Jautājumi par palīdzības efektivitāti, izstādes kompetenci un veidot ziņojumu
Efektīva saziņa prasa, lai visi sakaru komponenti sadarbotos perfekti "kopīgai nozīmē", manai mīļākajai saziņas definīcijai. Tas ir īpaši svarīgi, ja uzdod jautājumus un uz tiem atbild.
Sakaru komponenti
Visām saziņai ir pieci komponenti, un sestajā vietā tā ir kopējā darba vieta, kurā notiek komunikācija. Komunikācijas komponenti ir:
- Persona, kas nosūta ziņojumu. Sūtītājam ir skaidri jāuzrāda ziņojums ar pietiekami detalizētu informāciju, lai saņēmējs saprastu ar sūtītāju.
- Ziņojuma konteksts. Konteksts ir veids, kā ziņu piegādā ziņojuma sūtītājs. Konteksts ietver neverbālu saziņu, piemēram, žestus, ķermeņa valodu, sejas izteiksmes un tādus elementus kā balss tonis. Lielākā daļa ziņojuma konteksta ir pieejama tikai tad, ja uztvērējs var redzēt un dzirdēt ziņojuma sūtītāju. Piemēram, e-pasta un IM emocijzīmes ir slikta aizvietošana, jo sūtītājs formulē tos bez saņēmēja ievades.
Vēl viens konteksts ir emocijas, kas ir saistītas ar komunikācijas loku. Vai sūtītājs ir dusmīgs? Vai saņēmējs ir vienaldzīgs pret saziņas saturu vai sūtītāja nolaidību? Normas cilvēka emocijas ietekmē to, vai ziņa tiek veiksmīgi koplietota.
- Persona, kas saņem ziņu. Uztvērējam uzmanīgi un uzmanīgi jāuzklausa , uzdod jautājumus skaidrībai un pārfrāzēšanai, lai pārliecinātos, ka saņēmējam ir nozīme ar sūtītāju. Ja saņēmējs paļaujas uz sūtītāju, palielinās efektīvas komunikācijas iespējas.
- Jūsu izvēlētā piegādes metode. Piegādes metode jāizvēlas, pamatojoties uz vidi, kas ir visefektīvākā, lai sniegtu ziņojuma nozīmi. Tā kā saziņas metodes ir tik atšķirīgas, jo datoru un mobilo ierīču pirmsākumi ir kļuvuši sarežģītāki par piegādes metodi. Piegādes metodei jāatbilst gan sūtītāja, gan saņēmēja komunikācijas vajadzībām.
Saziņas metodes ietver verbālo saziņu, tūlītējos ziņojumus (IM), e-pastu, vēstules, zīmes, plakātus, videoklipus, ekrānuzņēmumus, telefonus, piezīmes, veidlapas, rakstiskus dokumentus un citus. Šīs metodes turpinās paplašināties, un darbinieku cerības uz tūlītēju saziņu par visu, kas saistīts ar viņu darbu, turpinās augt.
Indivīda komunikācija ir palielinājusies, jo īpaši attiecībā uz organizatorisko informāciju, kas varētu prasīt izmaiņas, nodrošināt darbinieku atzīšanu vai atļaut uz vietas jautājumus. Personāla komunikācija ir arī labvēlīga, jo darbiniekiem ir pieeja komponentam, kontekstam.
- Ziņojuma saturs. Ziņojuma saturam jābūt skaidram un jāuzrāda un jāapraksta pietiekami detalizēti, lai saņemtu izpratni no saņēmēja. Ja ziņojuma saturs rezonē un savienojas, dažos līmeņos, ar jau pieņemtajiem uztvērēja uzskatiem, tas ir visefektīvākais.
Kā labu jautājumu uzdošana uzlabo saziņu
James O. Pyle un Maryann Karinch palīdz efektīvai saziņai.
No cilvēkresursiem līdz klientu apkalpošanai slikti jautājumi piesārņo gandrīz katru darba vietu. Slikti jautājumi bieži uzrāda nepilnīgas vai maldinošas atbildes un var mazināt izpratni. No otras puses, labie jautājumi ir vērtīgs rīks efektivitātes, kompetences un saskarsmes veidošanā.
Ir seši labu jautājumu veidi: tieša, kontrole, atkārtojums, noturīgs, kopsavilkums un neatbilstība. Īsi aprakstīt tos:
- Tiešais: jūs uzdodat vienkāršu jautājumu ar pamata interrogāciju.
- Kontrole: jūs jau zināt atbildi uz to, kad uzdodat to. Tas ir veids, kā noskaidrot, vai persona melo, neinformē un / vai nepievērš uzmanību.
- Atkārtojiet: jūs uzdod divus dažādus jautājumus, kas ir pēc vienas informācijas.
- Noturīgs: jūs uzdodat to pašu jautājumu dažādos veidos, lai izpētītu visas vēlamās informācijas aspektus.
- Kopsavilkums: jūs uzdodat jautājumu, kas ir paredzēts, lai avota lietotājam būtu iespēja atgriezties pie atbildes.
- Neattiecas: tas neattiecas uz tēmu, par kuru vēlaties uzzināt, bet tā ir viena, par kuru, iespējams, netiks meli; tas kalpo, lai redzētu, kas patiesībā "izskatās" un liek personai atvērt sevi. Tas var arī piesaistīt aptauju apmaiņas kontekstā.
Sīkāka informācija par 6 labo jautājumu veidiem
Tiešais
Tiešie jautājumi ir vislabākie: viens aizdomīgs, viens darbības vārds un viens lietvārds vai vietniekvārds.
- Kas tu esi?
- Kas notika vakariņās?
- Kad jūs ieradās birojā?
- Kur ir automašīnas atslēgas?
- Kāpēc jūs pametāt tikšanos agri?
- Cik jūs maksāja par šo iPad?
Kontrole
Kad jūs sakāt: "Es apzināti neesmu gatavojies uzdot tiešu jautājumu?" Pārbaudot atbildes patiesumu vai precizitāti, jūs izmantojat kontroles jautājumu un meklējat konsekvenci.
Kontroles jautājumi ir apzināti jautājumi, par kuriem jūs zināt, ka atbilde ir tāda, ka tie nav saistīti ar informācijas atklāšanu. Tie ir par uzvedības atklāšanu, runas modeļiem un patiesības vai precizitātes līmeni. Varbūt tas ir kaut kas, par ko jūs iepriekš runājāt ar cilvēku.
Ja jūs zināt, ka kāds no jūsu personāla komandas atsvešinājis kādu darbinieku, jo darbinieks nosūtīja e-pastu, kurā sūdzējās par personu, jūs varat uzdot kontroljautājumu, piemēram: "Kā tas šodien bija veiktspējas pārskatā ar Pamela?" Jums jau ir informācija; jūs vienkārši vēlaties uzzināt, kā jūsu HR persona atbild uz jautājumu.
Atkārtojiet
Jūs vēlaties saņemt vienu un to pašu informāciju divos dažādos veidos. Piemēram, ja jūs uzdodat jautājumu: "Cik daudz cilvēku atrodas pārdošanas nodaļā?", Persona, ar kuru jūs runājat, varētu atbildēt: "laukā ir 22". Vēlāk, kad jūs runājat ar viņu par kaut ko citu - vietās, kur uzņēmumam ir atslāņojies, piemēram, jūs varētu jautāt: "Cik daudz tirdzniecības reģionu jums ir?"
Viņš varētu atbildēt, "22", kas ir veids, kā apstiprināt darbinieku skaitu pārdošanas spēlē. Tas nav absolūts pārbaudījums, bet tas dod vērtību un uzticību tam, ko viņš teica iepriekš. Tie ir divi dažādi jautājumi, kas savstarpēji pārbauda sniegto informāciju.
Izmantojot atkārtotus jautājumus, jūs varat arī atklāt neatbilstības. Ja jūsu avots šajā piemērā atbild, ka ir 28 pārdošanas reģioni, jūs vēlētos kādu skaidrojumu. Varbūt ir pilnīgi pamatots iemesls - pārdošanas dienestam parasti ir 28 papildinājums, taču pēdējā laikā ir bijis tik daudz apgrozījuma, ka tie ir seši īsie, taču atbilde rada šaubas par to, ka starp numuru personāla un pārdošanas teritoriju skaits. Šī neatbilstība noved pie papildu aptaujas, lai atrisinātu problēmu.
Noturīgs
Jebkurā apmaiņā, kurā uz jautājumu var tikt sniegta vairāk nekā viena atbilde, izmantojiet pastāvīgu aptauju, lai iegūtu pilnīgu atbildi. Tāpat kā atkārtotus jautājumus, pastāvīgi jautājumi ir noderīgi arī tad, ja jums ir aizdomas, ka šī persona nav patiesa.
"Kur jūs atnācāt uz savu atvaļinājumu uz Kaliforniju?" Varētu izteikt atbildi, "Disnejlenda." Lai gan ir iespējams, ka Disnejlenda ir vienīgā vieta, loģiski ir sekot šim jautājumam ar "Kur vēl?"
Apejot šo atkārtoto jautājumu un dodieties uz jautājumiem par Disnejlendu, jūs zaudējat iespēju iegūt pilnīgu priekšstatu par jūsu drauga Kalifornijas braucienu, ja vien šī informācija nenonāk noplūdi kādā citā laikā.
Kopsavilkums
Kopsavilkuma jautājumi nav par taisnīguma noteikšanu, kā par to, ka tiek atdota atpakaļ avotam, ko viņa teica, lai viņai būtu iespēja domāt: "Vai es tiešām sacīju, ko es domāju teikt?"
Jūs pārdodat visu veidu automašīnas, sākot no divdurvju hečbekiem līdz pilna izmēra luksusa modeļiem. Jaunais pāris nonāk izstāžu zālē un lūdz testēt vienu no luksusa modeļiem.
"Ko jūs izmantojat automašīnu lielāko daļu laika?" Jūs jautā.
"Paceļot darbu uz priekšu un atpakaļ. Mēs strādājam vienā ēkā, "viņa saka.
"Kas vēl jūs izmantosiet auto?"
"Ceļojumi nedēļas nogalēs, lai redzētu savus vecākus. Stuff kā šis. "Viņa pauzē un piebilst:" Viņi dzīvo simts jūdžu attālumā. "
"Kāpēc jūs domājat, ka luksusa automašīna ir labākā izvēle?"
Viņi apskata skatienu. Viņš saka: "Mums tas patīk labāk nekā citi."
"Kāda ir tava mīļākā krāsa," tu jautā, paskatījies tieši pie viņas.
"Sarkans."
"Tātad, ļaujiet man redzēt, vai es saņēmu šo tiesības. Es dzirdu, ka jūs sakāt, ka jūs vēlaties sarkanu, pilna izmēra automašīnu luksusa klasē. Cik labi šis apraksts atbilst tam, ko vēlaties?" (Jūs izveidojāt kopsavilkuma jautājumu ar atbilstošu informāciju šajā gadījumā.)
Viņi apmainās ar citu skatienu. Viņš teica: "Mēs domājam, ka vājāka krāsa varētu būt labāka."
"Kas par luksusa modeli liek domāt, ka tas ir labākais jums?" (Atkal šis ir veids, kā apkopot un pārbaudīt to, ko esat dzirdējuši. Jūs vēlaties uzzināt, vai tie ir tik aizrauti ar dārgu izskatu auto, ka viņi nevēlas kaut ko apsvērt, vai arī, ja pirmā atbilde slēptu ievērojamu faktu.)
"Mans tētis saka, ka tas ir drošākais auto uz ceļa."
Atbilde uz kopsavilkuma jautājumu saka, ka viņi to var patikt, bet nevis tāpēc, ka tas izskatās. Jūs lasāt starp līnijām. Viņi vienkārši sākuši dzīvot kopā kopā. Viņas tētis, iespējams, ir nosūtījis viņus uz koncesiju, lai nopirktu "drošāko automašīnu uz ceļa", ar kuru viņš viņiem palīdzēs nopirkt. Jūs nolemsiet turpināt pārdošanu, zinot, ka pirmā iemaksa un aizdevuma pieteikums droši vien dos jums pārējo stāstu.
Dažiem cilvēkiem var nebūt ērti uzdot kopsavilkuma jautājumus, piemēram, tos, kuri ir iekļauti šajā pārdošanas sanāksmē, jo viņi nevēlas izskatīties vienkārši domājoši vai neuzmanīgi. Ja jūs uzdodat jautājumu tieši tādā pašā veidā, kā jūs to pirmo reizi prasījāt, tad viņiem var būt derīgs secinājums.
Jūs arī nevēlaties uzdot vienu un to pašu jautājumu divas reizes pēc kārtas, pat ja maināt frāzēšanu. Uzliekot nelielu attālumu starp pirmo reizi, kad uzdodat jautājumu un otro, un nedaudz pārformulējot jautājumu, jūs vienkārši saskaras kā tāds, kurš patiešām interesējas par to, ko citai personai ir jāsaka.
Nav atbilstošs
Jūs varētu konstatēt, ka personai, kas atbild uz jūsu jautājumiem, šķiet, ir uzsvērts; neatbilstošs jautājums varētu mazināt spriedzi. Vai varbūt jums ir nepieciešams laiks, lai domātu vai atsauktos uz piezīmēm, tāpēc izmantojat jautājumu tikai, lai nopirktu mazu vietu un laiku.
Uzdodot konkrētus jautājumus, piemēram, "Kādu projektu jūs agrāk veicat, ka neizdevās?" Un "Kā jūs mēģinājāt novērst problēmu?", Jūs varat viegli izdarīt darba kandidātu, šķiet, it kā viņš būtu kaujas lauka nopratināšanas vidū .
Kandidāts varētu teikt: "Es centos risināt šo problēmu, apvienojot nodaļu kopīgā mērķa sasniegšanā - tā, kā mana dēla mazā līgas komanda koncentrējas uz triecieniem bumbu."
Jūs varat dot kandidātu pārtraukumu, uzdodot jautājumu: "Cik ilgi jūs esat treneris mazu līgas?", Pirms atgriezīsit diskusijā par viņa skrūvēm un kā viņš mēģināja to novērst.
Visbeidzot, šeit ir divi veidi, kā sagraut jautājumus, kas sākas ar visām nepieciešamajām sastāvdaļām, un galu galā ir mazspēja .
- Pievienojot pārāk daudz kvalifikāciju vai citus vārdus un frāzes, kas novērš jautājumu. Piemēram, "Kas jums bija brokastīs restorānā, kur vinila pēdu izkārnījumos ir saplaisājuši un pārklāti ar kanāla lenti?"
- Negaida atbilde arī bieži. Jūs jautā: "Kāda ir jūsu iecienītā maltīte?" Persona domā brīdi, nevis nekavējoties reaģē. Jūs saucat "Roast beef?" Klusums ir efektīvs aptaujas instruments.
Nepalaidiet atklājumu, informāciju, vadus, kad atverat muti, kad atverat ausīm. Atcerieties "divu ausu, vienas mutes" noteikumu, kā iegūt vislabāko no aptaujas.
Vide un sakari
Iepriekš minētie saziņas komponenti veicina kopīgu nozīmi, kad tie darbojas kopā, lai efektīvi sniegtu ziņojumu. Darba vide, kurā šīs sastāvdaļas notiek, ietekmē arī saziņu un to, vai paziņojums ir saņemts.
Kad jūs uzdodit derīgus jautājumus, veidojat izpratni un iedvesmojat uzticību. Jautājumi veido citu nodibinājuma pamatu saziņai darbavietā, kam ir nozīme
Darba vidē, kas uzsver atklātu komunikāciju, darbinieku iesaistīšanu un kopīgos mērķus , komunikācija biežāk un efektīvāk. Bet, cerības uz nozīmīgām komunikācijām nosaka labāko šajās labākajās darba vietās. Tātad, pat augstā morālā , uz darbiniekiem orientētās darba vidēs darbinieki sūdzas, ka viņi nezina, kas notiek.
Sakarā ar visu sastāvdaļu un atsevišķas darba vietas kopējo vidi komunikācija joprojām ir izaicinājums. Vecie jautājumi par to, kam ir jāzina, ko un kad viņi to vēlas, nekad nav pilnībā atbildēts, lai apmierinātu ikvienu.
Darbinieku sūdzības par pārāk daudz informācijas, nepietiekamu informāciju un pat informācijas pārslodzi turpinās rezonēt darba vietās. Jūs nekad nevarat izārstēt komunikācijas problēmu, bet ar apņēmību un pārdomāšanos jūs varat palielināt gan starppersonu komunikācijas efektivitāti, gan komunikāciju darba vietā .
Vairāk saistītas ar efektīvu komunikāciju darbavietā