- Darbības joma
- Risks
- Pieņēmumi
Šajā rakstā ir izklāstīti trīs būtiskie projekta vadības nosacījumi un ietvertas saites un ieteikumi papildu lasīšanai.
Darbības joma
Projektu vadībā darbības joma ir robežu kopums, kas definē projekta apjomu.
Darbības joma apraksta to, kas projekta iniciatīvas rezultātā jāpiegādā klientam.
Izpratne par darbības jomu ļauj projekta vadītājam un projekta komandai saprast, kas atrodas projekta iekšpusē vai ārpus tās. Ja kaut kas "nav piemērojams", to neņem vērā projekta plānošanas darbā . Darbības, kas ietilpst darbības jomas robežās, tiek uzskatītas par "darbības jomu" un tiek uzskaitītas grafikā un budžetā. Ja darbība nonāk ārpus robežām, to uzskata par "ārpus darbības jomas" un nav plānota.
Neatkarīgi no tā, vai esat projekta vadītājs vai projekta komandas dalībniece, jūs vēlaties apsvērt, vai kaut kas ir darbības sfērā vai ārpus tā, kā jūs virzāt uz priekšu.
Piemēram, iedomājieties, ka klients ir lūdzis veidot vietni. Kā jūs izklāsta projekta darbības jomu (vai nosaka robežas), jūs norādāt šādus objektus kā darbības jomu:
- Vietnes dizains un ietvaru diagrammas
- Izmēģinājuma gultas izveidošana
- Kodēta apstiprināta karkass
- Grafikas izstrāde tīmekļa vietnes tēmai
- Testēšana un atkļūdošana pirms vietnes publicēšanas
Projekta gaitā klients lūdz jūs iekļaut uzņēmuma videoklipu pārskatu. Videoklips nav norādīts projekta darbības jomā, un tādēļ tas nav piemērojams.
Lai gan jūs, iespējams, labprāt darīsit video darbu par papildu samaksu, tam būs jāpārskata projekta darbības joma un izmaksas un laika novērtējums.
Ja nav skaidra un saskaņota dokumenta joma, videoklipa jautājums, iespējams, kļuvis strīdīgs starp jūsu komandu un klienta pārstāvjiem. Skaidrs darbības jēdziens ļāva jums atbrīvoties no situācijas un kārtīgi mainīt izmaiņas.
Tātad, kā jūs varat noteikt, kas ir vai nav piemērojams? Vispirms jūs vēlaties aprakstīt visus projekta datus, kurus jūs šobrīd zināt, pamatojoties uz diskusijām ar klientu vai projekta īpašnieku. Tad jūs vēlaties izdarīt galvenos pieņēmumus, kas virzīs to, kas tiek ņemts vērā vai nav iekļauts.
Pieņēmumi
Jau kādā brīdī savā dzīvē jūs, iespējams, teicāt: "Nekad nepadariet pieņēmumus". Tomēr pieņēmumi projektu vadībā ir ikdienas darbības. Pieņēmumi palīdz definēt jomu un riskus, kā arī precizē jūsu laika un izmaksu aprēķinus. Protams, ir būtiski dokumentēt un apstiprināt savus pieņēmumus.
Apsveriet kaut ko vienkāršu, piemēram, izveidojot grāmatu. Pieņemsim, ka tavam draugam ir ideja par kafijas galdu grāmatu un ir lūdzis jūs pārvaldīt projektu. Viņa pirmais pieprasījums ir par budžetu, lai viņš varētu nodrošināt finansējumu.
Kā jūs definējat darbības jomu, ir skaidrs, ka jūsu draugs nav pārliecināts par daudzām detaļām, tostarp lapu skaitu, attēla iekļaušanu, seguma stilu un lapas svaram. Tā kā visi šie faktori ietekmēs izmaksu un ražošanas sarežģītību, jums būs jāpieņem pieņēmumi par specifikācijām un jāpārliecinās, ka šie pieņēmumi ir pieņemami vai nepieņemami ar jūsu draugu.
Pēc tālākas diskusijas jūsu draugs stāsta, ka viņš plāno iekļaut 50 grāmatas fotoattēlus. Jūs varat pamatot savu pieņēmumu ar 50 attēliem vai, paredzot, ka šis skaitlis laika gaitā palielinās, jūs varat izdarīt pieņēmumu, ka no 75 līdz 90 lappusēm ar attēliem.
Jūs varat redzēt, kā arī pieņēmumi tieši ietekmē grafiku. Piemēram, iedomājieties, ka jūs vadāt projektu parkā, kurā ir paredzēts izveidot šūpoles.
Izveidojot savu projektu, jums piešķir budžetu un piešķir komandas locekļus, no kuriem viens ir atbildīgs par materiāliem. Kad jūs izveidojat savu grafiku, jūs lūdzat personai, kas atbild par materiāliem, kad cements nonāks. Šī persona atbild, ka viņš nezina, kad tiks piegādāts cements, bet viņš uzskata, ka tas notiks no 1. jūnija līdz 10. jūnijam. Kad jūs izveidosiet savu darbības jomu un grafiku, jūs pieņemsit, ka cements nonāks ne vēlāk kā 10. jūnijā. Piemēram ir divas priekšrocības pieņēmumu izdarīšanai.
Pirmais ieguvums ir tas, ka pieņēmums par cementa saņemšanu ne vēlāk kā 10. jūnijā ļauj plānot darbības, kuras balstās uz cementa ienākšanu. Otrs ieguvums ir tas, ka tā nodrošina personai, kas atbild par materiāliem, kam termiņš piegādāt cementu, ko viņš pēc tam var nodot savam piegādātājam. Tā ir netīši izveidojusi galveno termiņu, lai projekts varētu virzīties uz priekšu.
Pieņēmumu noteikšana nosaka kritērijus, kurus projekta laikā bieži pārskata, lai palīdzētu projekta komandai saglabāt darbības jomu, laiku un budžetu. Bet kas notiek, ja pieņēmumi ir nepareizi? Tas ir risks, kad rodas risks.
Risks
Kad esat izveidojis savu darbības jomu un noteikusi pieņēmumus, kas ir aiz darbības jomas un aplēsēm, jūs vēlaties sākt novērtēt riska jomas . Projektu vadībā pastāv risks, ka tas ir reālajā pasaulē; tas ir risks vai iespēja, kas var radīt bojājumus. (Piezīme: Projektu vadības institūts un Zināšanu projektu vadības organizācija PMBOK piedāvā detalizētu risku un veidu definīciju un nosaka projektu riska pārvaldības sistēmu.)
Visiem projektiem ir risks, un ja jūs esat projekta vadītājs vai projekta īpašnieks, ne tikai jūs esat atbildīgs par riska paredzēšanu, bet arī par savu darbu, lai paziņotu par šo risku iespējamo ietekmi projekta komandai un sagatavotu risku mazināšanai.
Risks nāk dažādos līmeņos. Dažreiz risks var tikai nozīmēt, ka projekts darbosies nedaudz savādāk vai sāksies neliels negaidīts pagrieziens. Tomēr dažos gadījumos risks var izraisīt katastrofālus rezultātus, kas pārvērš jūsu projektu uz priekšu.
Izmantosim spēļu laukuma scenāriju no iepriekš minētā cementa piemēra. Viens no riskiem ir tas, ka cements nenonāk līdz 10. jūnija pieņemtajam datumam. Kādas ir šī riska iespējamās sekas? Visas pēctecīgās darbības, kas seko pēc cementa izlaišanas, tiek aizkavētas šīs problēmas rezultātā.
Riski var būt arī pozitīvi. Apsveriet ietekmi uz projektu, ja cements parādās agrāk nekā gaidīts. Lai gan tas šķiet pozitīvs iznākums, tas joprojām rada problēmu visu citu projekta posmu grafikā un secībā.
Projektu vadītāji strādā ar savām projekta komandām, lai veiktu ideju un noteiktu iespējamos riskus. Viņi šo procesu sola tālāk un apskata iespējamo riska smagumu un tā iespējamību. Turklāt tie identificē personas, kuras vislabāk atbilst riska noteikšanai, un izstrādā vienotus riska mazināšanas plānus.
Daudziem uzņēmumiem ir sīki izstrādātas riska veidlapas, kuras viņi ir izstrādājuši laika gaitā un pieredzi ar citiem projektiem. Dažās nozarēs ir apkopoti riska profili, kas tiek izmantoti kā riska analīzes sākumpunkts. Daudzās nozarēs ir ļoti detalizēta statistikas analīze arī riska plānošanai.
Bottom Line
Nosacījumi: darbības joma, pieņēmumi un risks ir svarīgi projektēšanas vadības pasaulē. Izmantojiet šo rakstu kā sākumpunktu, lai sīkāk izpētītu šos un citus svarīgus projekta vadības nosacījumus.