Tikšanās ar vadītājiem ir pamats veiksmīgai sapulcei, kas sasniedz tās mērķus
Kas vada sanāksmi?
Sapulces vadītājs ir galvenais, lai panāktu sanāksmju un komandu veiksmi .
Darbinieks, kurš kalpo kā sanāksmes vadītājs, ir ļoti svarīgs. Dažās sanāksmēs vadītājs ir nodaļas vadītājs, komandas vadītājs vai persona, kuru augstākā vadība ieceļ, lai vadītu iniciatīvu. Šie darbinieki tika izvēlēti viņu vadošo lomu, jo viņi uztvēra iemaņas kā vadītājs vai līderis.
Citu laiku darbinieks dabiski var kļūt par līderi. Šie vadītāji ir darbinieki, kurus citi darbinieki meklē un ievēro . Citos gadījumos komanda var nolemt mainīt vadības lomu starp visiem dalībniekiem. Tas ļauj visiem komandas locekļiem turpināt attīstīt savas iemaņas kā sanāksmju vadītājiem un veiksmīgu sanāksmju veidošanai kopumā.
Sapulces vadītāja pienākumi
Turpmāk ir galvenie sapulces vadītāja pienākumi.
- Nosaka mērķi, uzdevumu vai mērķi, kas jāīsteno. Tas bieži vien ir līdera darba apraksta uzdevums vai daļa.
- Izlemj, vai tikšanās ir labākā iespējamā metode mērķa vai mērķa sasniegšanai vai vēlamā rezultāta sasniegšanai. Atbildiet uz jautājumu, vai ir nepieciešama tikšanās?
- Nosaka, kas ir nepieciešams, lai palīdzētu plānot tikšanos.
- Ar komandu vai kā līderi lemj par sanāksmes darba kārtību . (Pašreizējās sanāksmēs šis uzdevums tiek paveikts kārtējās sanāksmes beigās.)
- Visbiežāk nosaka kopīgo organizatoriskā kalendāra datumu, laiku un atrašanās vietu.
- Novāc kopā priekšatlases sanāksmes, piemēram, lasīšana, finanšu informācija, vēsture, saistītās komandas sanāksmju protokoli utt.
- Aicina dalībniekus un izplata uzdevumus un iepriekšēju darbu, ļaujot tik daudz laika, lai dalībnieki būtu gatavi sanāksmei.
- Nodrošina, ka sapulcē ir reģistrators vai minūtes ielādētājs, lai dokumentētu procesu un visas saistības, darbības elementus vai lēmumus. Novērot laika skaitītāju, kad tas ir vajadzīgs sapulces sakārtošanai.
- Var izmantot ledlauzi, lai uzsildītu dalībniekus un izveidotu vidi, kurā sapulces dalībnieki ir ērti sazināties un apmainīties ar idejām un informāciju.
- Ienāk agri un vada sanāksmi , turot to uz uzdevumu, sekojot un iesaistot visus dalībniekus, tāpēc katrs uzskata, ka viņu klātbūtne ir būtiska sanāksmē. Tas nodrošina viņu līdzdalību nākamajā sanāksmē
- Pielāgo uzņēmuma sanāksmi, lai dalībnieki nejūtas asprātīgi un garlaicīgi. Neatkarīgi no tā, vai lietojat ledlaužas, humoru vai izklaidējošus piemērus, sapulce nebeidzas bez smiekliem.
- Nodrošina, ka tiek piešķirti un apstrādāti nākamie posmi un darbības vienumi.
- Iepazīstina ar sanāksmi un plāno nākamās sanāksmes darba kārtību.
- Turpiniet rīkoties ar dalībniekiem starp sanāksmēm, lai pārliecinātos, ka darbības pozīcijas ir uz priekšu un piedāvātu palīdzību un / vai resursus, ja brīvprātīgajam rodas problēmas.
Papildu Leader lomas
Sapulces vadītājs uzņemas šos pienākumus, taču tam ir arī loma, kas saistīta ar saziņu , ziņojumu sniegšanu un komandas locekļu sniegumu .
Katram komandas vai sanāksmes dalībniekam, kas ir pārrobežu funkcionalitāte, ir pienākums informēt savu departamentu vai funkciju par sanāksmes vai notiekošās komandas darbību un progresu. Viņiem ir arī pienākums meklēt informāciju no kolēģiem, kas nav komandā vai sanāksmē. Ne katrs darbinieks var apmeklēt katru sanāksmi.
Vadītājam ir papildus pienākums uzturēt un informēt vadošos vadītājus, izmantojot efektīvu saziņu un atsauksmes.
Veidojot īpašumtiesības no darbiniekiem ārpus komandas vai sanāksmes, jo īpaši organizācijas līderiem, tiek nodrošināts, ka komanda vai sanāksme veiksmīgi izstrādā, īsteno un integrē savus risinājumus vai idejas.
Ja sapulces dalībnieks sapulcē neefektīvi pilda sanāksmes laikā, vadītājam ir pienākums izmainīt uzvedību, izmantojot sapulces vadītāju efektīvas sanāksmes metodes un efektīvu apmācību ārpus sanāksmes . Tikšanās dalībnieks, kurš monopolizē tikšanos ar saviem uzskatiem vai kritizē pārējos viņu locekļus, ir jālabo, pirms indivīds sabojā sanāksmes panākumus.
Šīs darbības ir nepieciešamas, līdz sapulces dalībnieki sasniedz komforta un brieduma pakāpi, kas ļauj viņiem palīdzēt līderim, uzspiežot sevi par neefektīviem notikumiem, un disfunkcionāli dalībnieki pārtrauc progresu .
Efektīva tikšanās līderis negarantē, ka projekts vai komanda veiksmīgi darbojas, bet viņš vai viņa ir galvenais veicinātājs, kad projekti, departamenti, sanāksmes vai komandas gūst panākumus.
Sanāksmju protokoli ir efektīva sekmēja veiksmīgu sanāksmju rīkošanu, kad minūtes tiek pienācīgi sastādītas un izplatītas savlaicīgi.