Outsourcing plāna izstrādes process
Bet tāpat kā ģimenes pieņem dažādus lēmumus, korporācijas var pieņemt atšķirīgus lēmumus par ārpakalpojumu sniegšanu. Nav veidnes, kas darbotos visiem uzņēmumiem, bet ir process, kas visiem uzņēmumiem jāņem vērā:
Realizācija
Agrāk daudzas korporācijas var pat nezināt, kāda bija ārpakalpojumu sniegšana. Šodien viņi zina par ārpakalpojumu sniegšanu, taču var nezināt, cik daudz ārpakalpojumu (un ārpakalpojumu) programmu viņi jau darbojas: kopēšanas centri, pasta telpas, iekārtu pārvaldīšana, IT un pat juridiskās nodaļas daļas . Ārpakalpojumi var neatrisināt visas problēmas, taču, iepazīstoties ar iepriekšējās paaudzes līgumiem, tiks identificēti jauni projekti un sniegts vērtīgs ieskats.
Mērķu izvirzīšana
Lai veiksmīgi izveidotu ārpakalpojumu programmu, jums jādefinē konkrēti mērķi, piemēram, jāsamazina uzņēmuma kopējās izmaksas par pieciem procentiem, uzmanība jāpievērš efektivitātei vienā atrašanās vietā vai tikai jāpārbauda funkcijas, kas tiek veiktas vienā uzņēmējdarbības vienībā.
Mērķiem nav vajadzīgas milzīgas detaļas. Tā kā jūsu ārpakalpojumu pieredze palielinās, definīcijas mainīsies.
Dalība
Jums ir vajadzīgi dalībnieki no daudzām kompetences jomām, lai sniegtu ieguldījumu plānā, pārbaudītu pieņēmumus un sniegtu ekspertu atzinumus. Pārceļoties no vispārējā plāna uz konkrētiem projektiem, jūs atkārtojiet šo procesu un izveidojiet apakšgrupas ar vēl specifiskākām zināšanām.
Identifikācija
Tagad, kad jums ir mērķi un eksperti, lai identificētu un interpretētu informāciju, ir pienācis laiks noteikt konkrētus projektus jūsu ārpakalpojumu programmai. Katrs uzņēmums izstrādā dažādus kritērijus, un to virza kultūra tāpat kā ar finansiālu vai operatīvu analīzi, taču ir kopīgi kritēriji, kas jāņem vērā:
- Iepriekšējie lēmumi: Jūsu uzņēmums, iespējams, ir pieņēmis agrākus lēmumus par darbinieku, kas nav darbinieki, izmantošanu, piemēram, pagaidu darbiniekus vai pakalpojumu līgumus. Sīkāka informācija par darbu ar iepirkumu un jūsu PMO ( Projektu vadības birojs). Uzziniet, kā viņi risināja jautājumus šajā sarakstā un apkopoja gūto pieredzi.
- Zināšanas: Vai jūs veicat funkcijas vai ražo produktus bez pietiekamas zināšanas, vai jums ir problēmas ar vadītāju noturēšanu? Vai pašreizējam vadītājam ir plāns šo problēmu risināšanai? Ja tā nav, tas varētu būt labs ārpakalpojumu projekts.
- Kvalitāte: pat tad, ja funkcijai ir cilvēki ar atbilstošām prasmēm un pieredzējušiem vadītājiem, jums var nebūt vajadzīgā pakalpojuma līmeņa. Vai vadītājs veic klientu aptaujas? Kādi klienti saka par produktiem vai pakalpojumiem? Kvalitātes trūkums vai interese par klientu apkalpošanu nav vēl viens ārpakalpojumu avots.
- Izmaksas: izcili kvalitatīvs pakalpojums ne vienmēr ir laba vērtība. Kā jūsu izmaksas salīdzina ar konkurentiem? Vai funkcija sniedz mēneša pārskatus: vienības izmaksas, ekspluatācijas izmaksas, vairākgadu izmaksu tendences? Ja šī funkcija nevar sagatavot šos pārskatus, ārpakalpojums var nodrošināt lielāku pārredzamību jūsu darbībās.
- Mērogs: kad jūs pārbaudīsiet visu savu uzņēmumu, jūs veiksiet daudz neparedzētu atklājumu. Koncentrējies! Viens liels projekts ir labāks kandidāts ārpakalpojumu sniegšanai nekā vairāki mazāki projekti. Šis viens lielais projekts prasīs daudz mazāk administratīvo un pārvaldības resursu. Saglabājiet visaptverošu sarakstu, bet atlasiet tikai kandidātus, nevis nodrošiniet lielu ietekmi pirmajā projekta vilnē.
- Drošība: tagad jums ir laba ideja par iespējamiem projektiem. Ir pienācis laiks filtrēt tos saskaņā ar drošības standartiem. Drošība ir sarežģīts un strīdīgs jautājums. Dažādās nozarēs tiek piemēroti atšķirīgi standarti, un daži uzņēmumi ir pārliecināti par drošību nekā viņu konkurenti. Izprotiet iekšējos un nozares standartus un attiecīgi ierobežojiet ārpakalpojumu projektus. Iekļaujiet juridisko , IT, korporatīvo drošību, atbilstību (ja tā ir piemērojama) un jebkuras "riska" nodaļas jūsu diskusijās.
- Prioritāšu noteikšana: katrs postenis (un, iespējams, citas īpašības) ir jānovērtē, un katram projektam jāpiešķir kopējā "ārpakalpojumu vērtība". Neapšaubāmi, būs daudz diskusiju par to, kuras īpašības ir vissvarīgākās, ja to rezultāti ir precīzi, un jāņem vērā arī citas īpašības. Nebrīnieties, ja šis process ilgst mēnešus vai pat gadus.
- Komunikācija. Līdz brīdim, kad esat izvēlējies potenciālos projektus, jūs esat rīkojis daudz sanāksmju un runājis ar daudziem cilvēkiem. Sagaidiet, ka šīs diskusijas ir publiski pieejamas nodaļās, kurās esat atlasījis ārpakalpojumus. Vienmēr pieņemiet, ka šīs diskusijas nonāks jūsu darbinieku skaitā, bieži vien reālajā laikā. Rūpīgi pārdomātām korporatīvajām komunikācijām jābūt gatavām un gatavām. Nekad neļaujiet baumām kļūt par labāku informācijas avotu nekā fakti.
Izpildot savu ārpakalpojumu plānu
Šī procesa beigās jums būs jūsu sākotnējais ārpakalpojumu plāns. Plānojot šo plānu, ir daudz vairāk pasākumu: datu apstiprināšana, konkrētu projektu apakškomiteju izveide, piegādātāju identificēšana, pilotu vadīšana, līgumu slēgšana u.tml. Tomēr, izstrādājot savu plānu, jums tiek piedāvāti pirmie un svarīgākie soļi.