Jūs varat plānot, vadīt un vadīt sanāksmi, lai iegūtu rezultātus
Ja jūs neievēroat nevienu no šīm sanāksmju pārvaldības iespējām, jūsu tikšanās un komandas neiegūs augļus, ko vēlaties pēc ieguldīšanas brīža. Izmantojiet šos divpadsmit sanāksmju vadības padomus, lai palīdzētu dalībniekiem sasniegt gaidītos, pozitīvos un konstruktīvos rezultātus.
Ko darīt pirms sapulces, lai nodrošinātu efektīvas sapulces
Darbības pirms sanāksmes veido pamatu sanāksmju rezultātu sasniegšanai. Jūs varat veikt visus nepieciešamos papildu pasākumus, bet bez efektīvas sapulces plānošanas uzsākšanai, jūsu rezultāti jūs izbrīns. Šie padomi palīdzēs jums plānot un īstenot sanāksmi.
Plānojiet sapulci
Efektīvas sanāksmes, kurās tiek iegūti rezultāti, sākas ar sapulces plānošanu. Vispirms nosakiet, vai citi darbinieki ir vajadzīgi, lai palīdzētu plānot tikšanos. Tad izlemiet, ko jūs cerat paveikt, organizējot tikšanos. Izveidojiet izpildāmus mērķus savai sapulcei.
Jūsu izvirzītie mērķi izveidos pamatu efektīvam sapulces plānam. Kā Stīvens Kovijs ( Seven Habits of High Effective People) saka: "Sākiet ar beigām prātā". Jūsu sapulces mērķis nosaka sapulces uzmanību, sanāksmes darba kārtību un sapulces dalībniekus, kas jums vajadzīgi, lai sasniegtu mērķi.
Pārliecinieties, ka jums ir nepieciešama tikšanās
Kad esat izveidojis sapulces plānu, pārliecinieties, vai tikšanās ir piemērots līdzeklis, lai sasniegtu noteiktos mērķus. Plānot un rīkot sanāksmi, ir dārga, kad ņemat vērā apmeklētāju laiku, tāpēc jāpieliek pūles, lai noteiktu, ka tikšanās ir labākā iespēja, lai atrisinātu problēmu, uzlabotu procesu vai veiktu pastāvīgu plānu.
Jūs varat uzzināt, ka jūs varat izpildīt sanāksmes mērķus ar e-pasta diskusiju vai izplatot un pieprasot informāciju, izmantojot uzņēmuma biļetenu. Pārliecinieties, ka sanāksme ir vajadzīga un ne tikai ērtāk jums - jūs saņemsiet labāku rezultātu no jūsu tikšanās dalībniekiem, kad būsiet patiesi novērtējuši viņu vajadzības.
Nodrošināt atbilstošu dalību sapulcē
Ja sapulce ir piemērots līdzeklis, lai sasniegtu savus mērķus , sazinieties ar dalībniekiem, kuri piedalīsies sanāksmē, lai gūtu panākumus. Nepieciešamajiem apmeklētājiem jābūt pieejamiem, lai apmeklētu sanāksmi.
Atlikt sanāksmi, nevis organizēt sanāksmi bez kritiskiem darbiniekiem. Ja delegāts apmeklē svarīgu lēmumu pieņēmēja vietu, pārliecinieties, ka izraudzītajam darbiniekam ir tiesības pieņemt lēmumus vai atlikt sanāksmi.
Pirms sapulces izplatīt un pārskatīt iepriekšēju darbu
Cik daudzās sanāksmēs esat piedalījies sanāksmē, kas sākās ar sanāksmes koordinatoru, izlaižot izdales materiālu vai prezentējot Microsoft PowerPoint slaidu diskusijai? Nomākta? Jūs derat. Sanāksme kļūst par grupas lasīšanu, gandrīz produktīvs mērķu sasniegšanai.
Ja sanāksmes norises mērķis ir lēmumu pieņemšana un atbilde uz jautājumiem, grupu lasīšana ir apkaunojoša tautu laika izšķiešana.
Jūs varat padarīt sanāksmes produktīvākas un nodrošināt rezultātus, nodrošinot nepieciešamo priekšdarbu pirms faktiskās sanāksmes. Sagatavošanās darbam, diagrammām, grafikiem un lasīšanas materiāliem 48 stundas pirms sapulces ietekmē sanāksmes panākumus. Jo vairāk sagatavošanas laika jūs piešķirsiet, labāk sagatavoti cilvēki būs jūsu sapulcē.
Dokumentācija , kas palīdzēs sasniegt sanāksmes mērķus, var ietvert ziņojumus; dati, diagrammas un saites uz konkurētspējīgu informāciju, pārdošanas mēnesis līdz datumam un ražošanas plāni; Microsoft PowerPoint slaidi, kas ilustrē galvenos diskusiju punktus; kā arī sanāksmju protokoli , piezīmes un turpinājums iepriekšējām vai saistītām sanāksmēm un projektiem.
Pirms darba, pat tikai saites, kas jāievēro, lai savlaicīgi izplatītu informāciju, ar nopietnām cerībām, ka dalībnieki iepazīsies ar priekšdarbu pirms sapulces, palīdzēs nodrošināt jūsu tikšanās veiksmi.
Sanāksmes laikā, lai nodrošinātu efektīvas sanāksmes
Sapulces laika efektīva izmantošana rada entuziasmu par tēmu. Tas rada dalībnieku apņemšanos un izpildījuma sajūtu. Cilvēki jūtas kā kaut kas lielāks par viņu ikdienas izaicinājumiem. Tāpēc veiksmīga, aktīvā sanāksme, kas nosaka posmu pēcpārbaudei, radīs sanāksmju rezultātus.
Efektīva sanāksmju atvieglošana
Tikšanās vadītājs nosaka pozitīvu, produktīvu signālu sapulces dalībnieku mijiedarbībai. Efektīva sapulces atvieglošana sākas ar mērķu, paredzamo rezultātu un darba kārtības pārskatīšanu. Koordinators palīdz grupas locekļiem koncentrēties un produktīvi.
Sapulču plāns un darba kārtība nosaka sapulces pamatu. Efektīvs veicinātājs, kurš nodrošina dalībniekus uz ceļa, nodrošina sapulcē sagaidīto, vēlamo rezultātu sasniegšanu.
Izmantojiet iepriekšēju darbu sapulcē
Izmantojiet vai atsauciet pirms darba un citu informāciju, kas tiek sniegta pirms sanāksmes sapulces laikā. Jūs pastiprināt nepieciešamību dalībniekiem pavadīt laiku, kas vajadzīgs pirms tam, lai pārskatītu materiālus, kas ir neatņemama daļa, lai sasniegtu vēlamos rezultātus.
Jūsu dalībnieki sagatavosies, pirms apmeklēsiet savas tikšanās, un jūsu rezultāti liecinās par stabilu sagatavošanos un vadību . Neviens nevēlas izrādīties neparedzēts, neinteresants vai neatbalsta komandas biedra acis.
Iesaistīt katru dalībnieku darbībās
Katrā darba grupā ir dažādas personības, kas tiek rādītas sanāksmēs. Jums ir klusi kolēģi un cilvēki, kuri cenšas dominēt katrā platformā. Neatkarīgi no tā, vai atvieglojot sanāksmi vai apmeklējot to, jums ir jāiesaista katrs dalībnieks sanāksmes mērķu izpildē.
Tas nodrošina, ka katrs dalībnieks tiek ieguldīts sanāksmes tēmā un turpinājumā. Jūs sasniegsiet vairāk rezultātu ar visu komandas vilkšanu nekā ar vienu dominējošo personāla persona mēģina push visiem pārējiem kalna augšā.
Izveidojiet efektīvu sapulces pārraudzības plānu
Sanāksmes laikā izveidojiet pārraudzības plānu ar darbības elementiem. Efektīvie plāni ietver sekojošo.
- Konkrētais darbības postenis,
- tās personas vārds, kura apņēmusies "rīkoties" ar darbības priekšmeta izpildi,
- darbības posteņa izpildes termiņš un
- vienošanās par to, kas ir darbības posteņa pabeigšana.
Apspriediet reālās dzīves scenārijus un šķēršļus panākumiem, ko komandas biedri var pieredzēt, cenšoties izpildīt priekšmetus, kuri nodrošinās nepieciešamos rezultātus. Iestatiet laiku nākamajai sanāksmei, ja nepieciešams, bet dalībnieki piedalās.
Pēc sapulces, lai nodrošinātu efektīvas sapulces
Darbībai un plānošanai pirms sanāksmes un tās laikā ir liela nozīme, lai palīdzētu sasniegt gaidītos, pozitīvos un konstruktīvos rezultātus. Jūsu tikšanās pēc sanāksmes ir tikpat svarīga. Nākamās plānotās sanāksmes turpinājums nekad nav pietiekams ieguldījums, lai nodrošinātu rezultātus.
Publicēt tikšanās protokoli
Sāciet, publicējot savas minūtes un rīcības plānu 24 stundu laikā. Cilvēki vislabāk palīdzēs sasniegt rezultātus, ja viņi tūlīt sāks darboties. Viņiem joprojām ir jaunā atmiņa par tikšanos, diskusiju un izvēlētā virziena pamatojumu.
Viņi joprojām ir entuziastiski un gatavi sākt darbu. Minūtes izplatīšanas aizkavēšanās ietekmēs jūsu rezultātus, jo lielākā daļa cilvēku gaidīs, kamēr minūtes ieradīsies, pirms viņi sāks risināt savas saistības.
Efektīva tikšanās pēcpārbaude
Termiņu ievērošana un ievērošana, kā arī pēcpārbaude palīdzēs sasniegt sanāksmju rezultātus. Termiņš tika noteikts sanāksmes laikā. Pēc sapulces katrai personai, kurai ir rīcības elements, vajadzētu arī izstrādāt plānu, kā viņi var izpildīt savas saistības.
Neatkarīgi no tā, vai viņi raksta savus plānotājus, deleģē uzdevumus citai personāla personai vai vienkārši izpilda uzdevumu, persona ir atbildīga par paveikto.
Tā ir tikšanās plānotājs. Jūs varat uzlabot sapulces rezultātus, sekojot līdzi katrai personai, kurai ir darbības posms starp sanāksmēm. Jūsu mērķis ir pārbaudīt progresu un nodrošināt, ka uzdevumi tiek īstenoti. Atcerieties, ka tas, ko jūs lūdzat, kļūst paveicies.
Atbildība par turpmāko darbu nākamās sanāksmes laikā
Vai esat kādreiz sēdējis nākamajā sanāksmē, kurā katrs dalībnieks sacīja grupai, kāpēc viņi nespēja izpildīt savas saistības? Rezultāts ir nožēlojams. Normas vai atbildības par rezultātiem noteikšana sākas jūsu sapulces cikla sākumā.
Palīdzības sniedzējs turpina rīkoties starp sanāksmēm starp sanāksmēm, bet grupai ir jāuzņemas saistību nepieņemamība . Nākamajā sanāksmē ziņojiet par progresu un rezultātiem un sagaidiet, ka viss būs paveikts. Varat arī pārbaudīt progresu nākamajā sapulcē un, ja ir jāstrādā, lai noteiktu progresu, nosakiet, kā turpināt darbu.
Iepazīstiet sanāksmes procesu nepārtrauktu uzlabošanu
Katras sanāksmes iepazīšanās prakse ir spēcīgs instruments nepārtrauktai pilnveidošanai. Dalībnieki pēc kārtas diskutē par to, kas bija efektīvs vai neefektīvs attiecībā uz pašreizējo sanāksmju procesu. Viņi arī apspriež progresu, kādu viņi uzskata par grupu, par kuru sanāksme notika.
Veicot nepārtrauktu uzlabošanu citā līmenī, veiksmīgas komandas iepazīstina ar visu savu projektu, kā arī procesu, lai noteiktu, cik efektīvi viņiem izdevās radīt rezultātus. Turpmākās sanāksmes atspoguļo novērtējumu. Sanāksmes attīstās kā vēl efektīvāks līdzeklis organizācijas rezultātu radīšanai.
Secinājums
Rezultāti ir sasniedzami un prognozējami pēc labi plānotajām un ieviestām sanāksmēm. Izpildiet šos divpadsmit ieteikumus, lai nodrošinātu, ka tikšanās dalībnieki sasniedz sagaidītus, pozitīvus un konstruktīvus rezultātus no laika, kad viņi iegulda sanāksmēs. Jūsu organizācija atmaksās jūsu panākumus, un jūsu kolēģi tevi iecienīs, kad izmantosiet šos efektīvos sapulces padomus.