Ko vajadzētu (vai nevajadzētu) ievietot darbinieku personāla datnē
Citos gadījumos piekļuve ir ierobežota ar personāla personālu un darbinieki var pieprasīt piekļuvi saviem ierakstiem. Advokāti var arī izteikt prasību par tiesas prāvu un Vienādas nodarbinātības iespēju komisijas (EEOC) sūdzību saturu.
Bijušais darbinieks var arī pieprasīt viņa vai viņas personāla ierakstu kopiju.
Izmantojot visus šos potenciālos izmantošanas veidus un potenciālos jūsu personāla ierakstu skatītājus, darba devējam ir jārūpējas, lai jūsu personāla dokumentācijā saglabātu objektīvu faktu dokumentāciju par darbinieku nodarbinātības vēsturi. Tādēļ piemērojiet šīs vispārīgās vadlīnijas dokumentācijai, kuru saglabājat savā organizācijas personāla dokumentācijā.
Vispārīgas vadlīnijas darbinieku personāla faila saturam
- Personāla uzskaites datiem jābūt faktiskiem. Uzraudzītāja vai personāla personāla viedoklis; izlases piezīmes; tenkas; nepamatotas baumas; jautājumi, ziņojumi vai citu darbinieku apgalvojumi, kas nav izpētīti; neizmeklētie, izmeklētie un noslēgtie apgalvojumi; un jebkura cita fakta informācija, komentārs vai piezīmes jāizslēdz no darbinieku personāla faila.
Viens no sliktākajiem aizvainojošo komentāru piemēriem, ko HR menedžeris atrada personāla ierakstā, iesaistīja darbā pieņemšanas vadītāja intervijas piezīmes. Viens teica: "Iespējams, pārāk tauku, lai paceltu un lejup pa kāpnēm pēc nepieciešamības." Iedomājieties darbinieks, advokāts un pat nākamie darbinieki un uzraugi, lasot komentārus, piemēram, šos.
Citā uzņēmumā vadītājs atklāja nepamatotas piezīmes, ka vadītāji un citi darbinieki ir ievietojuši darbā, piemēram, "Marija ir dusmīga, jo viņa nesaņēma paaugstinājumu, un viņa mērķtiecīgi samazināja darbu, lai sasniegtu pat vadītāju". Skatiet problēmu?
- Personāla ieraksti ir rūpīgi jānosaka savās atbilstošajās failu atrašanās vietās. Noteikt uzņēmuma personāla reģistra protokolu, kas balstīts uz valsts un federālajiem likumiem , nodarbinātības likumiem, piemēram , 1996. gada Veselības apdrošināšanas pārnesamības un atbildības likumu (HIPAA) un labāko darba devēju praksi.
Pēc tam pielīmējiet protokolu. Jūs nevēlaties atrast gadījuma ārsta attaisnojumus, kas iekļauti personāla datnē, kad viņi pieder medicīniskajā lietā. Neatkarīgi no tā, vai jūs vēlaties pamatot un pamatot darbinieka veicināšanu algu sarakstā.
Jūs arī nevēlaties, lai tiktu ņemti vērā lēmumi par pieņemšanu darbā, kas ietver fona pārbaudi vai piezīmes no diskusijām ar bijušajiem darba devējiem personāla datnē.
- Uzraugiem, vadītājiem un citiem darbiniekiem, kas ievieto dokumentāciju personāla ierakstos, jābūt apmācītiem, lai dokumentācija tiktu pienācīgi uzrakstīta. Norādot darbinieka izlemšanu, ka darbinieks bija pilnīgs bezdarbs , jūsu personāls neuzrāda nekādas balvas, bet ir pierādīts, ka neuzmanīgi uzraugi uzrakstīja līdzīgus paziņojumus.
Vēl labāk, ierobežojiet piekļuvi failiem jūsu personāla personālam, kas ir atbildīgs par ierakstiem, un zina, kas vajadzētu un nevajadzētu ievietot personāla datnē. - Novietojiet informāciju, ko jūs ievietojat personāla ierakstos, lai iekļautu gan darbinieku darba vēstures pozitīvos, gan negatīvos aspektus. Pārāk bieži personāla ieraksti uzsver katru negatīvo notikumu un garām pozitīvo komponentu.
- Atzīt atšķirību starp vadītāja personiskajām piezīmēm par viņa vai viņas ziņotāju personālu un oficiālajiem uzņēmuma personāla ierakstiem. Piemēram, vadītāja piezīmes, kas tiek izmantotas darbības uzlabošanai , lai izsekotu projektus un mērķu izpildi, un taisnīgi noteiktu paaugstinājumus un veiktspējas attīstības plānus , piemēram, pieder pie vadītāja privātās datnes, nevis uzņēmuma oficiālajos personāla ierakstos.
Atzīst arī nepieciešamību apmācīt uzraugi par to, kā veikt piezīmes un saglabāt dokumentāciju savos vadības failos. Tie paši faktu, nevis viedokļu kritēriji un konkrēti piemēri, nevis dzirdēšana, attiecas uz privātām piezīmēm.
Vadītāja privātās piezīmes var izteikt tiesas prāvā, tāpēc ieteicams ievērot piesardzību pat privātām piezīmēm. Nav ieteicama uzraudzītāju prakse, saglabājot ierakstu kopijas, kas ir oficiālajā darbinieku personāla datnē.
- Dokumentu pieņemšana darbā un intervijas piezīmes rada nelielu problēmu. Labākā prakse ir saglabāt atsevišķu datni katrai pozīcijai, kuru jūs aizpildījāt, ietverot visu dokumentāciju, kas saistīta ar šīs pozīcijas aizpildīšanu no darba ievietošanas līdz atsauces pārbaudēm. Šajā lietā ir ietverti prasītāju atsākumi, pavadvēstuli un lietojumprogrammas, izņemot to, ka jums vajadzētu pārcelt darbā pieņemto darbinieku pieteikumu uz darbinieku personāla failu.
Šajā failā ir oficiālie kontrolsaraksti un veidlapas, kas cenšas nodrošināt potenciālā darbinieka kvalifikāciju objektīvu atspoguļojumu un atbalstīt jūsu lēmumu pieņemt darbā vispiemērotāko kandidātu. Nodarbinātāja vadītāja atzinumi un piezīmes, kas tika pieņemti darbā , šajā datnē nepieder. Cilvēkresursi var vākt šīs piezīmes, lai saglabātu pilnīgu dokumentāciju par nodarbinātības lēmumu, bet tie nepieder personāla ierakstos.
- Darbinieku uzskaite ir faktu dokumentācija par nodarbinātības lēmumiem, piemēram, paaugstināšanu amatā , pāreju uz sānu iespēju un algu pieaugumu . Vadītāja vai HR atzinumi par darbinieku nav. Oficiāla disciplinārsodu dokumentācija, piemēram, rakstisks brīdinājums, arī pieder darbinieku personāla failam.
Konkrēti dokumentācijas piemēri, kas nedrīkst būt personāla ierakstos
Šādu informāciju personāla dokumentācijā nedrīkst ievietot. Dokumentācijai var būt nepieciešams atsevišķs dokuments, to var klasificēt kā uzraudzības vai vadības piezīmes, vai arī tas nedrīkst būt darba devējs.
- Visa medicīniskā informācija ir medicīniskajā dokumentācijā .
- Nodarbinātības informācija ietilpst algas sarakstā .
- Personāla datos nekad nedrīkst glabāt dokumentus, kuros iekļauti darbinieku sociālās apdrošināšanas numuri, vai informācija par darbinieku aizsargātām klasifikācijām, piemēram, vecumu, rasi, dzimumu, nacionālo izcelsmi, invaliditāti, ģimenes stāvokli, reliģiskās pārliecības utt.
- Uzraudzības dokumentācija nolūkā pārvaldīt darbinieka darbu, nosakot mērķus, sniegt atgriezenisko saiti utt. Ir jāiesniedz privātajā, vadītāja vai pārvaldnieka īpašumā esošajā mapē.
- Izmeklēšanas materiālam, kurā iekļauta darbinieku sūdzība, liecinieku intervijas, darbinieku intervija, konstatējumi, advokāta ieteikumi un lēmums, kā arī pēcpārbaude, lai nodrošinātu, ka nav veiktas pretpasākumi , vajadzētu uzturēties izmeklēšanas lietā, kas nav saistīta ar personāla ierakstiem.
- Faila darbinieks I-9 veido I-9 failu vai atrašanās vietu , prom no darbinieku personāla ierakstiem.
- Novietojiet fona pārbaudes, tostarp krimināltiesību vēsturi, kredītziņojumus utt., Un narkotiku pārbaudes rezultātus atsevišķā failā, ko nevar piekļūt uzraugi, vadītāji un darbinieks. SHRM iesaka vai nu šo atsevišķo failu, vai iesaka šo informāciju arī iesniegt darbinieka medicīniskajā lietā.
- Darbinieku Vienlīdzīgas iespējas ieraksti, piemēram, pašatpazīšanas veidlapas un valdības ziņojumi, nevajadzētu uzglabāt personāla datnē, kā arī jebkurā vietā, kur vadītājam ir piekļuve.
Ja sekojat šīm vadlīnijām, jūsu organizācija efektīvi uzglabā faktiskās, atbalstāmās nodarbinātības vēsturi un personāla ierakstus attiecīgajās vietās.
Atruna: lūdzu, ņemiet vērā, ka sniegtā informācija, lai arī autoritatīva, nav garantēta precizitātei un likumībai. Vietne tiek lasīta visā pasaulē, un darba likumi un noteikumi dažādās valstīs ir atšķirīgi. Lūdzu, meklējiet juridisko palīdzību vai palīdzību no valsts, federālajiem vai starptautiskajiem valdības resursiem, lai pārliecinātos, ka jūsu juridiskā interpretācija un lēmumi ir pareizi attiecībā uz jūsu atrašanās vietu. Šī informācija ir domāta vadlīnijām, idejām un palīdzībai.