Pievienojiet patiesībai, ka projekti ir, kā mēs ieviešam jauninājumus; kā mēs izpildām stratēģijā un kā mēs veidojam mūsu organizācijas infrastruktūru un spējas, ir skaidrs, ka vecāko līderiem ir jādara viss iespējamais, lai atbalstītu viņu uzņēmuma projektu vadītājus .
Viens no svarīgākajiem faktoriem, kas veicina projekta panākumus, ir efektīva, iesaistīta izpildītāja sponsora klātbūtne. Šī nostāja jau sen ir saistīta ar projekta panākumiem rūpniecības pētījumos, taču literatūras apskats, kurā aprakstīta reālā prakse saistībā ar sponsorēšanu, liecina, ka mums ir tāls ceļš, lai organizētu sponsoru lomas klātbūtni un praksi mūsu organizācijās. Ir mazliet konteksts. Vispirms apskatīsim sponsora primāros pienākumus.
Projekta izpildvaras sponsora primārās atbildības jomas
- Uzņemties atbildību par projekta rezultātiem. (Šo jautājumu bieži raksturo kā kopīgu atbildību ar projekta vadītāju.)
- Izsludināt projektu un piešķirt pilnvaras projekta vadītājam un galvenajiem komandas locekļiem.
- Atbalstīt projekta komandu par resursiem un redzamību.
- Nodrošināt efektīvu komandas vērtību klātbūtni un atbalstu, tostarp atbildību un pārredzamību.
- Atbalsta komandu, saskaroties ar ārkārtējām grūtībām.
- Vada projekta vadītāju.
- Aizstāvēt projekta komandu pret organizatoriskiem traucējumiem.
Kas notiek, ja izpildu sponsors ir ārpus attēla
Ja trūkst atbalstoša izpildvaras sponsora, visi iepriekšminētie pienākumi attiecas uz jau pārāk apgrūtināto projektu vadītāju, kuram parasti trūkst joslas platuma un politiskās bagātības, lai izpildītu šos uzdevumus.
Efektīva sponsora trūkums palielina projektu problēmu risku, tostarp, bet ne tikai: neveiksmes, nepietiekamas veiktspējas attiecībā pret laiku, izmaksu un kvalitātes mērķu un palielinātu komandu satricinājumu.
Vienkārši norādīts, ka efektīvas izpildvaras sponsora klātbūtne ir pozitīvs izšķirīgais faktors, lai veiksmīgi pabeigtu mūsu vissvarīgāko pagaidu un unikālo iniciatīvu sarežģīto darbu. Ņemot vērā lomas acīmredzamo nozīmi, varētu būt pamatoti pieņemt, ka lielākā daļa organizāciju nopietni uzņemas darbu ar izpildvaras sponsoriem. Diemžēl nedaudz laika, kas pavadīts reālajā pasaulē, liecina par pretējo.
Iepazīstieties ar to, kā mūsu organizācijas izturas pret izpildvaras sponsora lomu
Kā absolventu vadība pasniedzēju projektu vadībā, man ir liela laime, lai regulāri uzzinātu par manu studentu darba devēju projektu pārvaldības praksi lielākajā metropoles teritorijā. No 100 Fortune 100 uzņēmumiem līdz maziem, uzņēmējdarbības uzsācējiem un bez peļņas pārstāvētās organizācijas ir mūsu ekonomikas pārejas posms.
Kaut gan šajā laikmetā būtu saprātīgi sagaidīt, ka projektu pārvaldības prakse ir labi noteikta, ka lielākā daļa uzņēmumu demonstrē pilnīgu praksi attiecībā uz izpildvaras sponsora lomu, patiesībā situācija ir tieši pretēja.
Daži nezinoši secinājumi, kas iegūti manā ikgadējā MBA studentu aptaujā par izpildpersonas sponsora lomu viņu uzņēmumos:
- Vidēji vairāk nekā piecdesmit procenti studentu apraksta savu uzņēmumu, jo viņiem nav oficiālas prakses par izpildu sponsorēšanu.
- Tikai nedaudzām firmām ir oficiāla apmācība vai standarta apraksts par sponsora lomu un pienākumiem.
- Man vēl nav bijis neviena skolēna ziņojuma par to, ka viņa / viņas firma sniedz apmācību izpildītājiem sponsoriem.
- Nav konsekventas vienošanās par sponsora atbildību par projekta panākumiem.
- Kad skolēni intervē projektu vadītājus savos uzņēmumos par viņu apmierinātību ar sponsoru sniegumu un atbalstu, lielākā daļa aptaujāto izteica neapmierinātību.
Pārskats par vairāk oficiālām aptaujām no nozares apvienībām un privātiem konsultāciju uzņēmumiem nostiprina vispārējo derīgumu no maniem studentiem.
Lai gan pašreizējā izpildvaras sponsorēšanas prakses situācija var atstāt uzlabojumus, projektu vadītājiem nav citas izvēles kā turpināt savu iniciatīvu virzību. Tomēr ir daži soļi, kurus projektu vadītāji var veikt, lai pieņemtu darbā tik ļoti nepieciešamo izpildvaru.
Kā iegūt izpilddirektora atbalstu jūsu projektam
- Pieņemt darbā sponsoru. Ja jūsu projektam ir stratēģiskas sekas jūsu uzņēmumam vai nu tieši klientiem, vai netieši, nodrošinot efektīvāku un efektīvāku iekšējo darbību klientu atbalstam, jums vajadzētu pieņemt darbā sponsoru. Darbsies tieši ar savu projektu vadītāja vai projekta vadības biroja vadītāju, lai pastiprinātu projekta nozīmi un lūgtu palīdzību. Uzsveriet sponsora lomu un atbildību, kā norādīts iepriekš, un norādiet uz nozares pētījumiem, kas korelē projekta panākumus un efektīvu sponsorēšanu.
- Vilcienu savu sponsoru. Uzsveriet lomu kā stratēģisku, nevis taktisku vai kā vadītāju. Lielākā daļa vadītāju kļūst par sponsora lomu bez oficiālas apmācības vai pat konteksta viņu pienākumiem. Lai gan jums ir nedaudz neērts uzdevums apmācīt izpildvaru, lielākā daļa no šiem cilvēkiem novērtēs jūsu kontekstu un vadlīnijas. Atbildības, vērtību nostiprināšanas un komandas aizsardzības jautājumiem vajadzētu būt jūsu galvenajam mērķim, uzkāpjot uz sava izpildfunkcijas sponsora.
- Aktīvi iesaistiet un iesaistiet savu sponsoru. Labākās projektu vadītāja / izpildvaras sponsoru attiecības ir ļoti interaktīvas. Abām pusēm ir svarīgi izveidot skaidru komunikācijas protokolu, lai atjauninātu projekta aktivitātes, kā arī apzīmē un reaģē uz ārkārtas situācijām. Projekta vadītājam jāmudina izpildvaras sponsors laiku pa laikam apmeklēt statusa vai komandas sanāksmes, lai parādītu patiesu interesi, kā arī būt aktīvam komandas panākumu organizatorim.
- Lūdziet atbalstu no sponsora. Vienmēr ir noderīgi būt kādam, kam ir lielāka pieredze nekā jūs novērojat, un piedāvājot konstruktīvu un pozitīvu atgriezenisko saiti un treniņu jūsu sniegumā. Ļaujiet savam sponsoram zināt, ka jūs esat laipni gaidīti šajā ieguldījumā, lai uzlabotu, un, kad tas saņemts, pieņem to graciozi.
- Svarīgi piesaistiet sponsoru lieliem jautājumiem . Esi uzmanīgs, lai pārāk daudz nerekomponētu vai neraizētu pret savu taktisko problēmu. Jūsu sponsors vislabāk un vislabāk izmanto drošus resursus; darbojoties kā projekta komandas pārstāvis plašākai vadības grupai un palīdzot jums nostiprināt būtiskās komandas vērtības. Ir balansēšanas akts, kas projektu vadītājam jāievēro, apsverot sponsora piesaisti komandas darbībām.
Bottom Line
Izpildvaras sponsora loma ir viens no svarīgākajiem projekta iniciatīvu veiksmes mīklajiem. Veiksmīgi projektu vadītāji saprot, cik svarīga ir šī loma, un strādājam, lai iegūtu izpilddirektīva atbalstu pareizajā līmenī un intensitātē. Ja sponsora loma nav vai ir neskaidra, uzņemieties to, lai pieņemtu darbā un apmācītu savus izpildvaras sponsorus, lai jūs, jūsu komanda un jūsu firma gūtu panākumus.