Darba devējam ir pamatoti iemesli saglabāt vairākus personāla failus - daži likumīgi un daži no labākajiem prakses mērķiem darbā.
Dokumentācija ir nepieciešama, lai darba devējam būtu precīza informācija par darbinieka nodarbinātības vēsturi. Dokumentācija atbalsta darba devēja lēmumus un var aizsargāt darba devēju pareizi saglabātā tiesas procesā.
Personāla datnes saturs sniedz vēsturisku pārskatu par svarīgiem notikumiem darbinieka karjeras laikā. Viņi atbalsta lēmumus, kas pieņemti darbinieka un viņa karjeras laikā. Tie pierāda darba devēja pamatojumu nomas, paaugstināšanas amatā, pārskaitījuma, atlīdzības un atzīšanas dēļ, kā arī apņemšanās pieņemt lēmumus.
Dažādas vadlīnijas ir saistītas ar dažādiem personāla failu tipiem
Tā kā ieteicams izmantot vairākus personāla failu tipus, katram personāla faila veidam ir saistīti dažādi noteikumi un vadlīnijas.
- Katram personāla faila veidam ir atšķirīgs iemesls pastāvošam un atšķirīgam saturam, pamatojoties uz šo iemeslu.
- Katrs personāla fails tiek uzglabāts atšķirīgi.
- Pieeja personāla failam ir pieejama tikai dažiem darbiniekiem lielākajā daļā organizāciju. Dažādiem personāla failu tipiem ir atšķirīgas piekļuves vadlīnijas.
- Darbinieku piekļuve viņa vai viņas personāla failam ir atļauta, bet lielākā daļa darba devēju izstrādā darba ņēmēju piekļuves vadlīnijas personāla failu piekļuves politikai darbinieku rokasgrāmatā . (Dažādajās valstīs un jurisdikcijās ir dažādi noteikumi, tādēļ saglabājiet jaunāko informāciju par jūsu atrašanās vietu.)
Lielākā daļa organizāciju neļauj darbiniekam vadītājam piekļūt vispārējam personāla failam. Viņi sagaida, ka vadītāji saglabā atbilstošu dokumentāciju savos darbinieku datos, kas nav oficiālais personāla fails.
- Cilvēkresursu nodaļai pieder un ir atbildīga par darbinieku personāla lietām.
Ieteicamie personāla faili
Šeit ir ieteicamie personāla failu veidi un tas, kas jums jāzina par darbu ar viņiem.
Darbinieku personāla fails
Šī ir galvenā personāla fails, ko darba devējs uztur par katru darbinieku. Personāla fails saglabā katra darbinieka nodarbinātības vēsturi. Tas ir tas, kas jums jāzina par darbinieku personāla failu.
Medicīnas fails
Darbinieku medicīniskajai lietai ir nopietni juridiski ierobežojumi, kas darba devējam ir jāzina un jāuzmanās. Šeit ir tas, kas jums jāzina par darbinieku medicīniskās lietas konfidencialitāti un saturu.
Darba samaksas fails
Darbinieku piekļuve darbinieku algas fondam ir mazāk ierobežojoša nekā piekļuve medicīnas vai personāla failam. Darba algu datnē ir informācija par algu, pabalstu izvēli , samaksas likmes izmaiņām, garnishings un citu juridisko dokumentāciju, kas ietekmē darbinieka darba samaksu. Dažādi grāmatvedības un cilvēkresursu darbinieki piekļūst informācijai algas sarakstā.
I-9 veidlapu fails darbiniekiem
Ņemot vērā dažādu valsts aģentūru piekļuves tiesības, ievērojiet labāko praksi, saglabājot atsevišķu datni darbinieku I-9 veidlapām . Uzziniet vairāk par I-9 veidlapu saglabāšanu.
Pārskats par personāla failiem
Vienkārši vēlaties ātri un pamatinformāciju par darbinieku personāla failus ? Pārbaudiet šeit darbinieku personāla failu pārskatu.
Darbinieku personāla failu piekļuves politika
Jūs vēlaties, lai katrs darbinieks varētu zināt, kas ir viņa vai viņas personāla datnē , bet jums ir jāpārvalda faila integritāte, pilnīgums un pamatīgums. Darbinieku un darba devēju konfidencialitātes un ierobežotas piekļuves nodrošināšana tiek nodrošināta ar personāla piekļuves politiku.
Ko neiekļaut darbinieku personāla datnē
Meklējat vadlīnijas par saturu, kas nekad nevajadzētu iekļaut darbinieku personāla datnē? Šeit ir sniegti mani vislabākie ieteikumi par saturu, kuru vēlaties saglabāt vai nu atsevišķā, neoficiālā atrašanās vietā, vai arī vispār neuzglabāt. Nevajadzīgas un tīri uzmācīgas dokumentācijas saglabāšana var jums ievainot.
Dokumentācija
Vai jūs zināt, kāda dokumentācija ir? Vārds, dokumentācija, bieži sastopams nodarbinātības un cilvēkresursu pasaulē. Bet dokumentācijas nozīme un iemesls, kāpēc jūs varētu vēlēties dokumentēt konkrētus nodarbinātības notikumus, šeit tiek rūpīgi aplūkots.
> Atruna: lūdzu, ņemiet vērā, ka sniegtā informācija, lai arī autoritatīva, nav garantēta precizitātei un likumībai. Lūdzu, meklējiet juridisko palīdzību vai palīdzību no valsts, federālajiem vai starptautiskajiem valdības resursiem, lai pārliecinātos, ka jūsu juridiskā interpretācija un lēmumi ir pareizi attiecībā uz jūsu atrašanās vietu. Šī informācija ir tikai orientējoša.