Biroja palīgu prasmju saraksts un atbildība

by Alison Doyle

Saraksts ar biroja palīgu prasmēm resumes, pavadvēstuli un intervijas

Biroja palīgus dažreiz sauc par sekretāriem vai administratīvajiem palīgiem, bet tas, ko viņi dara, ir palīdzēt biroja darbībā. Neatkarīgi no tā, vai birojs pieder advokātu birojam, medicīnas praksei, izglītības iestādei vai korporācijai, vajadzības ir līdzīgas; kādam ir jāreģistrē ieraksti, jāsaglabā grafiki un jārūpējas par ikdienas saziņu to cilvēku vārdā, kuri izmanto biroju.

Tas kāds varētu būt tu.

Biroja palīgs Darba pienākumi

Lai gan biroja palīgu amats parasti ir līdzīgs viens otram, darbs joprojām ir mainīgs - tas mainās no dienas uz dienu, nevis no amata uz biroju. Šodien jūs varētu rīkoties kā administrators, rīt var prasīt printera remontu, un nākamajā dienā jums būs jāsūta viss reģistrācijas kabinets divdesmit pirmajā gadsimtā. Jums vajadzēs ļoti plašu prasmju kopumu, lai gūtu panākumus.

Biroja palīgi ir vieni no lielākajiem biznesa pasaulē neiesaistītajiem varoņiem, jo, ja jūs pareizi darāt savu darbu, neviens to neievēro. Birojs, šķiet, darbojas pats. Bet daži cilvēki bauda strauju, bet elastīgu darbu, sajūtu, ka tā ir viss. Un labs sekretārs joprojām var atrast darbu gandrīz jebkurā vietā, jebkurā organizācijā.

Kā lietot prasmju sarakstus

Jūs varat izmantot šīs prasmju sarakstus visā darba meklēšanas procesā.

Pirmkārt, šo prasmju nosaukumi darbojas kā atslēgvārdi, tāpēc izmantojiet tik daudz, cik vien iespējams, rakstot savu CV. Nepaļaujieties uz darbinieku pieņemšanu darbā, lai noskaidrotu, ka jums ir tas, ko viņi vēlas, pastāstiet viņiem tieši.

Otrkārt, jūs varat izmantot tos pašus atslēgvārdus savā pavadvēstulē . Koncentrējieties tieši uz tiem, kurus potenciālais darba devējs rūpējas visvairāk.

Jums ir jādara savs pētījums, jo, lai arī biroja palīgu darbs bieži vien ir līdzīgs, uzraugošo darbinieku pieņemšana darbā atšķiras atkarībā no viņu prioritātēm. Darba apraksts, iespējams, ietver vajadzīgo prasmju sarakstu. Pievērs to uzmanību.

Visbeidzot, jūs varat izmantot šo diskusiju, lai plānotu savu interviju . Pārliecinieties, vai esat sagatavojis vismaz vienu piemēru par laiku, kurā esat parādījis šeit visas šeit minētās top 6 iemaņas.

Tas var arī palīdzēt pārskatīt mūsu prasmju sarakstus, kas uzskaitīti pēc darba un prasmju veidiem .

Top sešas biroja palīgu prasmes

Zemāk ir uzskaitītas sešas svarīgākās iemaņas biroja palīgam, kā arī garāks to prasmju saraksts, ko darba devēji varētu sagaidīt no jums.

Verbālās komunikācijas prasmes: komunikācija ir kritiska, mīksta prasme biroja palīgam. Jums būs jāsazinās ar savu vadītāju, kolēģiem biroja darbiniekiem, speciālistiem, kurus jūs palīdzat, un, iespējams, klientiem vai cilvēkiem citās tās pašas organizācijas birojos. Jūs visi strādājat kā komanda, un jūs esat tā galvenais saziņas centrs. Jums katru dienu ir jābūt jautrībai, izpalīdzīgai, labi informētai, skaidrai formulēšanai un labam klausītājam .
Rakstiskas komunikācijas prasmes: Lielākā daļa biroja palīgu raksta daudz. Viņi var rakstīt piezīmes, aizpildīt veidlapas vai burtu vai e-pasta projektu. Daži izveido uzņēmuma tīmekļa vietnes saturu vai rediģē tekstu citiem. Skaidrs, profesionāls rakstisks paziņojums ir obligāta.

Draudzīgums: biroja palīgs varētu būt pirmā persona, kuru klients redz, ieejot amatā. Ja biroja primārais pasažieris šobrīd atrodas ārā, biroja palīgs varētu būt vienīgā persona, ar kuru apmeklētājs mijiedarbojas. Jums ir jābūt gatavam sveicināt katru apmeklētāju ar smaidu un labu vārdu un palīdzēt viņiem ar visu nepieciešamo, cik vien iespējams. Tātad labas starppersonu prasmes ir nepieciešamība.
Tehnoloģiju prasmes: vecajās dienās sekretāri daudz rakstīja. Laiki ir mainījušies, un tā ir tehnoloģija, taču biroja palīgi joprojām var tērēt daudz laika tastatūras priekšā. Tā vietā, lai rakstāmmašīna, jums būs jāzina savu ceļu pa dažādām lietojumprogrammām. Arī zināšanas par to, kā veikt nelielu tehnoloģiju atbalstu un to, kā novērst atkārtotu printeri, nekaitē.

Organizācija: biroja palīgiem jābūt ārkārtīgi organizētiem, lai efektīvi spētu uzmundrināt savus daudzos uzdevumus. Jums būs jāpalīdz arī citiem cilvēkiem organizēt no kalendāru uzturēšanas un biroja sakārtošanas.
Problēmu risināšanas prasmes: problēmu risināšana vai kritiskās domāšanas prasmes ir svarīgas visiem biroja palīgiem, jo bieži vien jūs kļūsit par personu, kura nāk klajā ar jautājumiem vai problēmām.