiem komandās, viņi bieži man apgalvo, ka viņi nav pārliecināti, vai viņi strādā pie projekta vai "vienkārši" dara biznesu kā parasti. Abas lomas ir vajadzīgas organizācijā un vienādi derīgas, taču tas var palīdzēt saprast, ar ko jūs strādājat, lai labāk varētu redzēt, kur tas iekļaujas organizācijā kopumā.
Noskaidrojiet atšķirību, lai jūs būtu pārliecināti par to, kas ir projekts, un kas ir daļa no uzņēmējdarbības, kā parasti. Projektu un uzņēmējdarbības starpā pastāv piecas galvenās atšķirības kā parasti. Jūs bieži redzēsiet "bizness kā parasti" saīsināti kā BAU.
Projekti maina biznesu; BAU identificē maiņu
Pirmkārt, mainās pārmaiņas.
Bizness kā parasti darbojas biznesā. Viņi uztur gaismas. Viņi apkalpo klientus, un viņi sasniedz mērķus. BAU komandas arī ir pirmie, kas uzzina, kad esošie biznesa procesi nedarbojas un vairs nav piemēroti mērķiem. Kad tas notiks, BAU komandas ir tās, kas nosaka vajadzību pēc pārmaiņām.
Pārvaldnieks, veicot stratēģisku pārskatu, var ieteikt, kādas izmaiņas šai nodaļai vai uzņēmējdarbības vienībai ir jāveic, lai sasniegtu savus mērķus. Vai arī spilgta dzirkstele departamentā varētu ierosināt izmaiņas, izmantojot darbinieku ieteikumu shēmu.
Spektra otrajā galā jums var būt visaptverošs biznesa gadījums, ko izstrādājis vecākais vadītājs, lai veiktu izmaiņas, kas nepieciešamas, lai palīdzētu to sadalīšanai sasniegt gada mērķus.
Tas ne tikai racionalizē biznesa procesus. Personas, kas strādā BAU lomās, arī var saprast, ka pārmaiņas ir būtiskas sakarā ar izmaiņām reglamentējošajā regulējumā vai organizācijas konkurences apstākļos.
Frontline darbinieki strādā, lai sniegtu stratēģiju, un viņi zina, ko viņi vēlas būt savādāki, lai tur nokļūtu.
Projekti ir šo pārmaiņu ieviešanas mehānisms. Projekti nodrošina izmaiņas BAU funkcijās un caur tām, izmantojot projektu vadību. Mēs noskaidrosim, kāda ir projektu vadība. Projekta organizācija strādā pie izmaiņu ieviešanas, ko BAU komandas ir noteikušas. Tas notiek, tiklīdz tas ir izgājis projekta apstiprināšanas procesu, kas parasti ir uzņēmējdarbības gadījums un augstākā līmeņa vadības apstiprinājums.
Tas nenozīmē, ka cilvēki, kas piedalās projekta lomā, nekad nevar ieteikt uzņēmējdarbības prakses uzlabojumus, bet viņi to darīs saskaņā ar viņu kā darbinieka lomu, nevis kā projekta lomas daļu.
Šis sadalījums, ko jūs arī dzirdēsiet kā "mainīt uzņēmumu, vadīt uzņēmumu", ir pamanāms arī projektu beigās. Izmaiņas, ko īsteno projekts, ir produkcijas piegāde. Tas varētu būt jauna programmatūra, ēka, jauns pakalpojums vai kaut kas cits. BAU komanda ir atbildīga par to, lai to izdarītu un labi izmantotu, lai sniegtu uzņēmējdarbības priekšrocības. Citiem vārdiem sakot, projekts nodrošina spēju gūt labumu, un BAU operācijas izmanto šo spēju, lai gūtu priekšrocības.
Projekti Pārvaldīt risku; BAU mazina risku
Lai biznesam kā parasti būtu efektīvas funkcijas, jūs atradīsiet, ka BAU komandas cenšas mazināt visu risku darbībām. Laba lieta ir iegūt nenoteiktību biznesā, lai uzlabotu organizācijas stabilitāti un atkārtojamus procesus.
Projektiem ir sava unikāla un nenoteikta rakstura būtība. Uzņēmums nedaudz pavirzījies uz nezināmu, veicot projektu, jo tas ievieš izmaiņas un piegādā kaut ko tādu, kas agrāk nebija.
Tādēļ projekta komandas pieeja riskam atšķiras no organizācijas BAU puses. Projektu vadītāji cenšas pārvaldīt gan pozitīvu , gan negatīvu risku, lai iegūtu vislabākos rezultātus. Tas varētu ietvert risku mazināšanu, lai mēģinātu ierobežot iespējamību, ka tas notiks, bet tas ietver arī citas riska pārvaldības stratēģijas.
Maz ticams, ka jūs kādreiz dzēsīsiet risku projektam, bet, iespējams, to varēsiet darīt labu operacionālu iemeslu dēļ jūsu BAU darbā.
Projekti ir saistīti ar laiku; BAU pastāv
Projektiem ir sākums, vidusdaļa un beigas. Šis ir projekta dzīves cikls . Patiešām, projekta visvairāk noteicošais raksturs ir tas, ka tas beidzas. Projekta vadītājs un projekta komanda šajā laikā strādā pie projekta. Tad komanda tiek pārtraukta nodošanas laikā un beigu fāzē.
BAU neapstājas. Jūs, protams, varat slēgt funkciju vai pārtraukt procesu, ja tas vairs nav vajadzīgs uzņēmumam, lai gan tas tiktu pārvaldīts kā projekts! BAU funkcija nodrošina nepārtrauktu darbu bez paredzama beigu datuma.
Projektus var kapitalizēt; BAU bieži vien nevar būt
Projekti var tikt kapitalizēti, un bieži vien BAU nevar - jūs izmantojat savas darbības izmaksas, kā parasti. Citiem vārdiem sakot, projektu grāmatvedības procedūras un "citi" uzdevumi ir atšķirīgi.
Projekta finansējums bieži ir saistīts ar aktīvu nodošanu ekspluatācijā, kas nozīmē, ka izmaksas var kapitalizēt. Atsevišķos gadījumos atkarībā no tā, kur jūs atrodaties pasaulē un vietējos grāmatvedības noteikumus, jūs pat varat izmantot projekta izmaksas zem līnijas.
BAU izmaksas parasti uzskata par operācijām (darbības izdevumi) un tiek izsekotas uzņēmuma peļņas un zaudējumu pārskatos.
Projektu finansējums un uzņēmējdarbības finansēšana kopumā ir ļoti specializēta joma, tāpēc vienmēr vislabāk ir konsultēties ar saviem finanšu speciālistiem, pirms pieņemat lēmumus par to, kas būtu un ko nevajadzētu izmantot jūsu organizācijā. Grāmatvedības noteikumi atšķiras katrā valstī un pat no organizācijas uz organizāciju, kur atsevišķiem uzņēmumiem ir īpaši procesi un veidi, kā rīkoties.
Ja rodas šaubas, vienmēr pārbaudiet!
Projekti ietver starpfunkcionālas komandas; BAU piesaista funkcionālās komandas
Visbeidzot, liela atšķirība ir projektu komandu sastāvā. Projekti parasti ietver daudznozaru ekspertu grupas, kas apvienojušās, lai sniegtu konkrētu produkciju. Zināt, kā motivēt projektu komandu, ir svarīgi, jo reizēm projekti sākas bez mērķa, kas tiek darīts zināms visiem. Ja cilvēkiem nav skaidras izpratnes par to, ar ko viņi strādā, viņi parasti nedarbojas savā labākajā darbā.
Projektu komandas veido cilvēki, kuri pilda īpašas lomas. Tie nav darba virsraksti, bet gan pozīcijas projektā ar atšķirīgiem pienākumiem. Galvenās lomas projekta komandā ir:
- Projekta sponsors
- Projektu menedžeris
- Vecākais piegādātājs (organizācija, kas ir atbildīga par darbu, kas varētu būt iekšēja komanda, piemēram, IT, ārējs līgumslēdzējs vai pārdevējs)
- Klients (tas varētu būt iekšējais klients, piemēram, cits nodaļas vadītājs vai klientu apkalpošanas organizācijā klients, par kuru jūs piegādājat projektu)
- Mērķa eksperti (cilvēki, kurus komanda uzņemta projekta vai tā daļas laikā, kuri izmanto savas zināšanas, lai sekmētu projekta panākumus).
Uzziniet vairāk par lomām projekta komandā .
No otras puses, BAU darbu pārvalda funkcionālas komandas. Tie ir eksperti pašu labā, bet sagrupēti kopā kā sadalījums un parasti ar pārrobežu funkcionalitāti mazāk pārklājas ar citiem departamentiem nekā projekta komandām.
Parasti ir ļoti skaidrs, par ko viņiem vajadzētu strādāt, un komandas mērķiem. Viņiem būs skaidri mērķi un redzējums par departamenta lomu uzņēmumā. Piemēram, būtu klientu apkalpošanas komanda, kas strādā kā daļa no lielāka klientu apkalpošanas nodaļas, kurā klienti apstrādā zvanus un e-pastus par jūsu produktu.
Tas ir sarežģīti: pārklājas. Piemēram, klienta zvanu centra komandas līderis ir savā jomā speciālists. Tos var norīkot darbā projekta komandā, lai pārvaldītu darba paketi un resursus, kas saistīti ar projekta daļas piegādi, kas saistīta ar klientu saskarsmi. Bet viņu projekta darbā viņi uzņemas Mērķa eksperta lomu, nevis klientu apkalpošanas komandas vadītāju. Kā projekta komandas loceklis viņi būs atbildīgi par savu projekta budžeta daļu un viņiem ir liela rīcības brīvība attiecībā uz to, kā tiek veikts darbs, lai sasniegtu gala mērķus. Viņiem, iespējams, tas nav to BAU lomai.
Konflikts starp BAU un projektiem
Projektu darbs un BAU darbs var sēdēt labi blakus viens otram, bet biežāk nekā nav, pastāv spriedze. Tas notiek tāpēc, ka projekti cenšas mainīt status quo. Status quo darbojas diezgan labi, un cilvēki lielākoties nav tādi paši kā pārmaiņas, tāpēc tur vienmēr ir mazliet spriedze.
Otrkārt, ja jūs lūdzat cilvēkiem pievienoties projekta komandai, viņi var ciest no lojalitātes konflikta. Vai viņu pirmā atbildība ir viņu dienas darbā vai projektā? Šeit var palīdzēt skaidri izteikti mērķi un stingra apņemšanās pārvaldīt projektu, kā arī uzturēt sakaru līnijas, lai viņi zinātu, kāda ir uzņēmuma un komandas prioritāte.
Treškārt, uzņēmējdarbības turpināšana vienmēr ir prioritāte. Tas ir saistīts ar projektu komandām, kas varētu redzēt savu finansējuma samazinājumu, galvenie resursi, kas tiek piesaistīti atpakaļ BAU lomām, un termiņi ir kavēti, jo darbs, kas saistīts ar organizācijas ikdienas darbību saglabāšanu, pievērš uzmanību.
Projektu vadītāji var sašauties ar to, bet tas vienmēr būs tāds pats, un tam vajadzētu būt. Nav nekādas jēgas nodibināt fantastisku projektu, ja uzņēmums šobrīd ir pārcēlies un neviens nav atstājis izmantot to, ko esat izveidojis!
Ņemot vērā šos norādījumus, būtu viegli redzēt, vai strādājat ar projektiem vai BAU, vai abiem.