Lai arī šī definīcija var šķist sarežģīta, projekta vadības principi patiesībā sakņojas veselajam saprātīgumam un praktiskumam.
Neatkarīgi no tā, vai vēlaties nodrošināt projektu vadību saviem klientiem, vai jūsu mērķis ir kļūt par projekta vadītāju, pakāpeniski apsveriet projekta vadības pamati. Pirms sākat, nosakiet, vai pakalpojums, kuru jūs gatavojaties piedāvāt (vai uzdevums, kuru jūs izmantojat), patiešām ir projekts.
Vispārējā vadība salīdzinājumā ar projektu vadību
Kā jūs izlemjat, vai kaut kas ir vai nav projekts? Lai to pārtrauktu, nošķiriet divas dažādas pārvaldības jomas funkcionālajā (vai vispārējā) vadībā un projektu vadībā.
Funkcionāla vai vispārēja vadība ir nepārtraukta uzdevuma izpilde. Viens piemērs varētu būt tad, ja jums pieder tehnoloģiju uzņēmums un jums ir klients, kuram sniedzat rezerves atbalstu, un jūs pastāvīgi pārvaldāt savu ikgadējo kontu, dublējot savus serverus un nodrošinot tiem iknedēļas darbības pārskatu. Ja jūs to veicat piecus gadus un ar klientu ir pagarināms līgums, jūsu darbs ir nepārtraukts un tāpēc vispārējs vai funkcionāls.
Ja tomēr jūsu klients vēlas ieviest jaunu satura vadības sistēmu, un viņiem ir viens gads, lai izstrādātu jauno sistēmu un lūdz jums vadīt savu attīstību, jūsu klients ir iesaistījies tev projektā.
Tāpat, ja strādājat ar personāla resursiem, un jūsu darbs ir vadīt nodaļas budžetu un uzraudzīt junioru partnerus, tad jums ir funkcionāls darbs, jo tas ir nepārtraukts darbs, kam nav noteikta apdare.
No otras puses, ja jums ir tāds pats personāla darbs, un jūsu nodaļas direktors lūdz jūs ieviest jaunu darbā pieņemšanas programmu (kā arī norādīt termiņu un budžetu) un padarīt jūs par projekta vadītāju, tāpēc tas ir projekts, jo tas ir sākuma un beigu datums, un uzdevums notiek tikai vienu reizi.
Jūsu projekta vizualizēšana trijās daļās
Tagad, kad jūs saprotat, kas ir projekts, varat rūpīgāk uzzināt projektu vadību. Piemēram, pieņemot darbā programmu, tagad, kad jūs zināt, ka ir nepieciešams projekts, nākamais solis ir norādīt nepieciešamo apjomu, laiku un budžetu.
Projektu vadība ir darbā pieņemšanas programmas projekta darbības jomas, budžeta un laika plānošana, organizēšana un kontrole. Lai palīdzētu vizualizēt projektu, uzzīmējiet vienkāršu piramīdu. Katra piramīdas rinda ir viena no trim galvenajām projekta daļām (ti, darbības joma, laiks un budžets). Tukša vieta piramīdas vidū ir piegādātā produkta kvalitāte . Piramīda ir svarīgs rīks, kas jāpatur prātā, plānojot projektu, jo jūsu trīs galvenās daļas pieaug vai samazinās, ietekmējot produkta kvalitāti.
Projekta darbības joma
Nosakot darbības jomu, bieži vien ir visgrūtāk un sarežģītākā projektu vadības daļa.
Sīkāka informācija par projektu sākumā parasti nav zināma, tādēļ, novērtējot, kādas darbības un uzdevumi ir vajadzīgi projekta izpildei, jāņem vērā pārdomāti. Darbības joma sastāv no visām dažādām aktivitātēm un uzdevumiem, kas tiks veikti, lai iegūtu galaproduktu, kuru jūs piegādājat. Projekta darbības jomas definēšana palīdzēs jums noteikt laiku un budžetu, kas jums būs nepieciešams, lai pabeigtu projektu. Labs veids, kā sākt, ir vienkārši pierakstīt to, kas, jūsuprāt, ir vajadzīgs, lai pabeigtu uzdevumu. Pēc tam konsultējieties ar citiem, lai iegūtu visaptverošu pārskatu par visām iesaistītajām darbībām.
Projekta laiks
Kad esat izveidojis sākotnējo darbības jomu, jūs varat sākt piešķirt laiku katrai darbībai un uzdevumam, kā arī aplūkot projektu lielāku attēlu. Pajautājiet sev, kādas aktivitātes notiks vienlaikus un kas notiks pēc kārtas.
Tāpat pievērsiet īpašu uzmanību tam, cik daudz cilvēku pārskatīs projekta aktivitātes, jo tas ietekmēs laiku, kas nepieciešams, lai pabeigtu darbību. Tas ir pārsteidzoši, cik ilgi vienkāršu uzdevumu var veikt, kad trīs cilvēkiem ir nepieciešams to pārskatīt. Pēc tam, kad ir aprēķināts laiks, kas nepieciešams, lai pabeigtu kopīgās darbības un uzdevumus, jūs esat gatavs izveidot projekta grafiku, pēc kura projekta komanda sekos.
Projekta budžets
Šajā brīdī esat izveidojis projektu (projekta apjomu) un garumu (laiku), tagad ir pienācis laiks noteikt budžetu. Līdzīgi kā laika aprēķināšana projektam, jums bieži ir jākonsultējas ar citiem, tostarp nodaļu vadītājiem, lai noteiktu precīzu budžetu. Budžets sastāv no vairākiem apsvērumiem, tostarp par to, kā tiek izmantoti cilvēki un materiāli, kas iesaistīti veiktajās darbībās, un cik ilgi viņi (ti, cilvēki) būs vajadzīgi un izmantotie materiāli.
Komunikācija ir atslēga
Bieži vien klients (vai boss) vēlas, lai projekts tiktu izpildīts iepriekš noteiktā laikā un budžetā, neņemot vērā projekta darbības jomu. Problēma ir tāda, ka gandrīz vienmēr projekta darbības jomu nevar pamatoti pabeigt, ņemot vērā laika un budžeta ierobežojumus. Līdz ar to, projekta vadības daļa ir sarunas par projekta darbības jomu ar klientu vai boss. Visā sarunu procesā, kā arī visā projekta garumā, laba skaidra komunikācija ir vienīgā svarīgākā prasme, kas jums būs nepieciešama. Jo skaidrāk jūs saskaraties ar problēmām pa ceļam, jo laimīgāks būs jūsu klients vai boss.