Publicēts 1.8.2015
Iespējams, ka, kad kāds tiks paaugstināts līdz pirmajai vadības lomai, tas būs pirmais reizē, kad viņi pārvalda nodaļas budžetu.
Lielākajai daļai jauno menedžeru ir maz vai nav oficiālas mācības par to, kā izstrādāt budžeta prognozi, izsekot to izdevumiem vai kā veikt korekcijas vidējā gada laikā. Parasti viņiem tiek nodota izklājlapa vai pārskats no sava pārvaldnieka vai finanšu departamenta, un, domājams, viņš to zinās, kā to izdarīt, vai mācīsies ar izmēģinājumu un kļūdu palīdzību.
Kaut arī "izmēģinājums un kļūda" var būt efektīvs veids, kā apgūt jaunas iemaņas, būtu labāk, ja jaunajam pārvaldniekam nebūtu jāizdala pārāk daudz sāpīgu kļūdu.
Tālāk ir minētas dažas mācības, kas gūtas no mana izmēģinājuma un kļūdu apgūšanas, kas, manuprāt, varētu gūt labumu no jaunākajiem vadītājiem:
Investējiet laiku, lai uzzinātu jau no sākuma
Nav labāka laika, lai jautātu "stulbākus" jautājumus, nevis tad, kad esat kaut kas pavisam jauns un nekad to nav izdarījis. Labāk uzdot un pavadīt laiku pirms mācībām, nevis gaidīt, kamēr kāds ir jānorāda savās kļūdās . Pieprasiet laiku no sava pārvaldnieka (vai priekšteča, ja varat), lai pārskatītu pamatā esošo filozofiju, visaptverošos mērķus, formātu un katru rindas vienību. Ja jūsu organizācijai ir finanšu persona, lūdziet tai pavadīt laiku kopā ar jums. Lielākā daļa no tām būs glaimotas un vēlas dalīties savās zināšanās. Galu galā, ja viņi var apmācīt jūs, kā darīt lietas saskaņā ar to specifikācijām uz priekšu, jums būs mazāk galvassāpes viņiem vēlāk.
Ņemiet kursu "Finanses un budžets nefinanšu vadītājiem"
Sazinieties ar vietējām universitāšu biznesa skolām sadaļā "Izglītības vadība". Lielākā daļa biznesa skolu piedāvā vienu līdz trīs dienas neklātienes kursus. Kursa laikā vai pēc tā, ņemiet laiku, lai pārskatītu uzņēmuma gada pārskatu un izprastu dažādos finanšu rādītājus un pārskatus.
Pārvaldiet savu departamenta budžetu tā, kā tas ir jūsu bizness
Kad mēs strādājam lielās organizācijās, mēs galu galā izturas pret "uzņēmuma" naudu, tāpat kā aug kokiem. Tas nav, un tagad tas ir jūsu kā vadītāja pienākums, lai uzņemtos personīgo atbildību par jūsu departamenta resursiem.
Esi komandas spēlētājs
Ja iespējams, pārskatiet sava pārvaldnieka budžetu. Lai gan ir svarīgi uzņemties atbildību par jūsu budžetu, jūsu vienība ir daļa no lielākas vienības. Vaicājiet savam vadītājam parādīt, kur jūsu budžets iekļaujas un atbalsta lielu attēlu, kā arī savstarpējo atkarību ar saviem vienaudžiem. Var būt gadījumi, kad citai nodaļai ir nepieciešama nauda mērķiem, kuri ir augstāki par jūsu prioritāti. Negaidiet, ka uzdodiet jautājumu vai arī tā tiek noņemta - esiet aktīvi un piedāvājiet palīdzēt savam kolēģu vadītājam. Jūs uzskatīsit par stratēģisku un sadarbības partneri .
Nelietojiet spēlēt dumjš spēles
Vienīgi tāpēc, ka "visi to dara", nenozīmē, ka tas nav stulbi un slikti uzņēmumam. Piemērs par tipisku stulbu budžeta spēli, kuru vadītāji spēlē, ir "izmantot to vai zaudēt izdevumus". Tas ir tad, kad jūs tuvojieties gada beigām, un jūsu budžets darbojas saskaņā ar jūsu prognozēm. Iepriekšējos gados, kad jūs nepietiek, jūsu nākamā gada budžets tika noteikts, ņemot vērā faktisko gadu.
Tātad, lai atkal netiktu samazināts jūsu budžets, jūs dodaties uz iepirkšanās jautrību - iegādājoties materiālus, kas jums nav vajadzīgi, vai uzkrājiet, ja jums tas ir nepieciešams.
Izsekojiet izdevumus katru mēnesi un veiciet proaktīvas labojumus
Neuzskatu, ka "kāds" jums pateiks, kad jums ir vairāk budžetu. Patiesībā jums pat vajadzētu lūgt ikmēneša pārskatus vai izsekot sev. Negaidiet līdz gada beigām, kad tas ir pārsteigums (jums un jūsu priekšniekam). Līdz tam ir par vēlu izpētīt un izdarīt labojumus. Esiet atbildīgs, novērtējiet sevi un aktīvi ziņojiet savam vadītājam.
Esiet caurspīdīgs un iesaistiet savu komandu
Dalies budžetā ar savu komandu, varbūt pat iesaistot viņu prognozes izveidē. Iesaistot savu komandu un palīdzot viņiem izprast budžeta izstrādes procesu, rodas kopīgas īpašumtiesības un jūsu darbinieki rosina rast radošus risinājumus izdevumu pārvaldībai.
Esi stratēģisks
Neņemiet tikai pagājušā gada aktualitātes un pievienojiet desmit procentus nākamā gada prognozei. Sāciet ar stratēģijas un mērķu izstrādi un pēc tam nosakiet resursus, kas nepieciešami šo mērķu sasniegšanai. Ja jums nepieciešams vairāk nekā pagājušajā gadā, sagatavojiet uzņēmējdarbības gadījumu, lai pamatotu savu papildu finansējuma pieprasījumu.
Nepārlieciet to
Vadot budžetu, vadītājam ir svarīga loma, nekad neaizmirstam par vissvarīgākajiem līdzekļiem: jūsu cilvēki! Pārliecinieties, ka jūs iztērējat vismaz piecas reizes vairāk laika, nekā izstrādājat savu komandu, lai jūs varētu iznīcināt skaitļus.