Padomi, kā uzzināt, kad, kāpēc, kā un ko dokumentēt darbinieku veiktspējā
Dokumentācija ir būtiska vadītājiem un personāla darbiniekiem, jo jums ir jāpieliek nopietnas pūles, lai reģistrētu visus darbinieku nodarbinātības vēstures notikumus - gan pozitīvus, gan negatīvus notikumus.
Tāpēc vadītāji un personāla darbinieki vēlas rūpīgi dokumentēt visus notikumus.
Kāpēc dokuments?
- Dokumentācija sniedz pierādījumus tam, ka savlaicīgi un lakoniski tiek apspriesti izpildes jautājumi ar darbinieku.
- Dokumentācija piedāvā vēsturi darbinieka uzlabojumiem vai nespēju uzlabot sniegumu laika gaitā. Tas ir hronoloģisks un precīzs darbinieka darbību apraksts, vadītāja darbības un notikumi, kad tie notiek.
- Dokumentācija sniedz pierādījumus, kas atbalsta vadības lēmumus par nelabvēlīgu rīcību, piemēram, disciplīnu vai darba ņēmēja izbeigšanu.
- Dokumentācija piedāvā pierādījumus tam, ka darbinieks ir pelnījis pieejamu veicināšanu vai iespēju pār citiem darbiniekiem, kuri arī ir tiesīgi.
- Dokumentācijā sniegti pierādījumi, kas pamato algu pieaugumu , samazina vai kāpēc darbinieks nav saņēmis paaugstinājumu.
- Tiesas procesa gadījumā pilnīga un pilnīga dokumentācija aizsargā darba devēja intereses. Dokumentācija var atbalstīt vadības darbības, lai izbeigtu neveiksmīgu darbinieku . Tas arī var pierādīt, ka darbinieks tika izbeigts tādu iemeslu dēļ, kuri ir likumīgi, nevis citi, piemēram, nelegāla diskriminācija .
Ko darīt dokumentā
Vadītājiem ir jāuzrāda darbinieka veiktspēja, gan pozitīva ietekme, gan darbības nepilnības. Viņiem ir jādokumentē tieši tas, ko darbinieks darīja un teica, un to, ko vadītājs darīja un atbildēja sapulces vai sarunas laikā.
Jums jāapraksta visi sarunas laikā noslēgtie līgumi, noteikti mērķi , nepieciešamie un paredzamie uzlabojumi, kā arī uzlabojumu grafiks.
Dokumentācijā jāietver arī saistības, kuras vadītājs veic, lai palīdzētu darbiniekam.
Kā dokumentam
Dokumentācija jāraksta sanāksmes vai sarunas laikā ar darbinieku laikā vai tūlīt pēc tās. Nevajadzētu pamanīt sarunu, rakstot sarunu tajā dienā, kad tā faktiski notika. Gaidīšana līdz vēlāk ietekmē dokumentācijas kvalitāti, jo tā pamatā ir atmiņa.
Viena no sliktākajām kļūdām vadītājiem ir domāt, ka viņi var rekonstruēt darbinieku konsultāciju vēsturi, ja nepieciešams. Nekāda personāla persona, kurai ir kāda pienācīgas un savlaicīgas dokumentācijas pieredze, vienmēr tiek fokusēta ar rekonstruēto ierakstu. Vadītāji, kuri rekonstruē no atmiņas, rada nevajadzīgu un nepieņemamu risku savam uzņēmumam, jo izveidotā vēsture netiks aizkavēta iespējamā tiesas prāvā.
Jums ir nepieciešama jūsu dokumentācija, lai tā būtu profesionāla, veiklīga un organizēta. Rakstiet dokumentāciju tā, it kā jūs runājat par vēsturi trešai pusei. Jūs nekad zināt, kurš var vienu dienu izlasīt jūsu dokumentāciju, tāpēc pārliecinieties, ka tas atspoguļo jūsu profesionalitāti. (Kokteiļu salvete, aploksne vai līmlapa neattiecas uz profesionālu dokumentāciju.)
Jūsu dokumentācijai jādodas pie darbinieka jaunā pārvaldnieka, ja darbinieks iegūst jaunu darbu jūsu darbā vai dara to savā organizācijā.
Lai saglabātu savu atmiņu un informētu darbinieka jauno vadītāju, jums jāievieto darbinieka vārds un uzvārds, vārds un uzvārds, kā arī pilns datums katram dokumentam.
Rakstiet faktiskas, godīgas, likumīgas, objektīvas, pilnīgas un konsekventas dokumentācijas. Izvairieties no viedokļiem (Mike ir aplaupīts, Alisa ir slinkojusi, Toms man guļ.), Vārdu izsaukšana, redakcionāls rakstīšana (Džons ir jerk, Markam ir attieksmes problēma) un marķēšana (Marija ir bezatbildīga. Džordžs nav komanda spēlētājs).
Izvairieties arī mēģināt interpretēt darbinieka uzvedību. (Maršai nepatīk šis uzdevums. Paula, šķiet, ir pār viņas galvu.) Samaziniet aprakstošu vārdu, piemēram, vārdu un vārdu vārdus (lēni, lēni, nelaimīgi, mierīgi, nežēlīgi). Norādiet darbinieka specifisko uzvedību un darbības, nevis jūsu viedokli vai tā interpretāciju.
Dokumentācijā ir precīzi jānorāda saruna. Stick ar faktiem un pierakstiet tikai to, ko jūs teicāt un ko darbinieks teica. Pārliecinieties, ka jūsu dokumentācija ir nepārprotama un ka tā fakti ir taisnīga. (Jebkurā iespējamā juridiskā situācijā, kļūdas jebkurā dokumentētā situācijā rada aizdomu par visu dokumentāciju.)
Visbeidzot, dokumentējiet visus līgumus, saistības, termiņus, nepieciešamos uzlabojumus, reģistrācijas punktus un citus datus, kas varētu izcelties no atmiņas. Pārliecinieties, ka esat iestatījis datumu un laiku termiņiem un izpildes termiņiem, lai nepareizs sapratnes nenotiek.
Uzziniet savu personāla departamenta dokumentācijas politiku, kas jums pastāstīs, kāda dokumentācija ir jāiekļauj darbinieka personāla datnē. Jebkurš dokumentārs par disciplināriem pasākumiem ir jāiekļauj.
Kur uzglabāt darbinieku dokumentāciju
Tā kā dokumentācija par darbiniekiem ir konfidenciāla un privāta darbiniekam, jums ir jāpārliecinās, ka jebkura dokumentācija paliek konfidenciāla pārvaldniekam, personālajam darbiniekam un, iespējams, darbinieka nākamajam vadītājam. Tādējādi nav ieteicams ievietot dokumentāciju kopīgam datora diskdzinim. Rokraksta dokumentācija un izdrukātā vadītāja dokumentācija vislabāk tiek uzglabāta bloķētā atmiņā.
Ja sekojat šīm vadlīnijām, kad apmeklējat personālu, lai lūgtu palīdzību darbinieka disciplināšanā, pārtraukšanā vai pārsūtīšanā darbā ar labāku potenciālu , HR palīdzēs jums atrisināt problēmu vai uzlabot situāciju. Kad HR jums saka dokumentēt, dokumentēt, dokumentēt vai viņi nevar jums palīdzēt, jums būs visas jūsu pamatnes.
Atruna: lūdzu, ņemiet vērā, ka sniegtā informācija, lai arī autoritatīva, nav garantēta precizitātei un likumībai. Vietne tiek lasīta visā pasaulē, un darba likumi un noteikumi dažādās valstīs ir atšķirīgi. Lūdzu, meklējiet juridisko palīdzību vai palīdzību no valsts, federālajiem vai starptautiskajiem valdības resursiem, lai pārliecinātos, ka jūsu juridiskā interpretācija un lēmumi ir pareizi attiecībā uz jūsu atrašanās vietu. Šī informācija ir domāta vadlīnijām, idejām un palīdzībai.