Kā HR var efektīvāk reaģēt uz darbinieku apkalpošanas vajadzībām
HR arī atbalsta viņus ar dažiem svarīgākajiem un nozīmīgākajiem notikumiem viņu dzīvē, tostarp laulībā, dzemdībās un cīņā pret nopietnu slimību.
Tomēr pārāk bieži tiek izmantoti ikdienas administratīvie pakalpojumi, piemēram, vienlaicīgi atbildot uz vieniem un tiem pašiem jautājumiem vai veicot vienkāršus darījumus, patērē lielāko daļu no HR laika.
Samazināt administratīvo slodzi
Šīs administratīvās slodzes samazināšanas galvenais uzdevums ir apmācīt darbiniekus, lai tie kļūtu pašpietiekamāki un automatizētu vairāk ikdienišķus uzdevumus. Tieši šeit var palīdzēt piemērot pakalpojumu pārvaldības pieeju. Pakalpojumu pārvaldība vienkāršo ikdienas administratīvo pakalpojumu sniegšanu, atbrīvojot laiku, lai koncentrētos uz vērtīgām darbībām.
Tipiska HR organizācija, iespējams, ir sistēmas darbinieku datu un ar darbu saistītu darbību pārvaldīšanai. Tomēr tai droši vien nav automatizētas sistēmas, kas ļauj apstrādāt darbinieku pieprasījumus un izpildīt pieprasījumus.
Apsveriet, kas notiek, kad darbinieks saņem uzaicinājumu uz žūrijas nodevu : ir iespējams, ka uzņēmums joprojām paļaujas uz fizisku dokumentu vai virkni e-pastu, lai risinātu darba ņēmēja pieprasījumu par laiku, prom no darba.
Tā kā darbinieku mijiedarbība parasti tiek izsekota, izmantojot e-pastus un izklājlapas, darbinieku pieprasījumi bieži tiek izlaisti vai tiek ignorēti. Tad notiek kļūdas, radot papildu vilšanās un papildu darbu HR.
Izmantojot e-pastu, nav vienkāršs veids, kā noskaidrot, vai pieprasījums ir apstājies, vai arī precīzi noteikt un novērst procesu vājās vietas.
Tāpat ir grūti analizēt un reaģēt uz darbinieku vajadzībām, piemēram, noteikt bieži pieprasīto informāciju un pārliecināties, vai tā ir pieejama tiešsaistē.
Manuālie administratīvie procesi sagrauj darbiniekus un ir liela personāla komandu novadīšana. Viens no nesen veiktajiem pētījumiem atklāj, ka HR darbinieki pavada vidēji 12 stundas nedēļā, apstrādājot ikdienas darbinieku zvanus un e-pastu.
Pakalpojumu pārvaldības pieeja darbinieku vajadzību apmierināšanai
Pakalpojumu pārvaldības pieeja novērš šos garlaicīgos, laikietilpīgos procesus. Tas ne tikai aizvieto e-pastu, bet arī pārveido to, kā HR iesaistās ar darbiniekiem.
Apsveriet pakalpojumu pārvaldību kā ideālu administratīvā asistenta un projekta vadītāja kombināciju. Tas nekavējoties reaģē uz darbinieku pieprasījumiem, progresē gadījumus, automatizē atkārtotus manuālos procesus un pat pārvalda sarežģītas starpnozaru darbības, piemēram, darbinieku iekāpšanu un izkāpšanu no darba.
Pakalpojumu pārvaldība nekad neaizmirst vai nepadara kļūdas, vienmēr seko līdzi cilvēkiem, lai lietas kļūtu pabeigtas, un ļauj jums zināt, vai pastāv problēma, kuru tā nevar atrisināt. Tas arī parāda, kur darbinieki pavada laiku, lai jūs varētu optimizēt resursu izvietošanu un maksimāli palielināt produktivitāti.
Pakalpojumu pārvaldība neaizstāj jūsu pašreizējo Cilvēkresursu pārvaldīšanas sistēmu - tā tiek integrēta ar to un papildina to, dodot jums iespēju redzēt un kontrolēt darbu, kuru jūs, iespējams, darāt, izmantojot e-pastu šodien.
Tas nodrošina arī to, ka darbiniekiem ir vienāds redzamības līmenis. Viņi var redzēt viņu izmeklēšanas statusu, nevis sajust, ka viņu lūgumi pazuda melnajā caurumā drīz pēc viņu iesniegšanas.
Nodrošinot darbiniekiem iespēju pārraudzīt viņu pieprasījumu izpildi, ievērojami samazināts neapmierinātas pēcpārbaudes e-pasta ziņojumu skaits, tālruņa zvani un personāla apmeklējumi HR, vēl vairāk samazinot personāla administratīvo slodzi.
Pakalpojumu pārvaldības pieejas priekšrocības
Pakalpojumu vadība sākas ar tīmekļa portāla, kurā darbinieki var atrast HR informāciju un pieprasīt personāla pakalpojumus, ieviešanu. Ideālā gadījumā darbinieki var piekļūt šim portālam viņu darba datoros, mājas datoros, klēpjdatoros un to viedtālruņos un planšetdatoros.
Tas ļauj viņiem kontrolēt viņu pamatvajadzības personāla vajadzībām, piemēram, ieguvumu reģistrēšana vai statusa izmaiņu atjauninājumi.
Darbinieki vienkārši izvēlas faktiskos pakalpojumus no pakalpojuma kataloga vai meklējat informāciju portāla zināšanu bāzē.
Ja darbinieks ar portāla starpniecību iesniedz pieprasījumu, pakalpojuma vadības sistēma automātiski izveido lietu un ganu tā, izmantojot pilnīgu izpildes procesu. Tas ietver lietu nodošanu pareizajam cilvēkresursu speciālistam, automātiski pārvietojot lietu no personas uz personu, kad katrs izpildes posms ir pabeigts, un saglabājot pilnas lietas vēsturi.
Jūs varat arī pagarināt šo pakalpojumu citiem departamentiem. Piemēram, pakalpojumu pārvaldības sistēmas var automātiski iestatīt IT kontus vai pieprasīt biroja telpas jaunām darbavietām, kas ietilpst iekšējā procesā.
Pakalpojumu vadības sistēma virza pilnīgu personāla pakalpojumu piegādes procesu un zina, kā šie procesi darbojas. Piemēram, tas var automātiski paziņot, kad lieta ir apstājusies, lai jūs varētu rīkoties.
Tas arī rada plašu KPI un citu procesa metriku klāstu, piemēram, cik jūsu komanda atbild uz darbinieku vaicājumiem. Tas pat var analizēt zināšanu bāzu vaicājumu veidus, kas ļauj viegli identificēt un aizpildīt jebkuru satura trūkumu.
Secinājums
HR speciālisti izvēlas karjeru HR jomā, jo viņi vēlas palīdzēt cilvēkiem, nevis pavadīt dienas, iesniedzot dokumentus, atjauninot izklājlapas un atbildot uz e-pastu. Pārāk bieži ikdienišķi pieprasījumi un dokumentu apstrādes kaudzes pārtrauc šo darbu, kas viņus un tos darbiniekus, kurus viņi cenšas palīdzēt, sagrauj.
HR ir pakalpojumu sniedzējs, un to var apskatīt tā kopējā pakalpojumu sniedzēja, IT departamenta, piemēram. IT ir vadījusi daudzu uzņēmumu centienus piemērot pakalpojumu pārvaldības disciplīnu, lai automatizētu IT palīdzības dienesta pieprasījumu iesniegšanu un izpildi.
Šo uzdevumu automatizēšana ļauj IT koncentrēties uz vairāk stratēģisku darbu, kas var palīdzēt uzņēmumam sasniegt plašākus uzņēmējdarbības mērķus un labāk parādīt IT vērtību.
Pakalpojumu pārvaldības pieeja ir galvenais faktors, kā paaugstināt uzņēmuma profilu biznesa līderiem, nodrošinot kvalitatīvākus pakalpojumus un palielinot darbinieku apmierinātību , vienlaicīgi samazinot darba slodzi. HR var veltīt savu laiku un zināšanas stratēģiskām darbībām, kas virza savu biznesu uz priekšu .