Galvenes
Galvenē ir ziņojuma identifikācijas informācija. Jūs ievadīsit nosaukumu, datumu, pēc kura tiek publicēts ziņojums, galveno gaismas statusu neatkarīgi no tā, kuru ziņojat (sarkanā, dzeltenā zaļā krāsā), kā arī kopējo metriku, iespējams, procenti ir pabeigti, plāns vai faktiskais.
Piezīme: progresa ziņojums, piemēram, tas visbiežāk tiek izmantots projektiem, bet to var arī izmantot, lai ziņotu par citām lietām. Piemēram, ja jums ir piešķirts uzdevums samazināt stundu skaitu uz zīmējumu inženierijas firmai, izmantotu progresa ziņojumu, lai parādītu savu progresu, samazinot stundu skaitu vienā zīmējumā.
- Nosaukums: Projekta X progresa ziņojums
- Datums: 20 maijs, 20:00
- Statuss: zaļš
- Procenti pabeigts: 63 reāli, 59 plāni.
Kopsavilkums
Jūs uzrakstiet izpildes kopsavilkumu pēdējā. Šis ir kopsavilkums par visiem galvenajiem punktiem, kas uzskaitīti ziņojuma tekstā. Atkarībā no jūsu auditorijas dažkārt kopsavilkums ir ierobežots. Tas ir atkarīgs no jūsu mērķauditorijas, ziņotāju skaita un to līmeņa organizācijā. Kopsavilkums ir paredzēts tiem vecākajiem vadītājiem, kuriem, iespējams, nav laika lasīt visu ziņojumu. Ja jūsu atskaite tiek nosūtīta uz jūsu tiešo vadītāju , ir paredzams, ka viņš vai viņa izlasīs ziņojumu, un kopsavilkums var nebūt vajadzīgs.
Tomēr, ja tas ir pārskats, kas tiek plaši izplatīts daudziem organizācijas vadītājiem, var būt nepieciešams iekļaut kopsavilkumu tām personām, kurām nav laika lasīt visu ziņojumu.
Komponentu gabalu attīstība
Šis ir galvenais ziņojuma elements. Šajā ziņojuma sadaļā jūs detalizēti noskaidrojat savu progresu visās projekta komponentu daļās.
Šajā laika periodā jūs norādiet savu progresu un sasniegumus attiecībā uz visu metriku . Jūs parāda, kāds ir jūsu plāns nākamajam laika periodam. Un tad jūs uzskaitāt ne tikai blokatorus, bet arī kādus centienus jūs lietojat, lai tos notīrītu. Visbeidzot, sadaļā parādīsies, kāda papildu palīdzība ir nepieciešama no jūsu priekšnieka vai cita progresa ziņojuma saņēmēja.
Kopsavilkums
Ziņojuma pamattekstam ir kopsavilkuma sadaļa. Tas ietver mazāku informāciju nekā iepriekšējā sadaļā sniegtais progress. Jūs iekļautu to pašu informāciju, metriku, sasniegumus, plānu nākamajam periodam un visus blokatorus, bet katrai kategorijai sniegsiet mazāk informācijas. Piemēram, kopsavilkums var būt viens teikums, piemēram, "visi rezultāti ir savlaicīgi", bet iepriekšējā sadaļā sniegtā progresa uzrakstīšana varētu teikt: "Iznākums A, kas paredzēts par xx / xx / xx, tiks piegādāts trīs dienas agrāk. Ziņojums Y tiks piegādāts laikā xx / xx / xx. Un ziņojums C, kas tiek aizkavēts divas nedēļas, gaidot grafiku, tagad ir paredzēts piegādāt pārskatītajā xx / xx / xx izpildes datumā. "
Nākamā pārskata izpildes datums
Šeit jūs atradīsit sarakstu, kad tiks nosūtīts nākamais ziņojums. Piemēram, ja tas ir nedēļas pārskats, nākamā pārskata iesniegšanas termiņš tiek rādīts kā viena nedēļa pēc tam.
Mēneša pārskatam, jūs rādītu datumu nākamajā mēnesī, kad ziņojums tiks nosūtīts. Personas, kas saņem ziņojumu, cer, ka šie dati būs tikpat precīzi kā dati pārskatos.
Bottom Line
Jūsu progresa ziņojums sastāv no izvēles kopsavilkuma, ziņojuma par visu projekta sastāvdaļu progresu, detalizētu kopsavilkumu un laika grafiku. Padariet tos pēc iespējas precīzāk.