Tāpat kā ar visiem darbinieku failiem, ierobežojiet piekļuvi tikai tiem, kam ir jāzina
Algu fonda fails ļauj grāmatvedim samaksāt darbiniekam bez piekļuves darbinieku konfidenciālajai informācijai. Grāmatvedības personāls var saglabāt algu sarakstus, ja ir lietderīgi maksāt darbinieku.
Gadījumos, kad algu un grāmatvedības pakalpojumi ir ārpakalpojumu sniedzēji, tas ir vēl vairāk ieteicama prakse darbinieka algu sarakstā.
Algu fonda fails ierobežo konfidenciālu darbinieku informācijas pieejamību. Darbinieka algu saraksts ļauj grāmatvedības un finanšu darbiniekiem iegūt informāciju, kas viņiem ir nepieciešama, lai samaksātu darbiniekam ērtā vietā. Vietai jābūt drošai un pieejamai citiem darbiniekiem.
Jums jāuzsver grāmatvedības personāls, ka informācija algas fonda dokumentos ir konfidenciāla, un to nedrīkst dalīt bez atļaušanas un parakstīšanas no personāla. Arī grāmatvedības darbiniekiem nav jāapkopo informācija par darbinieku paaugstināšanu, paaugstināšanu amatā, piemaksām un jebkādu citu informāciju, kas ir konfidenciāla attiecībā uz darbiniekiem.
Cilvēkresursiem nav jāuzrauga grāmatvedības pieeja darbinieku algas fondiem. Kā ieteicams saistītiem darbinieku failiem, piemēram, personāla un medicīnas failiem, jums jāierobežo piekļuve algas fonda failam.
Saturs ir jāskatās tikai tiem cilvēkiem, kuriem ir nepieciešama informācija, lai viņi varētu veikt savu darbu.
Darbinieku algu saraksta saturs
Tas ir ierosināts, bet ne pilnīgi visaptverošs saraksts ar to, kas pieder darbinieku algu sarakstam.
- Piedāvājuma vēstule, ko parakstījis darbā pieņemšanas menedžeris, cilvēkresursi un darbinieks
- Maksāt atļauju, ko parakstījuši cilvēkresursi un darbinieku pieņemšanas darbinieks, kad pastāv darbinieku līgums
- W-4 veidlapa
- Darbs ar dokumentiem un atļauja saistībā ar jebkuru darbinieku pabalstu, kas ietver algas samazinājumu
- Tieša depozīta autorizācijas forma
- Atalgotas laika uzskaites formas
- Iknedēļas stundu saraksti
- Laika pulksteņa ieraksti, kur to izmanto
- Apmeklējumu ieraksti
- Izdevumu atmaksas pieprasījumi, ieskaitot dokumentus un ceļojuma čekus un citus atļautos izdevumus
- Studiju maksu atmaksāšanas veidlapas un ieņēmumi maksājumiem, grāmatas un tā tālāk
- Izmaksāt iepriekš pieteikuma veidlapas
- Uzņēmuma aizdevuma dokumenti un maksājumu grafiks
- Piespiedu pasūtījumi un ieraksti
- Atļauja publiskot privātu informāciju
- Papīra darbi, kas attiecas uz katru darbinieku, paaugstina
- Papīra darbi, kas saistīti ar bonusu , peļņas sadali vai atzīšanas balvu
- W-2 formas
- Atļaujas jebkurai citai algu darbībai, ko jūsu uzņēmums atļauj
Pazīstams arī kā darbinieku faili, darbinieku ieraksti , cilvēkresursu faili, dokumentācija
Susan Heathfield dara visu iespējamo, lai piedāvātu precīzu, veselīgu saprātu, ētisku cilvēkresursu pārvaldību, darba devēju un darba vietnes konsultācijas šajā tīmekļa vietnē, taču viņa nav advokāts. Vietnes saturs nav uzskatāms par juridisku padomu. Vietnei ir pasaules mēroga auditorija, un darba likumi un noteikumi dažādās valstīs ir atšķirīgi , tāpēc rakstus nevar definēt attiecībā uz visiem jūsu darba vietās.
Ja rodas šaubas, vienmēr meklējiet juridisko padomu. Informācija vietnē ir paredzēta tikai norādījumiem.