Pēc definīcijas projekti ir pagaidu un unikālas iniciatīvas, atšķirībā no regulārām operāciju darbībām. Lai gan daudzi uzņēmumi paļaujas uz apmācītiem, sertificētiem projektu vadītājiem, kuri vada savas iniciatīvas, projektu prasmes arvien vairāk tiek pieprasītas visiem profesionāļiem.
Šis raksts piedāvā iepazīties ar projekta plānošanu jebkuram profesionālim, kurš vēlas izstrādāt tādas prakses, kas tik labi darbojas profesionāliem projektu vadītājiem.
Ņemiet laiku, lai patiesi definētu un plānotu savu projektu:
Projektu vadītāji saprot, ka plānošanā tiek iztērēta liela kopējā projekta ilguma daļa. Daudziem no mums ir tendence steigā sākt darbu, kas projektu pasaulē ir līdzīgs kā izlaižot norādījumus par jauno mēbeļu gabalu, ko jūs iegādājāties no kāda no šiem "samontēt sevi" mazumtirgotājiem. Iespējams, ka steidzība veikt darbu, neizlasot instrukcijas, kādā brīdī radīs dažas nopietnas problēmas.
Tā vietā, lai steigšoties tieši darbā, ir svarīgi noslaucīt dažus kritiskus jautājumus:
- Ko jūs tieši rada? Esiet pēc iespējas precīzāki.
- Kad tas jāaizpilda līdz?
- Kādi resursi (cilvēki, aprīkojums un budžets) jums ir pieejami, lai pabeigtu projektu?
Iepriekš minētie trīs elementi ir darbības jomas pamatelementi . Katrs projekta vadītājs strādā, lai precizētu darbības jomu pirms darba uzsākšanas.
Uzņēmuma svētku partijas iniciatīvas darbības jomas noteikšana:
Kompānijas brīvdienu svētku dienas izklāsta darbības joma varētu būt šāda:
Mūsu mērķis ir plānot un piegādāt uzņēmuma svētku svinības 100 darbiniekiem un viņu ievērojamiem citiem līdz decembra beigām par cenu, kas nepārsniedz 10 000 ASV dolāru. Mūsu plānošana un koordinēšana sastāv no četru locekļu komitejas, kuru pārrauga izpilddirektors. Pusei būs atvērta bārs, pārklāta maltīte, deserts un izklaide.
Vienkārši ņemot laiku, lai kuģis, ka vienkāršs, bet svarīgs paziņojums piedāvā spēcīgu vadlīnijas komandai, kas iesaistīta projektā. Ikviens saprot projekta būtību, laiku, resursus un budžetu.
Pārtraukt darbības jomu uz leju diskrētajos darba blokos:
Projektu vadītāji izveido kaut ko, ko sauc par darba sadalījuma struktūru, lai skaidrā un operatīvā veidā aprakstītu visu projekta darbu, kam kāds ir jāaizpilda konkrētā laika posmā. Jūsu situācijā darba sadalījums var ietvert:
- Identificējiet atrašanās vietu.
- Apstipriniet istaba pieejamību un nofiksējiet to ar depozītu.
- Izvēlieties pārtikas iespējas.
- Apstipriniet joslu un to, kas ir ietverts joslā.
- Identificējiet deserta iespējas.
- Izveidojiet un izdaliet uzaicinājumus ar ēdienu izvēli.
- Pabeigt pārtikas izvēli, pamatojoties uz atgrieztajiem ielūgumiem.
- Izlemiet izklaides veidu.
- Izklaides apskates iespējas un izvēlieties.
- Apstipriniet ēdamistabas noformējumu.
- Viesu pircēju dāvanas.
- Pasākuma koordinēšana un piegāde.
Projektu vadītāji varētu izstrādāt šo projekta darba sadalījumu, neņemot vērā resursus vai laiku, bet vairāk prāta vētras formātā. Kad visi projekta darbības jomas sasniegšanai nepieciešamie darbi ir noteikti, ir pienācis laiks to sakārtot, piešķirt pienākumus un lūgt komandas locekļu laika un izmaksu aprēķinus.
Projekta plāna izstrāde no darba sadalījuma:
Pēc iepriekšējā lapā norādītā vienkāršā darba sadalījuma pabeigšanas jums tagad ir jānodrošina:
- Apstipriniet, ka ir identificēti visi galvenie posteņi projekta darbības jomas sasniegšanai.
- Apstipriniet, kas rīkosies ar kādiem darba priekšmetiem, un izveidojiet atbildības matricu, kurā aprakstītas atbildīgās partijas galvenie darba uzdevumi.
- Pieprasa, lai katrs komandas loceklis pārskatītu savus uzdevumus, noteiktu laika un izmaksu aprēķinus, piezīmju iesniegšanas termiņus, apkopotu vajadzību pēc resursiem un nodrošinātu, ka viņi ir rūpīgi novērtējuši darbu, par kuru viņi ir atbildīgi.
Kad iepriekšminētie soļi ir pabeigti, projekta komandai jāsadarbojas, lai notikumus sakārtotu pareizā secībā, norādot konfliktus par resursiem vai iespējamiem plānošanas uzdevumiem. Piezīme: projekta vadītājs pabeigs šo soli, izveidojot tīkla diagrammu , aprēķinot kritisko ceļu un pēc tam plānojot resursus, bieži vien ar datorprogrammu palīdzību.
Jūsu mazākajam projektam, izmantojot neformālas metodes, viss, kas ir nepieciešams, var būt vienkāršs post-it piezīmju tipa pieeja vienumu izlikšanai secībā. Šis process ļaus jums izveidot pilnīgu priekšstatu par iesaistītajām darbībām un termiņiem lieliskas brīvdienu svētku ballītes plānošanai un piegādei!
Ļaujiet darba sākumam:
Tagad, kad esat pieņēmis laiku, lai pienācīgi izmantotu projektu, identificētu galvenos uzdevumus, secinātu uzdevumus un novērtētu laika un resursu prasības, jūs esat gatavs likt komandai strādāt pie noteiktiem pienākumiem. Neformālā projekta vadītāja loma ir uzraudzīt darbu, atbalstīt komandas locekļus un palīdzēt noteikt un atrisināt problēmas, kas rodas. Labs projektu vadītājs regulāri tiekas ar komandas locekļiem, lai novērtētu progresu un noteiktu un virzītu jaunos riskus.
Apakšējā līnija:
Tās pašas pieejas, kas izklāstītas iepriekš, var piemērot jebkurai projekta situācijai jūsu departamentā vai uzņēmējdarbības vienībā. Izstrādāt skaidru darbības jomu, identificēt darbu, piešķirt resursus, izstrādāt aplēses un grafiku, kā arī uzraudzīt un kontrolēt darbu. Jūsu prakses atzina un novērtē profesionālie projektu vadītāji savā darbavietā, un jūsu rezultāti būs daudz labāki nekā vienkārši lecot darbā, nedomājot par to. Labākais panākums ar jūsu nākamo iniciatīvu!
-
Atjaunoja Art Petty