Kā veiksmīgi pārvaldīt savu pirmo projektu

Apsveicam! Jums tikko tika uzticēts nozīmīgs jauns projekts. Skaidrs, ka jūsu boss piedāvā šo iespēju kā pārliecību par jūsu prasmēm. Un, kamēr jūs esat satraukti, tas ir jūsu pirmo reizi atbildīgs par vispārēju projektu, un tas ir mazliet bīstams

Vairāki jautājumi rodas jūsu prātā:

• Kā es varu sākt darbu?
• Kādi ir pasākumi, kas vajadzīgi, lai pārvietotu projektu no uzsākšanas līdz slēgšanai?

• Kā es varu izveidot augstas veiktspējas projekta komandu?
• Kas man lūdz palīdzību šajā procesā? Vai ir izpildvaras sponsors?

Šis ziņojums ir vērsts uz to, lai palīdzētu ikvienam, kas novirzīs projekta , komitejas vai komandas iniciatīvas vadību par organizācijai raksturīgu darbību. Neatkarīgi no tā, vai jūs organizējat svētku svinības vai vadošās jaunās produktu attīstības iniciatīvas, pastāv projekta pārvaldības rīki un procesi, lai jūsu panākumu varbūtība būtu daudz lielāka.

Pirmkārt, izprotiet 5 projekta posmus:

Lai gan es aicinu jūs detalizētāk uzzināt vairāk par katru no 5 posmiem , ziniet, ka tie ir:

1. Uzsākšana: projekta uzsākšana.
2. Plānošana: visu projekta darbu plānošana.
3. Izpilde: faktiski veic darbu.
4. Vadība un kontrole: viss darbs, kuru veicat projekta laikā, lai uzraudzītu progresu.
5. Noslēgums: projekta pabeigšana un piegāde un komandas atlikšana.

Šie soļi ir identiski katram projektam.

13 pamati projekta sākumā:

1. Nosakiet darbības jomu: pirmais un vissvarīgākais solis jebkurā projektā nosaka projekta darbības jomu . Kāds ir tas, kas tev vajadzētu paveikt vai radīt? Kāds ir projekta mērķis? Vienlīdz svarīgi ir noteikt, kas nav iekļauts jūsu projekta darbības jomā. Ja no sava priekšnieka nesaņemat pietiekami daudz definīcijas, noskaidrojiet darbības jomu un nosūtiet to atpakaļ apstiprināšanai. Lai gan šis piemērs ir mazliet saistīts ar uzņēmējdarbības tēmu, mēs visi varam būt saistīti ar kāzu pieņemšanu. Plānojot kāzu uzņemšanu, jums var būt sava darbības joma: sagatavojiet kāzu uzņemšanu 100 viesiem, ieskaitot vakariņas, atklāto bāru, kāzu torni un dzīvo joslu dejām līdz noteiktam datumam, kura cena nepārsniedz 20 000 ASV dolāru.

1. Nosakiet pieejamos resursus: kādi cilvēki, aprīkojums un nauda jums būs pieejami, lai sasniegtu projekta mērķus? Kā projektu vadītājs, jums parasti nebūs tiešu kontroli pār šiem resursiem, bet būs jāpārvalda ar matricas pārvaldību .
2. Izprotiet laika grafiku: Kad projekts ir jāpabeidz? Projekta plāna izstrādes laikā jums var būt zināma elastība attiecībā uz to, kā jūs izmantojat laiku projekta laikā, bet termiņi parasti tiek fiksēti, piemēram, kāzu pieņemšanas gadījumā. Ja jūs nolemjat izmantot virsstundas, lai izpildītu grafiku, jums tas jāsver, ņemot vērā jūsu budžeta ierobežojumus.
3. Savu projekta komandu sapulcē: sazinieties ar cilvēkiem savā komandā un sāciet dialogu. Tie ir tehniskie eksperti. Tieši tāpēc viņu funkcionālais vadītājs viņiem piešķīra projektam. Jūsu uzdevums ir vadīt komandu.
4. Darba detaļa, 1.daļa: Kādi ir galvenie projekti vai komponenti, kas jāizveido, lai pabeigtu projektu? Piemēram, kāzu uzņemšana prasa augstā līmenī: uzņemšanas zāle, ēdiens, dzēriens, kūka, viesi un izklaide. Protams, katru no šiem lielākiem priekšmetiem var iedalīt daudzās papildu vienībās. Tas ir nākamais solis.
5. Darbības detaļas, 2. daļa: iepriekš aprakstītajā kāzu pieņemšanas piemērā jums, iespējams, ir komanda vai persona, kas atbildīga par dažādām sastāvdaļām. Strādājiet ar saviem komandas locekļiem, lai precizētu nepieciešamo informāciju, lai sasniegtu katru svarīgāko vienumu. Personai, kas atbildīga par pārtiku, ir jāsaprot iespējas, izmaksu ierobežojumi un jāizvēlas, kas palīdz sasniegt darbības jomu . Ierakstiet mazākās soļus katrā no lielākajām soļiem. Cik daudz līmeņu jūs dziļi iekļaujat vairāk un vairāk detalizētos soļus, ir atkarīgs no jūsu projekta lieluma un sarežģītības.

1. Izstrādājiet provizorisku plānu: apkopojiet visus soļus plānā. Labs veids, kā to izdarīt, ir izmantot prioritātes tabulu, norādot, kādām vienībām jābūt pirms citiem priekšmetiem. Formāla projektu vadības prakse prasa attīstīt to, ko sauc par tīkla shēmu un identificējot kritisko ceļu . Kaut arī tas var būt ārpus jūsu vajadzību vai zināšanu līmeņa, galvenais uzdevums ir kārtot darbības pareizi un pēc tam piešķirt resursus darbībām. Jautājumi uzdot ir: Kas vispirms notiek? Kāds ir nākamais solis? Kādi pasākumi var turpināties vienlaikus ar dažādiem resursiem? Kurš gatavojas darīt katru soli? Cik ilgu laiku tas aizņems? Ir daudz izcilu programmatūras pakotņu, kas var automatizēt daudz šīs detaļas jums. Jautājiet citus līdzīgos amatos, ko viņi lieto.
2. Izveidojiet savu sākotnējo plānu: saņemiet atsauksmi par savu sākotnējo plānu no savas komandas un citu ieinteresēto personu puses. Pielāgojiet savu laika grafiku un darba grafiku, lai tas atbilstu projektam pieejamā laikā. Veikt vajadzīgos sākotnējā plāna pielāgojumus, lai izveidotu sākotnējo plānu.

1. Pieprasīt projekta pielāgojumus: projektam gandrīz nemaz nav pietiekami daudz laika, naudas vai talanta. Jūsu uzdevums ir darīt vairāk ar ierobežotiem resursiem nekā cilvēki sagaida. Tomēr projektā bieži vien ir ierobežotas iespējas, kas vienkārši nav reāli. Jums ir jāizveido sava lieta un jāpiedāvā savam bāzei un jāpieprasa, lai šie nerealizētie ierobežojumi tiktu mainīti. Pieprasiet izmaiņas projekta sākumā. Negaidiet, kamēr jums ir problēmas, lai pieprasītu nepieciešamās izmaiņas. Tomēr, ja jūsu projekts ietver kāzas, negaidiet, ka tas būs veiksmīgs, lūdzot daudzas būtiskas izmaiņas!
2. Strādājiet par savu plānu, bet nemirsiet par to: Plāna izstrāde ir svarīga, taču plānu var mainīt. Katru rītu jums ir jābrauc uz darbu. Ja viens krustojums tiek bloķēts negadījumā, jūs maināt savu plānu un iet citādi. Dariet to pašu ar saviem projekta plāniem. Mainiet tās pēc nepieciešamības, bet vienmēr ievērojiet apjomu un resursus.
3. Uzraugiet komandas progresu: projekta sākumā jūs gūsiet nelielu progresu, bet pēc tam sāksim pārraudzīt to, ko ikviens tomēr dara. Tas atvieglos problēmas rašanos, pirms tās kļūs par problēmām.
4. Document Everything: Uzglabāt ierakstus. Katru reizi, kad maināt savu sākotnējo plānu, pierakstiet, kāda bija izmaiņa un kāpēc tas bija nepieciešams. Katru reizi, kad projektam tiek pievienota jauna prasība, pieraksta, no kurienes izriet prasība, un kā laika gaitā vai budžetā tas tika koriģēts. Jūs nevarat visu atcerēties, tāpēc uzrakstiet to, lai jūs varētu tos aplūkot projektu pārskata beigās un mācīties no viņiem.
5. Informējiet ikvienu par informētu: vienmēr informējiet visus projekta dalībniekus par progresu. Ļaujiet viņiem uzzināt par jūsu panākumiem, kad jūs pabeigtu katru pagrieziena punktu, bet arī informē viņus par problēmām, tiklīdz tie nāk. Tāpat arī informējiet savu komandu. Ja tiek ņemtas vērā izmaiņas, informējiet komandu par viņiem tik tālu uz priekšu, cik vien iespējams. Pārliecinieties, ka visi komanda ir informēti par to, ko dara visi citi.

Bottom Line

Jums nav jābūt oficiālam projektu vadītājam, lai vadītu projekta iniciatīvu. Tomēr jums ir jāpiemēro projekta vadības rīki un loģika, lai precizētu savus mērķus, detalizētu darbu, komandas izveidošanu un darba izpildi un uzraudzību. Labākais panākums!