Kā (un kāpēc) ierakstīt sapulču protokolu
Protokolā parasti ir:
- dalībnieku vārdi,
- apskatītie darba kārtības jautājumi
- dalībnieku pieņemtie lēmumi,
- dalībnieku apņēmības pēcpārbaudes,
- saistību izpildes termiņi un
- citi notikumi vai diskusijas, kuru vērts dokumentēt nākotnes pārskatīšanai vai vēsturei.
Sapulču protokola paraugs koncentrējas uz sanāksmes laikā pieņemtajiem lēmumiem un dalībnieku saistībām. Saistības ir saistītas ar izpildes termiņiem un citām detaļām, kas ir nepieciešamas, lai sapulcinātu dalībniekus kopīgai izpratnei .
Sanāksmju protokoli kā vēsturiskais dokuments
Kā vēsturisku dokumentu tie ir noderīgi, lai dokumentētu galvenās idejas vai diskusijas, kuru rezultātā tika pieņemts lēmums. Piemēram, atbildot uz jautājumiem vēlāk, kad komandas loceklis saka: "ko mēs kādreiz domājām, kad izvēlējāmies šo mērķi".
Efektīvas sapulces minūtes izklāsta piecas alternatīvas, ko komanda apsprieda, un galveno iemeslu, kādēļ viens tika izvēlēts pārējos pieejamos ceļus.
Efektīvas sanāksmju protokoli tipiskai biznesa tikšanās reizei nav jāreģistrē.
Viņiem arī nav un nevajadzētu norādīt, kas to teica. Nevajadzētu, ja viņi dokumentētu, ko katrs dalībnieks detalizēti saka. Dotajā piemērā efektīva piezīmju saņēmēja rezumē diskusiju, nevis raksta katru vārdu.
(Atzīsiet, ka šis noteikums ir atšķirīgs citu veidu sanāksmēm tādās situācijās kā tiesvedība, tiesas sēdes utt.
Šīs minūtes prasa precīzu sarunu un paziņojumu ierakstu.) Bet jūsu tipiskā sanāksme darba vietā nav.
Kad un kā dalīties sanāksmju protokolos
Ideālā gadījumā sapulces minūtes sapulces dalībniekiem tiek izplatīti elektroniski sanāksmes beigās. To darot, dalībnieki nekavējoties paziņo par savām saistībām un termiņiem. Ja tas nav iespējams (piemēram, piezīmju pieņēmējs vēlas iztīrīt kļūdas), piezīmju pieņemējam 24 stundu laikā pēc sapulces vajadzētu izplatīt sanāksmes minūtes.
Minētās minūtes ir atgādinājums par saistību komandas locekļu sanāksmes laikā. Viņi palīdz dalībniekiem pārcelt sapulces saistības uz viņu kalendāriem un veikt sarakstus. Tās ir atgādinājums par jebkuru priekšmetu, kas jāsasniedz dalībniekiem pirms nākamās sanāksmes.
(Tas var novērst vienu no nozīmīgākajām sanāksmju problēmām, parasti sanāksmes laikā sniedzot informāciju, lai dalībnieki tiktu sarīkoti tikšanās laikā, nevis sazinātos.) Galu galā, vai mijiedarbība nav tikšanās vieta? Visam citam jums ir instrumenti, piemēram, e-pasts un Yammer.
Nākamās sanāksmes sākumā jūs vēlēsities pārskatīt savas iepriekšējās sanāksmes minūtes, lai cilvēki varētu tos pārbaudīt, lai veiktu pareizību un veiktu nākamās darbības.
Sanāksmju protokoli ir efektīva sekmēja veiksmīgu sanāksmju rīkošanu, kad minūtes tiek pienācīgi sastādītas un izplatītas savlaicīgi. Tas jo īpaši ir tad, kad komanda ir izveidojusi stingras normas, kas atbalsta tās biznesa panākumus .
Kā organizācijas rīko sanāksmju protokolus?
Kritērijs, kas saistīts ar sapulces panākumiem , piezīmju pieņēmējs vai reģistrētājs dokumentē dalībnieku tikšanos, vēsturi un darbiniekus, kuriem jāzina, kas notika sanāksmē. Bez pilnas sapulces minūtēm sanāksmes veiksmes perspektīvas ir samazinātas.
Darbinieks, kas sastāda sanāksmju protokolu, parasti ir komandas biedrs un piedalās sanāksmē. Sanāksmēs, kurās ir ar tiesu vai valdību saistīti procesi, attiecības vai prasības, piemēram, uzklausīšana, nepieciešamās uzņēmumu padomes sanāksmes vai noguldījumi, neuzņemoša persona ņem oficiālās minūtes un bieži reģistrē tiesvedību.
Darbiniekam, kurš ieraksta minūtes, ir jābūt precīzi ierakstītam ausiņā. Darbiniekam arī efektīvi jāpiedalās sanāksmē, lai protokolētu protokolu.
Dažās sanāksmēs viens un tas pats darbinieks katru sanāksmi ņem minūtes. Citos gadījumos minūšu ņēmēja loma tiek nodota no darbinieka uz darbinieku. Tāpat kā sanāksmju vadība , piezīmju pieņēmēja loma veido vadību , komunikāciju un efektīvu vadības iemaņu apgūšanu.
Kādas ir sanāksmes protokola prasības Piezīmju grāmatiņa?
Prasības reģistratoram vai piezīmju turētājam ietver:
- Ierakstiet precīzi sanāksmē pieņemtos lēmumus, saistības un galvenos diskusiju punktus.
- Ierakstiet darbības vienumus, kurus sapulcējušies locekļi ir apņēmušies darīt kopā ar termiņu, kuru dalībnieki ir apņēmušies veikt. Rīcības priekšmetiem ir pievienots vārds, bet vispārējā diskusijā nav norādīts, kas teica neoficiālās darba sanāksmes.
- Pārskata galvenos lēmumus un uzdevumus vai brīvprātīgas saistības un darbības posteņa beigās, lai dalībnieki varētu pārskatīt un vienoties par notikumiem un saistībām pirms sanāksmes atstāšanas.
- Sapulces vadītājs var prasīt, lai piezīmju ņēmējs sanāksmes laikā periodiski atsāktu diskusiju.
- Pastāvīgajā sanāksmju sērijā piezīmju turētājs aizņem minūti, lai pārskata sanāksmes minūtes nākamās sanāksmes sākumā. Apmeklētāji var pievienot vai labot visu, ar ko viņi nepiekrīt, protokolā.
- Sanāksmju protokola kopijas izplatīšana 24 stundu laikā pēc sanāksmes ir bijusi standartu ieteikumu par sanāksmju koordinatoriem gadiem. Tagad, visticamāk, ierakstītājs visbiežāk izgāja minūtes elektroniskā ierīcē, piemēram, klēpjdatorā vai iPad. Tātad, piezīmju turētājam vajadzētu izplatīt sanāksmes piezīmes pēc ātras pareizrakstības, gramatikas un skaidrības pārskata, bieži vien sanāksmes minūtēs vai dažu minūšu laikā.
Diktofons ir tāda loma, ka sapulcei ir jānodrošina, ka dalībnieki paziņo un piedalās sanāksmes rezultātos. Bez piezīmēm dalībniekiem ir jāpaļaujas uz citu dalībnieku atmiņu. Garantēts, tas nav labs plāns.
Tikšanās dalībnieka sanāksmes dokumentācija ir vajadzīga sanāksmes veiksmei, tāpat kā dokumentācija ir nepieciešama, lai uzlabotu darbinieku sniegumu.