Izlases uzņēmuma sapulces projekta plāns, lai sāktu darbu
Projektu iepriekš plānot
Jūsu pirmais solis ir plānot plānu.
Jūs sākat apspriest notikumu ar ieinteresētajām pusēm. Ja tas tika darīts pagājušajā gadā, kas notika pareizi? Kas notika? Kas pārvalda projektu un vai viņi var palīdzēt jums izvairīties no nepilnībām šogad? Tā kā izpilddirektors jums piešķīra projektu, ko viņš / -a vēlas no pasākuma? Kad būs pasākums? Kur? Kāds ir budžets?
Savāciet tik daudz informācijas, cik vien iespējams. Tas būs skelets, uz kura jūs veidojat projekta plānu.
Veidojiet komandu
Kādi citi resursi ir nepieciešami, lai padarītu šo projektu veiksmīgu? Vai citos departamentos ir cilvēki, kuri var jums palīdzēt padarīt šo notikumu veiksmīgu? Ko jums vajadzētu darīt, lai tur nokļūtu palīdzēt? Vai jūs varat vienkārši lūgt vai jums nepieciešams oficiāls apstiprinājums no viņu priekšnieka? Cik daudz laika no tiem nepieciešams? Kādas īpašās prasmes jums ir nepieciešams sniegt? Vai kāds cits var nodrošināt šo prasmi, ja persona, kuru vēlaties, nav pieejama?
Tā kā šī ir visaptveroša sanāksme, kā HR var palīdzēt?
Vai jums nepieciešama palīdzība no pakalpojumu departamenta? Kā ar Mārketinga nodaļu? Vai jums vajadzīga palīdzība šajā jomā?
Plānojiet darba kārtību
Kad jūs zināt, cik ilgi tikšanās notiks, jūs sākat aizpildīt laika blokus. Vai jums ir nepieciešams atklāšanas runātājs? Kas tas būs? Vai jūs plānojat kopīgi uzturēt dalībniekus vai arī jūs sadalīsiet mazākas grupas par daļu no programmas?
Cik daudz citu runātāju jums būs nepieciešams? Kurš varēs izmantot mazākās sesijas, ja jūs izkļūsit?
Vai pasākums ilgst vairāk nekā vienu dienu? Kā jūs aizvērsiet pirmo dienu? Kā jūs atkārtoti atverat otro dienu?
Kā jūs beigsit iesaiņošanu? Vai jums ir nepieciešama noslēguma runa? Kā jūs pārvaldīsiet loģistikas pakalpojumus cilvēkiem, kuri izrakstās no viesnīcas, ja jūs to rezervējat?
Atrodiet Space
Uzziniet, cik daudz cilvēku nāk. Pēc tam nosakiet, cik liela telpa ir nepieciešama. Kur notiks pasākums? Vai korporatīvajā birojā ir vietas, vai jums ir nepieciešams lielāks telpa? Vai izpilddirektors vēlas, lai tikšanās noritētu ārpus uzņēmuma, lai cilvēki varētu koncentrēties, vai viņš / viņa vēlas, lai tas tiktu turēts birojā, lai samazinātu izmaksas?
Kādas jūsu reģiona īpašības var nodrošināt nepieciešamo vietu? Vai viesnīca netālu no lidostas ir laba izvēle, lai samazinātu ceļojuma laiku cilvēkiem, kuri ierodas no ārpuses, vai arī vajadzētu atrast kaut ko no pilsētas, kas būs klusāks?
Ko dažādās vietās maksā par savām iekārtām? Ko viņi ietver un kas jums būs nepieciešams iegādāties un ievest? Vai viņi piešķirs personai, ar kuru jūs strādājat? Kāda ir viņu politika attiecībā uz materiāliem un cilvēkiem no ārpuses?
Izdoties
Ņemot atbildes uz vismaz lielāko daļu no šiem jautājumiem, jūs varat sākt veidot projekta plānu.
Atcerieties, ka šeit redzamais ir projekta uzdevumu saraksts, tikai darba sadalījuma struktūra (WBS). Tas neietver nekādu atkarību starp uzdevumiem vai laika grafiku. Tie tiks pievienoti vēlāk.
Uzņēmuma sapulces projektu plāna paraugs
Kā plānot projektu, izmantojot projektu vadības pamatlīdzekļus , mēs pārrunājām projekta plānošanas domāšanu un projekta vadības prasmju izmantošanu plānošanas procesā. Lūk, kā projekta plāna darba sadalījuma struktūra (WBS) varētu meklēt projektu plānot uzņēmuma sanāksmi:
1. Priekšplāno projektu
- Noteikt budžetu
- Apspriedieties ar izpilddirektoru, lai noteiktu projekta mērķus
- Sazinieties ar iepriekšējo projektu vadītāju (PM) padomiem
- Noteikt ieinteresēto personu sarakstu
- Sazinieties ar ieinteresētajām personām par ieguldījumu.
- Norādiet pasākuma vēlamo datumu
- Nosakiet, cik daudz runātāju / vadītāju ir vajadzīgi
- Nosakiet, cik daudz atbalsta personāla ir nepieciešams
- Nosakiet, cik darbinieku apmeklēs
- Norādiet notikuma iespējamās atrašanās vietas
2. Izveidojiet projekta komandu
- Saņemiet pārstāvi no mārketinga
- Iegūstiet pārstāvi no HR
- Skatiet, vai Iepirkšana piešķirs kādam, kas palīdzēs
- Uzdodiet Susan rīkoties ar visiem skaļruņu detaļām
- Saņemiet pārstāvi no Saimniecībām
- Plānot projekta komandas sākuma sanāksmi
3. Izstrādāt darba kārtību
3a plānot pirmo dienu
- Iestatīt sākuma laiku
- Iestatiet laiku, sakārtojiet vietu un personālu, lai reģistrētos
- Iestatīt rīta sesijas ilgumu
- Iestatiet runu garumu
- Aprēķiniet rīta sesijai nepieciešamo skaļruņu skaitu
- Pieņemt darbā runātājus
- Plānojiet vidēja rīta pārtraukumu (laiks un garums)
- Sakārtot konferenču telpas atsvaidzināšanu pārtraukuma laikā (ūdens, atkritumi utt.)
- Plānojiet pusdienas pārtraukumu (laiku, garumu, atrašanās vietu, ēdienkarti, kas maksā)
- Plānot pēcpusdienas sesiju (garums, runātāju skaits)
- Pēcpusdienas runātāju pieņemšana
- Plānot pirmās dienas slēgšanu (laiks, kurš, garums)
3.b plāns, otrā diena
- Iestatīt sākuma laiku
- Iestatīt rīta sesijas ilgumu
- Aprēķiniet rīta sesijai nepieciešamo skaļruņu skaitu
- Pieņemt darbā runātājus
- Plānojiet vidēja rīta pārtraukumu (laiks un garums)
- Sakārtot konferenču telpas atsvaidzināšanu pārtraukuma laikā (ūdens, atkritumi utt.)
- Plānojiet pusdienas pārtraukumu (laiku, garumu, atrašanās vietu, ēdienkarti, kas maksā)
- Plānot pēcpusdienas sesiju (garums, runātāju skaits)
- Pēcpusdienas runātāju pieņemšana
- Plānot slēgšanas runu (laiks, kurš, garums)
- Izvietojiet izbraukšanas laiku ar viesnīcu
4. Plānojiet telpu
- Nosakiet apmeklētāju skaitu
- Plānojiet sēdvietu izvietojumu (rindas vai tabulas)
- Aprēķiniet nepieciešamo vietu
- Izpētiet vietas, kas pieejamas ar šo vietas daudzumu (izmaksas, atrašanās vieta, pakalpojumi)
- Skaits skaļruņu skaits katru dienu un kopā
- Nosakiet vajadzīgā atbalsta personāla skaitu un veidu
- Uzziniet, cik apmeklētājiem / runātājiem / personālam būs nepieciešamas telpas
- Pārrunājiet izmaksas un datumus ar pieejamajām vietām
- Parakstīt līgumu ar izvēlēto atrašanās vietu
5. Pasākuma publicēšana
- Pabeigt visu informāciju, norādot notikuma vietu
- Pārliecinieties, vai dalībnieki ir paziņoti
- Paziņojiet visiem tēmas un prezentācijas laika / dienas runātājiem
- Paziņojiet visiem atbalsta personāla pienākumiem un maiņām
- Saņemiet atbildes no dalībniekiem
- Informējiet nomaiņas dalībniekus pēc nepieciešamības
6. Sekojiet līdzi
- Iegūstiet runu runas no visiem runātājiem
- Pārskatīt galīgās runas
- Iegūstiet vārda atzīmes visiem dalībniekiem, runātājiem, darbiniekiem
- Iegādājieties materiālus un dāvanas dalībniekiem
- Atjaunojiet notikuma vietu
7. Pārskats un vērtējums
- Nosūtiet apmierinātības aptauju visiem dalībniekiem
- Nosūtiet atsauksmju aptauju visiem runātājiem
- Nosūtiet paldies visiem runātājiem un personālam
- Turpināt noslēguma tikšanos ar projekta komandu
Turpmākā plānošana
Iepriekš minētā projekta plāna darba sadalījuma struktūra (WBS) parāda uzņēmumu sanāksmes plānošanu. Tas ir tikai izklāsts. Projekta komandai joprojām vajadzētu strādāt pie šiem elementiem un paplašināt daudzos no tiem. Turklāt viņiem vajadzētu strādāt ar laiku, kas nepieciešams katram uzdevumam, uzdevumu relatīvajai nozīmei un uzdevumu savstarpējām attiecībām / atkarībām.