Lūk, kas jums jāzina par personāla failu saturu
- Darba devējs vēlas, lai viņiem būtu precīza informācija, un tie būtu organizēti, ja jums ir nepieciešama piekļuve informācijai jebkura iemesla dēļ. Izmaiņas ārkārtas situācijās, darbinieku adreses, veiktspējas novērtējumu , disciplināro vēstuļu , darbinieku atpazīšanas un darba pieteikumu materiālu izsekošana ir piemēri tam, kāda veida informāciju darba devējs vēlas ātri piekļūt.
- Darba devējam ir jāsaglabā dokumentācija par personāla jautājumiem, piemēram, darbinieku atlase, izpildījums, darba vēsture, kompensācijas pamatojums un iekšējās reklāmas programmas, lai norādītu tikai dažus.
EEOC prasība, tiesas prāva vai pat nepieciešamība pamatot darbinieku paaugstināšanu vai paaugstināšanu amatā nepieprasa, lai darba devējs būtu savācis un saglabājis šāda veida darbinieku dokumentāciju. - Daži darbinieku ieraksti ir nepieciešami federālajām vai valsts valdībām, lai darba devēji to saglabātu. Darbinieku informācijas organizēšana personāla datnē ir jēga attiecībā uz piekļuvi un juridisko atbilstību un gatavību.
Personāla failu tipi
Darba devējs parasti uztur vairāku veidu personāla failus uzņēmējdarbības vajadzībām, darbinieku konfidencialitātei, medicīnas konfidencialitātei un juridiskās atbilstības nodrošināšanai. Es nezinu par jebkuru likumu, kurā teikts, cik daudz lietu ir jāsaglabā darba devējam.
Tomēr ir daudzi likumi, un darbinieku konfidencialitātei ir personāla paraugprakse, kas reglamentē personāla datņu saturu un kuriem ir piekļuve šai informācijai.
Tie ir personāla faili, ko lielākā daļa ASV darba devēju uztur. (Pasaules tiesību akti un prakse var atšķirties.)
- Personāla fails : šis ir galvenais darbinieka fails, kurā ir darba attiecību vēsture.
- Payroll File : Jūs vēlaties saglabāt atsevišķu failu visiem algu un pabalstu algas jautājumiem.
- Darbinieku medicīniskais dokuments : 1996. gada federālais veselības apdrošināšanas pārnesamības un atbildības akts (HIPAA) pieprasa darba devējiem aizsargāt darbinieku medicīnisko informāciju kā konfidenciālu.
- I-9 darbinieku veidlapas : Jums ir jāsaglabā atsevišķs dokuments visiem darbiniekiem (ne uz vienu nodarbināto) I-9 veidlapām, jo jūs nevēlaties valdības darbiniekus, kuri ir pilnvaroti pārbaudīt šīs veidlapas dažādos apstākļos, caur jūsu galvenie, konfidenciālie darbinieku personāla faili.
Darbinieku piekļuve personāla failiem
Darbiniekiem ir atļauts piekļūt viņu darbinieku personāla failiem, kas atrodas personāla vadībā un uzraudzībā. Darbinieku personāla datnes tiek uzskatītas par darba devēja īpašumu, kas ir atbildīgs par to saglabāšanu un aizsardzību.
Parauga personāla failu politika
Tālāk ir izlases personāla failu politika, kas paredzēta jūsu uzņēmumā. Tajā ir apspriesti dažādi ieteiktie faili un kuriem ir jābūt pieejamiem katram failam.
Paraugu politika
Sabiedrībai ir trīs darbinieka dokumenti katram darbiniekam.
Personāla fails tiek saglabāts katram darbiniekam (jūsu uzņēmuma nosaukums). Šajos personāla datos ir konfidenciāli dokumenti, un tos pārvalda un uztur personāla darbinieki.
Piekļuve šim failam ir ierobežota ar personāla darbiniekiem un tiek pieņemts, ka katra darbinieka vadītājs uztur savu dokumentu ar dokumentiem, kas attiecas uz darbinieka darba izpildi.
Tipiski dokumenti personāla failā ietver nodarbinātības pieteikumu, ģimenes avārijas kontaktu veidlapu, dokumentētu disciplināro darbību vēsturi, atsākšanu, darbinieku rokasgrāmatu un darba ņēmēju atteikšanos no darba, lapas, pašreizējo personīgo informāciju un darba norādes.
Ne visi personāla faili satur vienus un tos pašus dokumentus, bet katram personāla failam ir daži dokumenti, kas ir vienādi.
Saglabā arī algu sarakstus ; algas fonda datubāzēs ir iekļauta darbinieka darba vietas, departamenti, kompensācijas izmaiņas utt. Pieeja algas fondam ir ierobežota ar atbilstošu grāmatvedības un personāla darbiniekiem.
Tiek saglabāta arī darbinieku medicīniskā lieta . Medicīnas dokumenta saturs nav pieejams nevienam citam, izņemot personāla atlases personālam un darbiniekam, kura ieraksti ir saglabāti datnē. Jūsu uzņēmuma nosaukumā), medicīnas faili nodrošina visaugstāko drošas uzglabāšanas un konfidencialitātes līmeni.
Darbinieks var apskatīt savu personāla lietu, sazinoties ar personāla personāla locekli parastajā darba laikā. Neviens darbinieks nedrīkst mainīt vai noņemt jebkuru dokumentu no viņa vai viņas personāla faila, kas jāapskata personāla personāla klātbūtnē.
Pazīstams arī kā darbinieku faili, darbinieku ieraksti, cilvēkresursu faili, dokumentācija
Atruna - lūdzu, ņemiet vērā:
Susan Heathfield dara visu iespējamo, lai sniegtu precīzu, veselīgu saprātu, ētisku cilvēkresursu pārvaldību, darba devēju un darba vietnes konsultācijas gan šajā tīmekļa vietnē, gan saistītajā ar šo tīmekļa vietni, taču viņa nav advokāts un vietnes saturs, kamēr autoritatīva, nav garantēta precizitātei un likumīgumam, un to nevar uzskatīt par juridisku padomu.
Vietnei ir pasaules mēroga auditorija, un darba likumi un noteikumi dažādās valstīs un valstīs ir atšķirīgi, tādēļ vietne nevar būt galīga attiecībā uz visām jūsu darba vietām. Ja rodas šaubas, vienmēr meklējiet juridisku padomu vai atbalstu no valsts, federālajiem vai starptautiskajiem valdības resursiem, lai pārliecinātos, ka jūsu juridiskā interpretācija un lēmumi ir pareizi. Informācija šajā vietnē ir paredzēta tikai norādījumiem, idejām un palīdzībai.