Projektu pārvalde: definīcija
"Pārvaldība" projektu pārvaldības nosacījumos attiecas uz politiku, procesiem, standartiem, procedūrām un vadlīnijām, kas nosaka, kā projektus vada, vada un kontrolē jūsu organizācija.
Pārvaldība var būt plaša un "smaga" ar lielu birokrātiju vai skicinošu un "vieglu" (šādā gadījumā tas droši vien ir neefektīvs).
Vadītājiem jācenšas nodrošināt pareizu vides un kultūras pārvaldības līmeni. Pārliecībā, ka jūsu pārvaldes politika ir piemērota mērķim, ir galvenais faktors, kas nodrošina to efektivitāti.
Pārvaldība sākas augšā. Uzņēmuma valdei jābūt saistītai ar ideju par labu pārvaldību un to, ka projekti ir jāpārvalda pareizi, ievērojot noteiktas vadlīnijas. Šī attieksme un paredzamie standarti tiks nošķirti līdz Projektu padomēm un projektu vadītājiem (un programmu komandām, ja tādas pastāv).
Kāpēc projektu pārvaldības jautājumi
Jūsu projekta sponsors un citas galvenās ieinteresētās puses vēlas uzzināt, ka jūs pareizi izlietojat projekta budžetu. Viņi vēlas redzēt, ka jūs efektīvi izsekojat sava projekta progresu un nepieciešamības gadījumā palielināt projektu risku.
Bet labas pārvaldības projektiem loģiskais pamatojums iet tālāk.
Pārvaldību pieprasa klienti, jo īpaši valsts sektorā.
Valdības un regulatori uzdod (un dažos gadījumos izpilda) noteiktus standartus dažiem projektiem. Pārvaldība nav tikai iekšēja problēma: daudziem uzņēmumiem, kas darbojas regulētos tirgos, būs jāievēro ārējo tiesību aktu vadlīnijas, piemēram, Sarbanes-Oxley. Projektu vadība veido nelielu daļu no spējas pierādīt, ka jūsu uzņēmums darbojas efektīvi un saskaņā ar norādījumiem jūsu nozarē.
Projektu vadība arī palīdz jums:
- Uzlabojiet ieguldījumu atdevi un efektīvi izsekojiet šīm investīcijām
- Iegūstiet iegādi projektiem
- Izvairieties no bieži sastopamiem iemesliem, kāpēc projekti neizdodas
- Sazināties efektīvāk
- Ieviest standartizāciju dažādos projektos, tādējādi atvieglojot veiktspējas salīdzināšanu
- Samaziniet risku
- Izveidot un motivēt darbiniekus strukturētā vidē
Kāds ir projekta pārvaldības likums
Tagad mēs zinām, kāda ir projektu pārvaldība, kā tas izskatās pēc projekta? Šeit ir dažādas darbības, kas demonstrē pārvaldību projekta vidē:
- Ir disciplinēta projekta vadības dzīves cikls, kas ietver noteiktus punktus apstiprināšanai. Tie ir punkti, kur apspriež projekta dzīvotspēju un tiek pieņemts lēmums par to, vai turpināt darbu vai ne.
- Projektiem ir skaidrs uzņēmējdarbības gadījums, un biznesa lietās ir pietiekami daudz informācijas, lai vadības grupas varētu pieņemt pareizos lēmumus.
- Šie lēmumi ir pienācīgi dokumentēti un paziņoti.
- Projektos iesaistītie cilvēki ir noteikuši lomas un pienākumus.
- Pastāv nepārtrauktas mācīšanās kultūra, kas ļauj projektu komandām pastāvīgi uzlabot un apspriest gūtās mācības bez vainas.
- Ir procesi un procedūras, kas projekta komandām ļauj pārskatīt savu projektu un vajadzības gadījumā pieprasīt neatkarīgu atbalstu.
- Ieinteresētās personas ir iesaistītas un uzticas procesam.
- Projektu komandas veido indivīdi, kuri ir pieredzējuši un kvalificēti attiecīgajās lomās.
Projektu vadība ir saistīta ar organizācijas pārvaldes struktūrām kopumā. Ja jūs domājat, ka galvenais projekta vadības mērķis ir nodrošināt pareizu projektu īstenošanu, varat uzzināt, kā tas saistīts ar finanšu pārvaldību korporatīvajā līmenī, uzņēmumu riska pārvaldību un citiem jautājumiem.
Projektu vadībai vajadzētu vienmērīgi integrēties jūsu pašreizējos organizatoriskajos procesos. Citiem vārdiem sakot, neradot pavisam jaunu finanšu pārvaldības procesu, ja jums jau ir tāds, kas darbojas citās jomās! Izmantojiet to, kas pašlaik pastāv, un pielāgojiet korporatīvos procesus, lai tie būtu piemēroti lietošanai projekta vidē.
5 Koncentrācijas jomas projektu vadīšanai
Kad jūs sākat to izpētīt, jūs sapratīsiet, ka projektu vadība ir plaši izplatīta, izmantojot visus projekta vadības elementus.
Tomēr ir dažas galvenās jomas, kurās pārvaldība ir īpaši svarīga.
- Metodoloģijas un procesi: tie palīdz nodrošināt drošu un ilgtspējīgu darbu.
- Zināšanu pārvaldība: tas ir izšķirošs gūto pieredzi un nodrošinot, ka organizācija mācās no projekta pieredzes. Zināšanu vadība ir būtiska, ja vēlaties pārtraukt veikt tādas pašas kļūdas vairākas reizes.
- Projektu vadība Termiņš: palielinoties jūsu organizatoriskā projekta vadības brieduma pakāpei, jūsu spēja veiksmīgi tikt galā.
- Augstākā līmeņa iegāde: saistība ar projektu pārvaldību sākas augšgalā. Ja jums ir pārvaldes atbalsts, tas tiks sadalīts visos uzņēmējdarbības līmeņos, un pārvaldības pieeja būs ilgtspējīgāka.
- Atbalstošā kultūra: atbalsta kultūra, nevis vainīga, nodrošinās projektu vadītājiem pareizo vidi, kurā sekmīgi attīstīties. Atbalsta kultūra, kuru vada Projektu vadības birojs vai projekta direktors, palīdzēs projektu vadītājiem sasniegt savus un projekta mērķus.
Ko darīt, ja nav uzņēmuma standarta
Daudzi projektu vadītāji mazajās organizācijās saskaras ar projektiem tādā vidē, kas ir atbalstoša, un kur ir iegādājies projekta vadības koncepciju, bet bez oficiālas organizatoriskas struktūras, no kurām var iztikt.
Šajā situācijā - un tas nav ekskluzīvs mazām organizācijām - jūs projektēsiet sava projekta vadības modeli no jauna. Ja nav projekta pārvaldības pieejas, ka jūs varat pacelties no plaukta un pielāgot savu projektu, jums būs jāizveido pati.
Tas nav tik grūti, kā tas varētu šķist!
Sāciet ar pamatu iestatīšanu:
- Izveidot lomu un atbildības dokumentu
- Pārliecinieties, ka jums ir projekta sponsors
- Pārliecinieties, vai jums ir Projektu valde vai vadības grupa, un organizējiet regulāras sanāksmes, par kurām jūs veicat, un izplatīt minūtes
- Izveidot riska pārvaldības procesu
- Izveidot izmaiņu pārvaldības procesu
- Veidojiet punktus savā projekta grafikā, kad pārbaudīsiet projekta dzīvotspēju, salīdzinot ar uzņēmuma darbības sākotnējiem mērķiem (katra posma posma beigas ir dabisks punkts, uz kuru šie pārbaužu rezultāti tiek izdarīti).
Visbeidzot, projekta sponsors ir atbildīgs par atbilstošas pārvaldības nodrošināšanu, taču projektu vadītāji šajā jomā var arī aktīvi piedalīties.
Pārvaldība varētu būt viens no sausākajiem projektu vadības jautājumiem, bet tas ir viens no vissvarīgākajiem. Tas, kā augstākās vadības komandas zina, ka jūs veicat labu darbu, un tas pārliecina viņus, ka projekts tiek attīstīts, kā vajadzētu. Tas arī nodrošina pārbaudes un līdzsvaru, kas vajadzīgi, lai vadītāji zinātu, ka nauda tiek tērēta tādā veidā, kas ir piemērots un saskaņots ar uzņēmējdarbības gadījumu.