Efektīvas, pulētas biznesa vēstules rakstīšana var būt viegli izpildāms uzdevums, ja vien jūs ievērosiet izkārtojuma un valodas noteikumus. Apzināties, ka jūsu adresāts regulāri izlasa nozīmīgu korespondences apjomu un labus labi izpildītos burtus, kuros nav apzīmējumu un gramatisko kļūdu. Labs īkšķis ir dublēt to un pēc tam kolēģim to pārskatīt, lai netiktu izlaista nekas.
Biznesa vēstules sadaļas
Katrai jūsu vēstules sadaļai jāatbilst attiecīgajam formātam, sākot ar jūsu un jūsu saņēmēja kontaktinformāciju; sveiciens; vēstules ķermenis; aizvēršana; un visbeidzot, jūsu paraksts.
Biznesa vēstules formāts
Zemāk ir rakstīts tradicionālais biznesa vēstules formāts ar padomiem, kā to veidot, pamatojoties uz jūsu attiecībām ar lasītāju un jūsu vēlamo rezultātu.
Jūsu kontaktinformācija :
Tavs vārds
Jūsu adrese
Jūsu tālruņa numurs
Tava epasta adrese
Datums
Saņēmēja kontaktinformācija:
Viņu vārds
Viņu nosaukums
Viņu sabiedrība
Uzņēmuma adrese
Atzinums :
- Izmantojiet "To, kuram tas var rasties ", ja neesat droši konkrēti, uz kuru adresi jūs runājat.
- Izmantojiet formālo sveicienu "Dear Mr / Ms./Dr. [Uzvārds] ", ja jūs nezināt saņēmēju.
- Izmantojiet "Cienīgs [Vārds]" tikai tad, ja jums ir neformālas attiecības ar saņēmēju.
Ķermenis
Formatēšanas pamati:
- Izmantojiet vienas atstarpes līnijas ar pievienotu atstarpi starp katru rindkopu, pēc sveiciena un virs noslēguma.
- Pa kreisi pamato savu vēstuli (pret kreiso malu).
Strauji labo signālu:
Izskaidrojiet vēstules mērķi, izmantojot vienkāršu un mērķtiecīgu valodu, saglabājot sākuma punkta īsu tekstu. Jūs varat sākt ar: "Es rakstu, atsaucoties uz ..." un no turienes sazinieties tikai ar to, kas jums jāsaka.
Turpmākajos punktos jāiekļauj informācija, kas jūsu lasītājam sniedz pilnīgu izpratni par jūsu mērķi (iem), bet izvairās no nevajadzīgiem teikumiem un liekiem vārdiem. Atkal turiet to īsi, lai saglabātu viņu uzmanību.
Ja jūsu nolūks ir pārliecināt saņēmēju - ieguldīt naudu, sniegt jums atskaites, nolīgt jūs, partneris ar jums vai novērst problēmu, radiet pārliecinošu iemeslu. Ja, piemēram, jūs vēlaties, lai lasītājs sponsorētu labdarības pasākumu, identificētu jebkādu pārklāšanos ar uzņēmuma filantropiskiem mērķiem. Pārliecinieties, ka lasītājs jums palīdzēs būt savstarpēji izdevīgs, un jūs palielināsiet savas izredzes uzvarēt viņu atbalstu.
Saglabājiet savu noslēguma punktu ar diviem teikumiem. Vienkārši atkārtojiet savu rakstīšanas iemeslu un paldies lasītājam par jūsu lūguma izskatīšanu.
Bezmaksas aizvērt :
Dažas labas iespējas jūsu noslēgumam ir:
- Ar cieņu, Tavs,
- Ar cieņu,
- Sirsnīgi
- Ar cieņu
Ja jūsu vēstule ir mazāk formāla, apsveriet iespēju:
- Visu to labāko,
- Vislabāk
- Paldies,
- Sveicieni,
Paraksts:
Uzrakstiet savu parakstu tikai zem slēgšanas un atstājiet četras vienvietīgas vietas starp aizvēršanu un ievadīto vārdu, nosaukumu, tālruņa numuru, e-pasta adresi un jebkuru citu kontaktinformāciju, kuru vēlaties iekļaut. Izmantojiet tālāk norādīto formātu.
Jūsu rokraksta paraksts
Norādītais vārds un uzvārds
Nosaukums
E-pasta vēstuļu sūtīšana
Ja jūs sūtat e-pasta vēstuli, jūsu paraksts būs nedaudz atšķirīgs . Tā vietā, lai iekļautu jūsu kontaktinformāciju vēstules virsrakstā, norādiet to zem sava paraksta. Piemēram:
Ar cieņu,
Vārds Uzvārds
Nosaukums
Jūsu adrese
Jūsu tālruņa numurs
Tava epasta adrese
Iekļaujiet tematu, par kuru rakstāt, e-pasta tēmas tēmā, tāpēc lasītājam ir skaidrs, kāpēc jūs sūtat ziņojumu.
Biznesa vēstules rakstīšanas padomi
Šajās vadlīnijās varat atrast sīkākus padomus, kā rakstīt biznesa vēstuli , tostarp izvēlēties fontu, izvēlēties maržas un pareizi formatēt savu vēstuli.
Vienmēr ir noderīgi aplūkot piemērus, lai iegūtu idejas savai korespondencei. Pārbaudiet vēstules paraugus , ieskaitot pavadvēstules, intervijas paldies vēstulēm, papildu vēstulēm, darba pieņemšanas un noraidīšanas vēstulēm, atkāpšanās vēstulēm, atzinības vēstules un vairāk ar uzņēmējdarbību saistītu un ar darbu saistītu vēstuļu paraugus.