Kā formāls ir projekta audits
Projekta audits parasti ir oficiāls uzdevums.
Neformālo ekvivalentu parasti sauc par salīdzinošo pārskatīšanu. Šajā gadījumā kolēģis pārskata jūsu projektu un saistīto dokumentāciju un sniedz jums atsauksmes par to, kur jums vajadzētu pavadīt nedaudz vairāk laika.
Projektu revīzijas ir formālas, jo tām parasti ir noteikts jautājuma kopums, un to veic persona, kas regulāri veic šādu lietu.
Kas veic projektu auditus
Persona, kas veic jūsu projekta auditu, varētu būt vēl viens projekta vadītājs (iespējams, kāds ar lielu pieredzi projektu vadīšanā), bet visticamāk, ka tas būs kāds no projekta birojiem, kurš bieži veic revīziju.
Tas būs kāds, kurš var uzskatīt sevi par objektīvu, tāpēc tas nebūs jūsu vadītājs vai projekta sponsors. Tas varētu būt pat cilvēku komanda, atkarībā no projekta lieluma.
Kā sagatavoties projekta auditā
Pirmā un galvenā lieta, kas jāorganizē, ir iegūt projekta dokumentācijas kopijas, lai to pārbaudītu.
Ja jums ir projekta koordinators , lūdziet viņus apkopot dokumentu kopu (vēlams, elektroniski). Jums ir jābūt viegli pieejamai visiem jūsu datiem, taču, pat ja jūs to darāt, šis solis var aizņemt kādu laiku. Vismaz pārliecinieties, vai jums ir projekta plāns , riska žurnāls , žurnāla izdošanas žurnāls, budžets un grafiks, kas pieejams auditoram.
Kas ir jāiesaista
Tas ir atkarīgs no tā, kādas lietas auditorijas vēlas aplūkot. Jums, kā projektu vadītājam, būs jāpavada ar viņiem kādu laiku. Gaidīt, ka arī jūsu komandas locekļi tiek aicināti sarunāties ar auditoru.
Ņemiet vērā, ka jo ilgāk viņi pavada darbu ar revīziju saistītiem uzdevumiem, jo mazāk laika ir projekta darbam, tāpēc, iespējams, būs jāpārplāno dažas darbības un jāstrādā lēnāk revīzijas periodā.
Cik ilgs ir projekta audits
Projekta revīzijai nav noteikts laika periods. Par lieliem projektiem, jūs atradīsiet, ka tas aizņem daudz ilgāku laiku. Mazos projektos revidentu varēja paveikt dažu stundu laikā. Tiklīdz jūs zināt, ka jūsu projekts tiks pārbaudīts, jautājiet savai audita komandai, cik ilgi viņi plāno veikt savu darbu.
Ko audits meklē
Ja revīzija tika izsaukta īpašas bažas dēļ, piemēram, nespēja sasniegt kvalitātes mērķus, tad sagaidāt, ka tā šo jomu dziļi izpētīs. Rutinālais audits plaši izskatīsies dažādās projektu vadības jomās un rezultātos, uz kuriem projekts darbojas. Tas aptvers jūsu projekta laiku, izmaksas un kvalitāti, kā arī ieinteresēto pušu iesaistīšanos.
Revīzijas mērķis ir noskaidrot, vai projekts sasniegs savus mērķus.
Ja revidents uzskata, ka, balstoties uz pašreizējiem rezultātiem, projekts nesasniegs šos mērķus, viņš vai viņa sniegs ieteikumus rīcībai.
Ieteikumi atkarīgi no tā, kas ir atrodams
Rekomendācijas revidenta ziņojumā būs atkarīgas no tā, ko viņi ir atraduši. Gaidiet, lai tie būtu pozitīvi un izteiktos tādā veidā, kas ļautu jums tos ērti lietot. Viņiem jābūt praktiskiem.
Viena no galējībām, revidents var ieteikt, ka jūsu projekts ir slēgts, lai gan tas notiks tikai tad, ja viņi uzskatītu, ka nav iespēju, ka jebkurš projekts darbosies no šī punkta uz priekšu, sniegtu organizācijai jebkāda veida vērtību.
Aplūkojiet sava projekta auditu kā pozitīvu pieredzi. Tam vajadzētu agri brīdināt par jebkādām pazīmēm, ka jūsu projektam ir problēmas, un tā ir iespēja strādāt ar pieredzējušu projektu profesionālu.
Īstenojot savus ieteikumus, jums, jūsu komandai un jūsu projektam vajadzētu būt veiksmīgākiem, un tas var būt tikai laba lieta.