Darbinieku personāla fails parasti tiek uzglabāts aizslēgtā, ugunsdrošā failu kabinetā, kas atrodas aizslēgtā vietā un ir pieejama personāla darbiniekiem.
Darbinieku informācijas konfidencialitāte personāla datnē ir ārkārtīgi svarīga.
No visiem uzņēmumā turētiem darbinieku dokumentiem darbinieku personāla fails visbiežāk tiek izmantots ikdienā, lai to informētu darba devējs, vadītājs vai personāla darbinieki.
Apsvērumi par darbinieku personāla failu saturu
Šie ir pamatprincipi un jautājumi, kas jāņem vērā, iesniedzot kādu dokumentu darbinieku personāla datnē.
- Vai darba devējam ir nepieciešams konkrēts dokuments, lai pamatotu lēmumus, ja darba devējs ir iesūdzēts? Vai darba devējam ir vajadzīgs dokuments tiesā?
- Vai darbinieks zina un saprot, ka dokuments tiks iesniegts viņa vai viņas personāla datnē? Vairumā gadījumu darba devējiem vajadzētu būt, ka darbinieks paraksta dokumentu, nevis norāda uz vienošanos ar dokumenta saturu, bet gan atzīst, ka viņi zina un ir lasījuši dokumentu.
- Nekādus pārsteigumus, viedokļus vai personas piezīmes par darbinieku nekad nedrīkst ievietot darbinieku personāla datnē. Vienīgi fakti, ne spekulatīvas domas, pieder darbinieku personāla failam.
Darbinieku personāla datnes saturs
Tālāk ir sniegti ieteikumi par dokumentāciju, kas darba devējam jāglabā darbinieku personāla datnē.
Nodarbinātības vēsture
- Darba pieteikums
- Turpināt
- Atsākt pavadvēstuli
- Izglītības pārbaude
- Nodarbinātības pārbaude
- Noraidīšanas vēstule
- Pozīcijas darba apraksts
- Darba analīzes ieraksti
- Darba piedāvājumu vēstule vai darba līgums
- Nodarbinātības aģentūras vai pagaidu aģentūras nolīgums, ja tas tiek izmantots
- Ārkārtas kontaktinformācija
- Parakstīta darbinieka rokasgrāmatas apstiprinājuma veidlapa, kurā norādīta darbinieka rokasgrāmatas saņemšana
- Pārbaudes punktu saraksts, kurā jaunie darbinieki ir orientēti, norādot un uz ko attiecas tēmas
- Visi pārvietošanas līgumi un dokumentācija
- Jebkurš līgums, rakstisks nolīgums, saņemšana vai apstiprinājums starp darba ņēmēju un darba devēju (piemēram, nekompetences līgums , darba līgums vai līgums, kas attiecas uz uzņēmuma sniegto automašīnu), piemēram
- Nodarbinātības oficiālo formu dzīvošana, tostarp: pārsūtīšanas , paaugstināšanas , iekšējās darba pieteikumu u.tml
- Jebkura cita dokumentācija, kas saistīta ar nodarbinātību
Darbinieku veiktspējas attīstība un uzlabošana
- Visu izmantoto veiktspējas novērtējumu kopijas vai darbinieku attīstības plāni
- Darbinieku pašnovērtējumi
- Ieraksti no jebkādām oficiālām konsultāciju sesijām
- Piezīmes par apmeklējumu vai kavēšanos
- Veiktspējas uzlabošanas plāna dokumentācija
- Disciplinārlietu ziņojumi
- Parādīta darbinieku atzīšana, piemēram, sertifikāti, atzīšanas vēstules utt
- Darbinieku formālie ieteikumi un ieteikumi, organizācijas atbildes
- Apmācības ieraksti
- Mācību pieprasījumi
- Kompetenču novērtējums
- Apmācības klases vai sesijas paziņojumi vai grafiki
- Vajadzību novērtējums ir parakstīts
- Apmācības izdevumu atskaites
- Sūdzības no klientiem vai kolēģiem
Nodarbinātības izbeigšanas ieraksti
- Darbinieka atkāpšanās vēstule
- Iziet intervijas dokumentāciju
- Cobra paziņojums
- Nodarbinātības beigu kontrolsaraksts
- Nobeiguma grāmatvedība par visiem darbinieka nodarbinātības aspektiem, piemēram, galīgo darba samaksu, atvaļinājuma samaksu, uzņēmuma īpašuma atdošanu utt.
Ir pieejami papildu dokumenti, kas attiecas uz personāla lietām.