Izveidojiet RFP, kas dos rezultātus
, ko dažkārt sauc par RFP vai RFQ par "pieprasījumu pēc kotācijas", ir dokuments, ko sabiedrība izsniedz, kad tā vēlas iegādāties produktu, un tā vēlas padarīt savas specifikācijas pieejamas sabiedrībai. Parasti tas notiek gadījumos, kad vairāki uzņēmumi piedāvā darbu vai darbu, un tā piedāvā konkurētspējīgākas cenas. Taču jūsu centieni var radīt cenas, kas ir jūsu laika izšķiešana, vai, vēl ļaunāk, cenu nemaz, ja nepareizi sagatavojat RFP.
Lūk, kā to izdarīt, lai iegūtu vislabākos panākumus.
Grūtības pakāpe: vidēji
Nepieciešamais laiks: bieži vien notiek vairākas dienas
Lūk, kā:
- Veiciet savu mājasdarbu: izdomājiet to, kas jums nepieciešams, ko vēlaties, un to, kas ir iespējams, pirms sākat rakstīt savu RFP. Neizdodiet RFP ierīcei, kas katru stundu var izgatavot 1500 logrīku, ja jūs nekad neesat pārdevis vairāk par 25 mēnešiem. Nav nolūks izdot RFP lidojošai automašīnai, kad kurjers ar velosipēdu var sasniegt tikpat ātri.
- Atšķirt savas vajadzības un vēlmes. Ja vēlaties iegādāties lietojumprogrammu, kas darba vietā var pārsūtīt attēlus no galvenās mītnes uz jūsu vagoniem, varat norādīt nepieciešamo attēlu skaitu sekundē, vajadzīgo attēlu maksimālo izmēru un nepieciešamā rezolūcija. Protams, tas būtu jauki, ja šie attēli ir krāsaini, bet vai tas tiešām ir nepieciešams? Ja jums tiešām ir vajadzīgi noteikti konkrēti, izmantojiet tādus vārdus kā "būs", "jā" un "jābūt". Tas norāda, ka šīs ir prasības. Specifikācijas, kas ir tikai "vēlas", jānosaka ar vārdiem, piemēram, "var", "var" un "neobligāti".
- Izlemiet, kāds būs uzvarētājs : priekšlikumi, kas saņemti, atbildot uz jūsu RFP, būs atšķirīgi. Katram respondentam būs atšķirīgas stiprās un vājās puses. Daži koncentrēsies uz viszemākajām izmaksām. Citi varēs izmantot labāko kvalitāti . Tomēr citi piedāvā pilnu funkciju komplektu. Izlemiet, ko meklējat, - viszemākā cena, ātrākais piegāde vai abu šo kombināciju kombinācija.
- Dokumenta organizēšana : viss, kas jums rakstīts biznesam, būtu jāvelta daudz domām, un tas būtu jāorganizē. Kontūra ir laba vieta, kur sākt. Vismaz nepieciešama ievada, prasību, atlases kritēriju, laika grafiku un procesu sadaļa. Daudzās no šīm sadaļām būs sadaļas.
- Uzrakstiet ievadu : šeit jūs izskaidrosiet potenciālajiem pretendentiem, kāpēc jūs publicējat RFP un ko jūs cerat sasniegt, to darot. Ievads var ietvert arī citu nodaļu galveno punktu kopsavilkumu, tostarp datumu. RFP ieviešana attēlu pārraides sistēmai varētu izpausties šādi: "Uzņēmums XYZ pieprasa priekšlikumus par ļoti uzticamu un viegli lietojamu sistēmu, kas spēj pārraidīt attēlus no galvenā biroja uz automašīnām jebkurā galvaspilsētas teritorijā. ir jāsaņem līdz pirmdienai, 2007. gada 5. martam plkst. 8:00 PST. "
- Izskaidrojiet prasības : šī sadaļa ir viena no svarīgākajām, un tas parasti aizņem visvairāk laika. Jums būs jānorāda nosūtāmo attēlu izmērs un skaidrība un nepieciešamais ātrums. Esiet specifisks, bet neiesniedziet pretendentiem, kā jūs vēlaties, lai šis darbs tiktu paveikts, ja vien tas nav būtiski. Jūs varētu vēlēties sadalīt šo daļu uz apakšsekcijām pēc sistēmas. Piemēram: a) attēla izmērs un kvalitāte; b) pārraide (kas varētu ietvert gan vēlamo ātrumu, gan visas prasības, kas nodrošina pārraides drošību); c) vēlamās iespējas (kur vēlams izvēlēties krāsu).
- Atlases kritēriji : šeit jūs atradīsit pretendentiem, kā jūs izvēlēsities uzvarētāju cenu. Jūs varat izpaust tik daudz vai tik maz, cik vēlaties. Tā ir laba ideja iekļaut teikumu, piemēram: "Uzvarētāju, ja tāds ir, izvēlēsies tikai pēc XYZ Company sprieduma". Daži valdības RFP ir ļoti specifiski atlases kritēriji, bet lielākā daļa komerciālo RFP ir mazāk precīzi. Iespējams, vēlēsities izveidot izklājlapu, kurā katra cena tiks piešķirta noteiktā punktu diapazonā katrā kategorijā, pēc tam komanda izvēlēsies "labāko" cenu no tām, kurām ir trīs galvenie rādītāji.
- Laika posteņi : šī sadaļa informē uzņēmumus, kuri vēlas piedāvāt cenu par jūsu RFP, cik ātri tie jārīkojas un cik ilgi šis process ir paredzēts. Esiet saprātīgi, kad iestatāt savus termiņus. Neprasiet priekšlikumus par sarežģītām sistēmām, tad dodiet pretendentiem tikai dažas dienas, lai atbildētu. Dodiet ilgāku laiku, lai sagatavotu cenu, ja jūsu RFP ir liels, ja jūsu vēlamais pirkums ir sarežģīts vai ja jums nepieciešama detalizētāka atbilde. Tas ir arī tad, kad jūs varat pateikt pretendentiem, cik ilgi novērtēšanas process notiks, kad viņiem tiks paziņots, ja tie būs veiksmīgi, un cik ātri tie būs jānodrošina.
- Process: izmantojiet šo sadaļu, lai izskaidrotu, kā šis process darbosies, sākot no RFP izsūtīšanas līdz līguma piešķiršanai un darba uzsākšanai. Šajā sadaļā varētu teikt: "Piedāvājumi ir jāmaksā datumā, kas norādīts 8. solī iepriekš. Visas cenas tiks pārskatītas, lai pārliecinātos, ka tās atbilst visām prasībām un ir reaģē. Visas reaģējošās cenas tiks vērtētas X kategorijās (jūs varat nosaukt kategorijas, ja ja jūs vēlaties) un trīs galvenos piedāvājumus novērtēs priekšlikuma komanda, lai izvēlētos laimīgu pretendentu un aizstājēju. Paredzams, ka sarunas ar uzvarētāju, kas piedalīsies konkursā, radīs līguma piešķiršanu divu nedēļu laikā. "
- Izlemiet, kā izsūtīt RFP : Lielākā daļa RFP tiek izsūtīti, taču tiem nav jābūt. RFP varat nosūtīt pa e-pastu vai arī varat to publicēt savā uzņēmuma vietnē. Vienkārši noteikti norādiet nosaukumu vai numuru, kuru pretendentiem vajadzētu izmantot, lai identificētu RFP, uz kuru tie atbild.
- Izlemiet, kas saņems RFP: jūs, iespējams, jau esat identificējuši piegādātājus, no kuriem vēlaties iegādāties. Jūsu uzņēmumam pat var būt saraksts ar pieņemamiem pārdevējiem. Ja nē, jūs varat atrast iespējamos pārdevējus, izmantojot savu profesionālo tīklu , meklējot tiešsaistē vai uzdodot uzticamiem pārdevējiem citu materiālu par saviem ieteikumiem. Neierobežojiet savu sarakstu ar to, kurš saņem jūsu RFP tikai "lieliem" uzņēmumiem vai "reģistrētiem" pārdevējiem. Jūs varētu atrast labākas idejas un vēl labākas cenas no mazākiem pārdevējiem, kuri bieži vien vairāk interesējas par jūsu uzņēmuma uzvarēšanu.
- Nosūtiet RFP.