Heads Up: Federālās tiesības un valsts likumi var atšķirties
Šeit ir pamatnostādnes personāla uzskaitei. Tomēr jāatceras, ka šo valstu likumi var atšķirties no šīm vadlīnijām. Ja valsts likumi un federālie likumi ir pretrunā, vienmēr glabājiet ierakstus, pamatojoties uz to, kāda prasība ir ilgāka.
Labāk ir saglabāt kaut ko par ilgu laiku, nekā nav pietiekami ilgs laiks.
Ierakstu pieņemšana darbā: 1 gads
Jau gadu pēc tam, kad tika pieņemts lēmums par darba piedāvājumu, jums ir jāsaglabā visi šie atsākumi, intervijas piezīmes, lietojumprogrammas un darba piedāvājumi, kā arī ieraksti par meklēšanu, izmantojot jūsu pieteikuma meklētāja sistēmu. Tātad, ja jūs intervēat pretendentu, un process norisinās trīs mēnešus, tas nenotiek, kamēr galīgais lēmums par pieņemšanu darbā nenotiek , ka pulkstenis sāk atzīmēt.
Kāpēc jums tas jādara? Ja kāds jebkad uzdod jautājumu par pieņemto lēmumu pieņemt darbā, jums būs jāpierāda, ka jūs neesat diskriminējuši nelegāli kādā veidā , formā vai formā. Likumi, piemēram, likums " Par amerikāņiem ar invaliditāti" , VII sadaļa un daudzi citi, liek jums pierādīt, ka esat atbilstošs. Šo ierakstu uzturēšana palīdz jums to izdarīt.
Narkotiku pārbaudes protokoli: 1 gads vai 5 gadi transporta darbiem
Ja jums nepieciešama zāļu pārbaude pirms pirmsdarbības , tā ir daļa no darbā pieņemšanas ieraksta, un jums vajadzētu saglabāt rezultātu kopiju uz vienu gadu.
Ja veicat papildu zāļu testēšanu, vai nu sakarā ar starpgadījumu darbā vai nejaušības pārbaudes ietvaros, arī šie ieraksti jāuzglabā vienu gadu. Tomēr, ja uz jums attiecas transporta noteikumu departaments, tad minimālais zāļu testa ierakstu termiņš ir pieci gadi.
Payroll / Timecards, Etc. Ieteicamie ir vismaz trīs gadi, pēc 5 gadiem
Saskaņā ar likumu jums ir jāsaglabā šie ieraksti trīs gadus, taču nesenie tiesas procesi nozīmē, ka jūs gribat glabāt tos ilgāk.
Jūs vēlaties saglabāt ierakstu par to, cik daudz katram darbiniekam tika samaksāts, un cik stundas viņi strādāja, lai jūsu uzņēmuma pilnvaru laiku. Saglabājiet savus datus vismaz piecus gadus pēc tam, kad darbinieks atstāj, neatkarīgi no iemesla.
Atbrīvotiem darbiniekiem, protams, jums nav nepieciešams uzturēt laika uzskaiti, jo viņu samaksa ir vienāda neatkarīgi no nostrādāto stundu skaita. Tomēr, ja kādreiz esat kļūdaini kvalificējuši darbinieku kā atbrīvotu no nodokļa, ja viņa būtu bijusi atbrīvota no nodokļa, šīs darba stundas, kas veiktas, var palīdzēt jums samaksāt par virsstundām .
Pārliecinieties, vai jūs iekļaujat, kā uzņēmums aprēķināja samaksu. Piemēram, jums jāuzrauga, vai tā ir taisna alga, alga plus komisija, virsstundas, gabalārie darbi vai taisna stundas darba samaksa.
Tas jādara ne tikai attiecībā uz samaksas un nodokļu jautājumiem, bet arī daudzi citi lēmumi balstās uz nostrādāto stundu skaitu. Piemēram, atbilstība FMLA ir atkarīga no nostrādāto stundu skaita gadā. Ja jums ir nepilnu darba laiku atbrīvots darbinieks, jūs varētu vēlēties apsvērt iespēju pieprasīt laika reģistrēšanu, lai noteiktu FMLA atbilstību. Jums arī jāspēj pierādīt, ka esat samaksājis saviem darba ņēmējiem par visām nostrādātajām stundām.
Veids I-9: 3 gadi pēc nomas, 1 gads pēc izbeigšanas, neatkarīgi no tā, kas notiks vēlāk.
Uzturēt darbinieku I-9 veidlapu, kas tiek glabāta atsevišķi no jūsu personāla ierakstiem, trīs gadus pēc darbinieka pieņemšanas un vienu gadu pēc darba attiecību izbeigšanas, atkarībā no tā, kas notiks vēlāk.
Veselības / pensijas pabalstu informācija: 6 gadi
Jums jāglabā jūsu plāni par visiem jūsu pabalstiem vismaz sešus gadus. Tiesas ir nospriedušas, ka gadījumā, ja kāds darbinieks sūdzas jūs, sakot, ka viņš vai viņa ir pelnījis augstāku pensiju, piemēram, darba devēja pienākums ir pierādīt, ka viņiem nav jāmaksā vairāk, nevis par darbinieku pienākumu pierādīt, ka viņi to dara. Saglabājiet visus šos Kopsavilkuma plāna aprakstus.
Ja jums ir bijušie darbinieki, kuriem ir tiesības saņemt COBRA , paplašinot viņu veselības pabalstus, jums vajadzētu saglabāt šos ierakstus sešus gadus tikai drošībai. Likums nenosaka saglabāšanu, bet, tā kā to varētu piemērot saskaņā ar Darbinieku izdienas ienākumu aizsardzības likumu (ERISA), šis likums pieprasa saglabāt sešus gadus. Lai būtu drošībā, nemetiniet šos ierakstus.
FMLA ieraksti: 3 gadi
Ja darbinieks pieprasa FMLA , jums ir jāsaglabā šī papīra taka pat tad, ja jūs liedzat atvaļinājumu. Pārliecinieties, ka jūs sekojat katra darbinieka atvaļinājumam - kad tas sākās un cik daudz laika tiek izmantots. Ja darbiniekam ir intermitējoša FMLA, pārliecinieties, ka esat izsekojis katru atvaļinājumu un dokumentē izmantoto stundu skaitu . Datumi un stundu skaits ir jādokumentē. Atcerieties, ka pārtraukuma atvaļinājumu var izmantot dažas stundas dienā vai dažas dienas nedēļā. Dokumentu visu un saglabājiet šos ierakstus.
Atcerieties, ka tas nav visaptverošs saraksts un attiecas tikai uz federālajiem statūtiem. Jums, iespējams, attiecas papildu ierakstu saglabāšanas tiesību akti, ja, piemēram, jūs esat federālais līgumslēdzējs vai jūsu valstī ir atšķirīgi standarti. Ja rodas šaubas, neizmetiet to.
Cilvēkresursu vadības biedrībā (SHRM) varat piekļūt papildu resursiem par uzskaiti un obligāto pārskatu sniegšanu.
Atruna: lūdzu, ņemiet vērā, ka sniegtā informācija, lai arī autoritatīva, nav garantēta precizitātei un likumībai. Vietne tiek lasīta visā pasaulē, un darba likumi un noteikumi dažādās valstīs ir atšķirīgi. Lūdzu, meklējiet juridisko palīdzību vai palīdzību no valsts, federālajiem vai starptautiskajiem valdības resursiem, lai pārliecinātos, ka jūsu juridiskā interpretācija un lēmumi ir pareizi attiecībā uz jūsu atrašanās vietu. Šī informācija ir domāta vadlīnijām, idejām un palīdzībai.