Skatiet pareizas un nepareizas cilvēkresursu dokumentācijas paraugus
Dokumentācija par nodarbinātības reģistru
Dokumentācija ir rakstisks ieraksts par darbinieka rīcību, diskusiju, darbības traucējumu gadījumiem, lieciniekiem politikas pārkāpumiem, disciplināro darbību, pozitīvajām iemaksām, atalgojumu un atzīšanu, izmeklēšanu, prasību un mērķu neizpildi, veiktspējas novērtējumu un citu informāciju.
Dokumentācija ļauj darba devējam vai darbiniekam saglabāt rakstveida notikumu un diskusiju protokolu, kas notikuši konkrēta notikuma laikā. Darba attiecību dokumentācija sniedz rakstisku apliecinājumu, kas var būt nepieciešama, lai atbalstītu tādas darbības kā darbinieku veicināšana , darbinieku algu paaugstināšana un disciplinārsodi, tostarp darba attiecību izbeigšana .
Dokumentācija par darbiniekiem parasti ir gan pozitīva, gan negatīva, ja nepieciešams. Tas ir fakts, nevis subjektīvs. Tajā aprakstīti notikumi, kad tie notiek, nevis skatītāju uzskati un domas par notikumu. Dokumentācijā ir arī aprakstītas darbības, kas tika veiktas ievērojamos gadījumos, piemēram, kad jūs sniedzat oficiālu darbinieku atzīšanu vai disciplināras darbības.
Atcerieties, ka jums ir jāveido dokumentācija, kas ir tik tuvu, cik iespējams, lai dokumentācija būtu savlaicīga, detalizēta un precīza.
Tiesvedībā dokumentācija par darbinieka pagātnes sniegumu bieži ir izšķiroša, lai rezultāts, ko darba devējs gūtu no pasākuma.
Mērķis ir izteikt godīgu priekšstatu par darbinieka sniegumu, nevēršoties tikai uz negatīviem notikumiem.
Dokumentācijas veidi
Politikas, procedūras, darbinieku rokasgrāmata un veiktspējas attīstības plāni ir arī dokumentācijas veidi, kas atspoguļo sagaidāmo darbinieku uzvedību un darba vietas prasības, lai saglabātu sakārtotu un taisnīgu darba vietu, kurā darbinieki zina, no kā viņiem sagaidāms.
Dokumentācija ir arī rakstisks pārskats par apsūdzētā, apsūdzēja un liecinieku naidīgiem darbavietas notikumiem, kas saistīti ar darbinieku pārkāpumiem, piemēram, seksuālu uzmākšanos .
Dokumentācija var būt formāla un saglabāta darbinieku personāla datnē . Paredzams, ka darbinieki paraksta šo dokumentāciju, lai apstiprinātu, ka viņi ir saņēmuši kopiju un ir pārskatījuši saturu. (Paraksts nenozīmē vienošanās ar paziņojumiem dokumentācijā.)
Šajā dokumentācijā ir iekļauti arī tādi pastāvīgi dokumenti kā parakstīts darba pieteikums, rakstiskas darba atsauces , pieteikuma materiāli, piemēram, atsākšana, pavadvēstuli un iepriekšējās pārbaudes. Neaturēts no darbinieku personāla faila, tāpat kā I-9 veidlapa, kas apliecina darba ņēmēja tiesības strādāt ASV, tiek saglabāta arī dokumentācija, tāpat kā medicīniskā dokumentācija, FMLA ieraksti utt.
Dokumentācija var būt arī neoficiāla kā vadītāja ierakstā par viņa vai viņas diskusiju ar darbinieku gada laikā. Ir svarīgi, lai vadītāji saglabātu šo dokumentāciju visiem saviem ziņojošiem darbiniekiem; Darbinieku dēļ nav jāizceļ neviens darbinieks. (To var interpretēt kā diskrimināciju vēlāk).
Dokumentācijas izmantošana
Ieteicams arī dokumentēt kritisko incidentu, gan pozitīvus, gan negatīvus, lai pārvaldnieki iegūtu informāciju par darbinieku veiktspēju, kas aptver laiku.
Dokumentācija tiek izmantota citos veidos organizācijās. Tie var ietvert procedūras, darba instrukcijas un datorprogrammatūras instrukcijas, lai norādītu dažus, taču Cilvēkresursu funkcijas nolūkā tie ir kopīgi dokumenti. Un šie ir norādījumi par to, kā pareizi dokumentēt.
Veiktspējas dokumentācijas paraugi
Dokumentācija par darbinieka sniegumu ļaus jums disciplinēt , pārtraukt vai godīgi veicināt, atalgot un atpazīt darbiniekus. Bez dokumentācijas, kāda no šīm darbībām ir sarežģīta un potenciāli riskanta darba devējam.
Darba devējam ir jāizvairās no jebkādas iespējamās apsūdzības par diskriminējošu attieksmi pret darbiniekiem .
Neatkarīgi no likumīguma, labie darba devēji vēlas izveidot darba vidi, kas būtu godīga, konsekventa un atbalstītu darbinieku mērķus un karjeras plānus.
Šo vidi atbalsta menedžera profesionālā dokumentācija par darbinieku veiktspēju - gan slavēju uzvedību, gan darbības, kurām nepieciešama korekcija vai uzlabošana. Agrāk, kā dokumentu tika detalizēti apspriests. Šie paraugi sniedz vairāk piemēru par atbilstošu dokumentāciju.
Dokumentācijas paraugi
Nepareizs :
Marks parasti ir novēlējis darbu. Markam ir pārāk daudz darba.
Pa labi :
1. aprīlis: Marks aicināja slimos un neatbildētos 8 stundas darba.
4. aprīlis: Marka ieradās darbā plkst. 10:00, divas stundas pēc viņa paredzētā sākuma laika.
6. aprīlis: Marks ieplānoja ārsta iecelšanu un pēc tam palika mājās, lai uzstādītu jaunu krāsni.
12. aprīlis: Marks aicināja slimos un neatbildētos 8 stundas darba.
Nepareizs :
Marija ir neuzticama. Viņa gandrīz nekad nedara to, ko viņa apņēmās darīt.
Pa labi :
2. maijs: Marija apsolīja, ka šā priekšlikuma pirmais projekts būs pieejams pārskatīšanai šodienas iknedēļas sanāksmē. Marija nav sagatavojusi dokumenta projektu, kā paredzēts. Teica, ka viņa bija pārāk aizņemta un cilvēki, kuru palīdzība viņai bija vajadzīga, nebija atgriezusies ar viņu.
Vadītājs atbildēja: kāda palīdzība tev vajadzēja? Informācija? Kas nav atgriezies pie jums un kas jums no tiem vajadzēja?
Carl un Michael bija nepieciešams, lai atjauninātu Mary par viņu progresu.
Kas padara jūs tik aizņemts, ka jums nav laika sekot līdzi savām saistībām? Izpilda pārāk daudz saistību ar ierobežotām stundām.
Ko es varu darīt, lai jums palīdzētu?
Kad jūs padarīsiet dokumenta projektu pieejamu pārskatīšanai?
Šie paraugi sniedz pārskatu par to, kāda ir efektīva dokumentācija, salīdzinot ar dokumentāciju, kas ir nepareiza. Izpildiet šo padomu, lai efektīvi un juridiski dokumentētu politiku, veiktspēju un notikumus savā darba vietā.
Atruna: lūdzu, ņemiet vērā, ka sniegtā informācija, lai arī autoritatīva, nav garantēta precizitātei un likumībai. Vietne tiek lasīta visā pasaulē, un darba likumi un noteikumi dažādās valstīs ir atšķirīgi. Lūdzu, meklējiet juridisko palīdzību vai palīdzību no valsts, federālajiem vai starptautiskajiem valdības resursiem, lai pārliecinātos, ka jūsu juridiskā interpretācija un lēmumi ir pareizi attiecībā uz jūsu atrašanās vietu. Šī informācija ir domāta vadlīnijām, idejām un palīdzībai.