Kā darbinieki var piekļūt sava personāla faila apskatei?
Tā kā darbinieki zina, ka šie ieraksti ir pastāvīgi, viņi laiku pa laikam vēlēsies tos apskatīt, lai redzētu, ko fails satur.
Izlemjot, kā nodrošināt darbinieku (un bijušo darbinieku piekļuvi), ņemiet vērā visus likumus, kas attiecas uz jūsu uzņēmumu.
Daudzās valstīs ir likumi, kas pieprasa uzņēmumam konkrētām faila daļām piekļūt pašreizējiem un bijušajiem darbiniekiem. Pārbaudiet savu nodarbinātības advokātu, lai nodrošinātu, ka jūsu politika atbilst visiem likumiem.
Piemēram, federālie likumi prasa, lai ieraksti, kas saistīti ar likumu "Amerikāņi ar invaliditāti", būtu atsevišķi no personāla uzskaites datiem. Ja jūsu uzņēmumam ir pakļauta HIPAA, pārliecinieties, vai jūsu medicīniskā uzskaite atbilst arī tai.
Jums var būt liela rīcības brīvība, ko darbinieki var atvērt savā failā. Bet paturiet prātā, ka pat tad, ja jūs noteiktu, ka darbinieks nevar piekļūt noteiktai informācijai, piemēram, standartpārbaudēm, ja tiesas prāvā šī informācija ir atrodama.
Tādēļ uzdod savam personālam vienmēr precīzi ierakstīt lietas un sekot likumam. Darbinieku ieraksti nav vieta, lai varētu ieklausīties jokos vai komentēt.
Tie nenodarbojas ar tiesu.
Parasti, ja viens vārteja ierakstus nodrošina, ka procedūras tiek ievērotas un konsekventi. Jūs nevēlaties, lai viens cilvēkresursu menedžeris ļautu cilvēkiem ņemt savus ierakstus atpakaļ uz saviem rakstāmgaldiem, kamēr kāds cits atsakās no piekļuves.
Vienu avotu pieprasīšana ikvienam palīdz saglabāt lietas konsekventu un likumīgu.
Likumi attiecībā uz ierakstiem un ierakstu saglabāšanu un piekļuvi ir sarežģīti. Pārliecinieties, ka jūs pastāvīgi atjaunojat.
Turpmākā politika ir labs sākums jūsu biznesam , taču ņemiet vērā, ka jūsu valsts un vietējie likumi var atšķirties.
Parauga darbinieku ierakstu piekļuves politika
Visi darbinieki, bijušie darbinieki un darba ņēmēju pārstāvji var iepriekš apskatīt personāla datubāzes saturu personāla darbiniekiem. Var aplūkot dokumentus, kas attiecas uz darbinieka kvalifikāciju pieņemšanai darbā, piemēram, pieteikumu, paaugstināšanu amatā , disciplināro darbību un pārskaitījumu. Turklāt darbinieks var pārskatīt politikas veidlapu un apmācības ierakstus.
Dokumenti, kurus darbinieks nevar pārskatīt, ietver atsauces vai salīdzinošās pārbaudes, jebkādu izmeklēšanu, ko veikusi vadība, ieraksti par slimības vēsturi, dokumenti, kas saistīti ar tiesvedību, dokumenti, kas pārkāpj cita darbinieka konfidencialitāti, kā arī darbinieku plānošanai izmantotie dokumenti.
Kārtība
Darbinieks, kurš vēlas pārskatīt pieļaujamo personāla datnes saturu, jāsazinās ar cilvēkresursiem ar 24 stundu paziņojumu (izņemot brīvdienas). Bijušajiem darbiniekiem vai cilvēkiem, kas nav zināma cilvēkresursu personālam, jāuzrāda personu apliecinošs dokuments un / vai pierādījums par atļauju piekļūt personāla failam.
Darbiniekiem jāpārskata viņu personāla datnes personāla personāla klātbūtnē.
Darbinieki nedrīkst noņemt no biroja jebkuru personāla datnes daļu .
Darbinieks var pieprasīt kopijas faila vai daļu no faila. Cilvēkresursu personāla persona pamatojuma ietvaros nodrošinās fotokopijas. Plašai kopēšanai darbiniekam būs jāmaksā par fotokopijām.
Ja darbinieks nav apmierināts ar dokumentu savā personāla datnē, personāla personāla klātbūtnē darbinieks var uzrakstīt paskaidrojumu vai precizējumu un pievienot to strīdīgajam dokumentam. Nekādā gadījumā HR personāls vai darbinieks nemaina faktisko dokumentu.
Darbinieks var arī pieprasīt, lai dokumentu noņemtu no personāla faila. Ja personāla personāla loceklis piekrīt, dokuments var tikt noņemts.
Ja Cilvēkresursu personāla persona nepiekrīt, jautājums var tikt pārsūdzēts Sabiedrības atvērto durvju politikas ietvaros noteiktajā kārtībā .