Kura struktūra vislabāk jums?
Ir trīs kopējas organizatoriskas struktūras, un projektos tiek vadīti visi projekti: funkcionāls, projekts un matrica. Apskatīsim katra priekšrocības un trūkumus, lai jūs zināt, ar ko jūs saskaras, pievienojoties jaunai struktūrai.
Funkcionālā organizatoriskā struktūra
Funkcionālā organizatoriskā struktūrā projekta vadītājs un visi resursi strādā vienā un tajā pašā uzņēmuma nodaļā, piemēram, pārdošanas un mārketinga nodaļā. Parasti funkcionālais menedžeris ir vairāk varas nekā projekta vadītājs.
Priekšrocības
Funkcionālā struktūra dod jums vismazāko jaudu kā projekta vadītāju, bet piedāvā arī daudzas citas priekšrocības:
- Tas ir piemērots mazām komandām un maziem projektiem, jo funkcija pilnībā kontrolē komandas locekļus un citus nepieciešamos resursus.
- Jūs varat viegli piekļūt nepieciešamajiem ekspertiem, jo tie atrodas tajā pašā funkcionālajā jomā.
- Tas ir ātri, lai visus kopā atrisinātu ar projektu saistītas problēmas.
- Jūs varat ierobežot projekta saziņas līdzekļus, kas jums jāizmanto, jo komanda ir relatīvi maza un vienkārša.
- Jūs bieži saņemat entuziasmu komandas locekļus, kuri vēlas strādāt pie projekta, jo tas nodrošina viņiem karjeras iespējas. Projekta darbs var būt lielisks veids, kā motivēt savu komandu.
- Ja jūs nododat projektu kādai funkcionētai komandai, tā būs funkcionāla komanda, kurā strādājat, un tas var padarīt vieglāku projekta noslēgumu.
Trūkumi
Lai gan šai struktūrai ir daudz priekšrocību, arī jāapsver daži trūkumi:
- Darbs notiek tvertnē, kas var nozīmēt, ka jums nav piekļuves cilvēkiem ārpus jūsu funkcionālās sadalīšanas.
- Projekta komandas cilvēki varētu būt vairāk lojāli savam departamentam vai komandas menedžerim, nekā viņu darbs pie projekta, kas var radīt konfliktus.
- Liels projekts var nodrošināt funkcionālu projektu vadītāju no katras funkcijas. Tas var radīt darba apjomu, kas rodas plaisu dēļ, ja visi projektu vadītāji nedarbojas saskaņoti.
- Funkcionālo darbu var izolēt, jo jums nav iespējas plaši izplatīt sabiedrību. Stratēģiska uzmanība var būt grūtāka.
Projekta organizatoriskā struktūra
Specializētas komandas tiek apvienotas, lai strādātu pie projektu organizatoriskās struktūras. Projekta vadītājam, iespējams, ir atbildīga par projekta komandas locekļiem. Kā piemēru varētu minēt lielu būvniecības apjomu, kā arī korporatīvās iniciatīvas, kurām nepieciešama īpaša komanda. Projekta vadītājam ir galvenā atbildība, ziņojot projekta sponsoram un projekta valdē . Komandas personas strādā tieši projekta vadītājam.
Priekšrocības
Projekta struktūras acīmredzamā priekšrocība ir tā, ka jums ir lielāka kontrole pār komandu, taču ir arī citas priekšrocības.
- Komandām var būt spēcīga identitātes sajūta. Tas ir vieglākais veids, kā veidot spēcīgu komandas kultūru.
- Visa komanda koncentrējas uz komandas mērķiem, tāpēc lojalitātes konflikts pastāv ar dienas darbu cilvēkiem, kuri strādā pie projekta. Viņu dienas darbs ir projekts.
- Projektam ir paredzēti resursi, tāpēc ir daudz vieglāk plānot darbu. Jūs zināt, kad komandas locekļi ir pieejami, un nav nekādu risku, ka tie tiks īsā laikā novirzīti uz cita uzņēmuma vadītāja paveikto darbu.
- Projekti, kas darbojas šajā struktūrā, ir lieliska vide projektu vadības prasmju uzlabošanai, kā arī vairāk tehniskās vadības iemaņu.
Trūkumi
Projekta struktūra ir visvieglāk strādāt, taču joprojām ir daži trūkumi.
- Vienai komandai veltīta komanda ir dārga apņemšanās. Tas parasti ir iespējams tikai lieliem projektiem.
- Ja jūs noņemat cilvēkus no viņu funkcionālajām darbavietām, viņiem varētu būt grūti atgriezties, jo īpaši, ja projekts ir garš. Projekta darbs ir stiepjas, un atgriešanās pie tā, ko jūs darījāt pirms laika, kas strādā multidisciplinārā vidē, jaunā, izaicinošā projektā nav pievilcīgs izredzes daudziem cilvēkiem. Vēl svarīgāka kļūst komandas pārejas vadīšana, kad aizverat projektu.
- Dažreiz projekta noslēgšana var nozīmēt darba zaudēšanu, ja bizness ir pārvietojies, un vēl viena loma jums nav pieejama.
- Pēc savas būtības īpašas komandas iesūc resursus, lai strādātu tikai ar vienu lietu. Viņi var ierobežot projektu skaitu, ko uzņēmums var vienlaicīgi veikt, jo īpaši, ja dažādiem projektiem ir vajadzīgas vienādas prasmes.
- Šāda veida struktūras projektu vadītāji arī veic komandu vadību, kas nozīmē, ka cilvēkresursu uzdevumu veikšanai ir nepieciešams laiks un pūles, kas jums nebūtu jādara citās struktūrās. Ja jums patīk šis darbs ar cilvēkiem, šis faktors varētu būt priekšrocība.
Matricas organizatoriskā struktūra
Trešā iespēja ir matricu struktūra. Resursi tiek koplietoti gan ar darbu, gan parasto darba un projektu darbu. Tas var nozīmēt, ka ir divi vadītāji vai "dotted-line" atbildība projekta vadītājam, kā arī komandas menedžerim. Vispirms parasti darbojas funkcionālās vadības līnijas struktūra, un projekta vadītājs ņem punktētu līniju.
Šī struktūra sadala spēku un autoritāti starp funkcionālo vai sadalījuma komandu menedžeri un projekta vadītāju. Jums būs jāizmanto savas sarunu prasmes, lai tās būtu pilnvērtīgas!
Priekšrocības
Matricu struktūras ir ļoti izplatītas, jo tās ļauj vadītājiem izdarīt elastīgu izvēli, kā cilvēki pavada laiku. Jūs, iespējams, strādāsiet matricas vidē kādā brīdī savā karjerā. Šīs struktūras priekšrocības ir šādas:
- Resursi tiek izmantoti efektīvi un var pārvietoties pa projektiem pēc nepieciešamības.
- Jūs varat strādāt ar daudzām dažādām lietām, dažkārt paralēli, lai gan šo aspektu var arī apstrīdēt kā neizdevīgu stāvokli.
- Komandas un indivīdi var būt ļoti atsaucīgi. Ja jaunais projekts nāk kopā, tam jābūt prioritāram, tas ir pietiekami vienkārši, lai pārietu un pēkšņi koncentrētos uz kaut ko citu. Jūs nevarat to viegli izdarīt projekta struktūrā, kas aizņem vairāk laika, lai izformētu un pārgrupētu.
- Struktūra pieprasa, lai ikviens izmantotu vienu un to pašu projekta vadības dzīves ciklu un metodoloģiju, tāpēc pārvietošana starp projektiem ir vienkārša. Cilvēki var pievienoties projekta komandai ar relatīvi mazu nepieciešamību, kad terminoloģija un procesi ir izplatīti.
Trūkumi
Tāpat kā ar visiem iestatījumiem, šim ir arī savas nepilnības. Neskatoties uz to, ka tā ir kopēja struktūra, daudzās mūsdienu darba vietās nav pārblīvētas problēmas ar pārslodzi. Pārāk daudz cilvēku var darīt, ja jums nav sistēmu, lai pārvaldītu un uzraudzītu visas viņu darba slodzes. Citi trūkumi ir šādi:
- Konflikts starp projektiem ir izplatīts, jo jūs varētu cīnīties par tādiem pašiem resursiem kā cits projekts.
- Citā projektā varētu būt noteikti vislabākie resursi - vispiemērotākie cilvēki ar atbilstošām iemaņām - vai to vadītājs, iespējams, nepadara tos pieejamus projekta darbam.
- Pastāv zināms pretrunu starp uzņē mējdarbības parastajiem uzdevumiem un projektu darbu privātpersonām, jo īpaši, ja abi vadītāji piešķir viņiem dažādas prioritātes.
- Resursi var būt konflikti par to, kāda attīstības ceļa viņi veic, lai viņu karjeru nākotnē. Lai gan jūs, iespējams, zināt, ka vēlaties palikt projekta vadībā, jums var būt iespēja mainīt augstāku funkcionālo lomu vai lietišķāku lomu. Bet ar daudzām karjeras iespējām ir laba lieta, pat ja tā pieļauj sarežģītus lēmumus.
Organizatoriskā struktūra, kas ideāli strādā par visu, kā parasti, darbu, ne vienmēr darbojas projektiem, un jums ir jāstrādā tajā vidē, kurā jūs strādājat. Laba ideja ir iegūt kādu pieredzi katrā no šīm struktūrām, lai jūs varētu pieredze no viņu puses. Tas palīdzēs jums izlemt, kura vide vislabāk atbilst jūsu prasmēm un vēlmēm. Tad jūs varat izdarīt apzinātu izvēli, ja jums ir iespēja izlemt savu nākotnes darba vidi.
Izpratne par katras projekta organizatoriskās struktūras priekšrocībām un trūkumiem dod iespēju izstrādāt, kur vislabāk pavadīt savu laiku un ietekmi, lai pēc iespējas vairāk izmantotu savu komandu un palīdzētu veiksmīgi pabeigt projektu.