Gudri darba devēji uztur 4 dažādus darbinieku ierakstu failus
Darbinieku ierakstu personāla faili
Personāla fails tiek uzturēts katram darbiniekam. Šajos personāla datos ir konfidenciāli dokumenti, un tos pārvalda un uztur personāla darbinieki.
Personāla faili ir galvenie darbinieku ieraksti, kurus izmanto daži uzņēmumi, ko izmanto darba devējs, darbinieks un darbinieku vadītājs.
Citos gadījumos - un šī ir ieteicamā pieeja - piekļuve darbinieku personāla failam ir ierobežota ar personāla un darbinieku uzraudzību.
Tipiski dokumenti personāla failā ietver nodarbinātības pieteikumu , ģimenes ārkārtas kontaktu veidlapu, dokumentētu disciplinārlietu vēsturi, atsākšanu, darbinieka rokasgrāmatas kvīts darbinieku parakstoties, pie darba devēja darba devēja parakstīs lapas, periodisko novērtējumu, darba novērtējumu vai izpildījumu attīstības plāns, apmācības sertifikāti un apmeklējumu pierādījumi, kā arī pašreizējā personīgā kontaktinformācija par katru darbinieku.
Ne visi personāla faili satur vienus un tos pašus dokumentus, bet katram personāla failam ir daži dokumenti, kas ir vienādi. Darbinieka darba dokumentācija nav personāla fails, ja vien tas neattaisno disciplinārsodu, balvu vai kādu citu izcilu sasniegumu zīmi.
Šādas ikdienas darbības piezīmes pieder failā, kurā vadītāji turpina izsekot savu darbinieku sniegumam, mērķiem un iemaksām.
Darbinieku reģistru algu saraksti
Nodarbinātības faili arī uztur darbinieku uzskaiti. Nodarbinātības failos ir vēsture par darbinieka darbiem, departamentiem, kompensācijas izmaiņām, garnishings, aizdevumiem un citu informāciju, kas ir būtiska, lai samaksātu darbiniekam un saglabātu darbinieku kompensācijas vēstules kopiju.
Algu fonda datnē būs arī valdības veidlapu vēsture, piemēram, W-2, W-4 un darba devēja aizpildītie dokumenti par sociālo nodrošinājumu. Fails satur arī informāciju par darbinieku pabalstiem un atļauju atsaukt maksājumus no darbinieku algas čekiem.
Medicīniskie darbinieku ierakstu faili
Darbinieka medicīnisko lietu arī uztur darba devējs. Darbinieku pieraksti medicīniskajā lietā nav pieejami nevienam citam, izņemot personāla atlases personālam un darbiniekam, kura ieraksti tiek saglabāti datnē. Medicīnas failos ir doktora piezīmes, FMLA lietojumprogrammu papīrs, informācija par zāļu testu, nepieciešama fiziskā informācija un cita šāda dokumentācija, kas attiecas uz darba ņēmēja vai viņa ģimenes locekļa veselības stāvokli.
Medicīnas faili darbinieku reģistra konfidencialitātes dēļ nodrošina visaugstāko drošas glabāšanas un konfidencialitātes pakāpi. Ir ieteicams, lai medicīniskie faili būtu jāuzglabā bloķētās failu atvilktnēs, kuras ir bloķētas telpā, kas nav pieejama citiem darbiniekiem, kas nav personāla izraudzītie darbinieki.
I-9 Darbinieku ierakstu faili
I-9 Faili māju darbinieku ierakstus, kas tiek saglabāti visiem darbiniekiem vienā failā, kas ir atsevišķs no citiem darbinieku ierakstiem.
Darba devēji šo darbinieku glabā atsevišķi no citiem darbinieku ierakstiem, lai uzturētu darbinieku konfidencialitāti no valdības amatpersonām un citām struktūrām, kas ir pilnvarotas pārskatīt darbinieku I-9 .
I-9 saglabāšana atsevišķā vietā nodrošinās, ka, ja jūs esat izvēlējies federālajai I-9 failu pārskatīšanai, valdības darbiniekiem nebūs piekļuves citiem ierakstiem par darbinieku vai viņas darbu jūsu organizācijā, izņemot faktisko I-9 veidlapa. Katru gadu šie pētījumi palielinās, lai pārliecinātos, ka jūsu darbinieki ir pareizi aizpildījuši I-9 veidlapas, vai arī jums var piemērot naudas sodu un potenciāli ieslodzījuma laiku.
Darbinieku pierakstu pieejamība
Darbinieki var aplūkot viņu darbinieku uzskaiti, sazinoties ar personāla personālu parastajā darba laikā.
Neviens darbinieks nedrīkst savā dokumentācijā mainīt vai noņemt jebkuru dokumentu, kas jāapskata personāla personāla klātbūtnē.
Jūsu darbinieka rokasgrāmatā ir jābūt darbinieku personāla reģistrēšanas skatīšanas politikai un jāizlasa bez diskriminācijas attiecībā uz darbinieku pieprasījumiem skatīt viņu failus.
Ja darbinieks nosūta rakstisku pieprasījumu par viņu personāla uzskaites kopiju pēc tam, kad viņi aiziet no darba, jums ir jānosūta viņiem kopija.
Reizēm jūs saskarsieties ar darbinieku, kurš ir aizdomas par to, kāda veida darbinieku ierakstus saglabā viņu personāla departaments. Tie ir darbinieki, kuri, visticamāk, pieprasīs viņu darbinieku datņu kopiju. Atkal bez diskriminācijas izveidojiet faila kopiju un nosūtiet to. (Iespējams, jūs saņemsiet atgriezenisko saiti par to, ka darbinieks bija pārsteigts par to, cik neliela dokumentācija tika saglabāta personāla personālam.)
Dažās jurisdikcijās ir likumīgi uzlikt darbiniekam nodevas dublēšanas un nosūtīšanas izmaksas.
Atruna: lūdzu, ņemiet vērā, ka sniegtā informācija, lai arī autoritatīva, nav garantēta precizitātei un likumībai. Vietne tiek lasīta visā pasaulē, un darba likumi un noteikumi dažādās valstīs ir atšķirīgi. Lūdzu, meklējiet juridisko palīdzību vai palīdzību no valsts, federālajiem vai starptautiskajiem valdības resursiem, lai pārliecinātos, ka jūsu juridiskā interpretācija un lēmumi ir pareizi attiecībā uz jūsu atrašanās vietu. Šī informācija ir domāta vadlīnijām, idejām un palīdzībai.