Izmantojiet atvieglojumus, lai sanāksmes būtu produktīvākas
Galvenā koordinatora loma ir pievienot grupu plānošanas sesijas vai sanāksmes vērtību , saglabājot grupas uzdevumus un virzoties kopā vienā virzienā.
Koordinators arī nodrošina, ka katrs grupas dalībnieks piedalās sanāksmē.
Grupu atvieglošana
Grupu vai komandu atvieglošanu nodrošina iekšējie darbinieki vai ārējie konsultanti, kuri ir kvalificēti:
- Satura un informācijas prezentācija
- Veidojot un formulējot procesu, kas palīdz grupai sasniegt savus mērķus,
- Atbilstošas sanāksmes , apmācības, komandas veidošanas sesijas vai cita darba pasākuma struktūras nodrošināšana, lai grupas misija tiktu veikta sesijā,
- Veicinot dalītu atbildību par sanāksmes rezultātiem, un
- Dalībnieku sagatavošana atbildēm uz jautājumiem un problēmu risinājumiem.
Individuālais atvieglojums
Kad indivīdi piedalās procesā, tas parasti notiek tādēļ, ka diviem vai vairākiem darbiniekiem rodas konflikts , domstarpības, jānosaka savstarpēji mērķi vai ir nepieciešams iepazīties ar projektu, procesu vai pieredzi. Kvalificēts koordinators var nodrošināt struktūru, saturu un procesu, kas nepieciešams atsevišķiem darbiniekiem, lai sasniegtu abpusēji izdevīgu risinājumu saviem jautājumiem.
Personu, kas sniedz atvieglojumus, raksturojums
Palīdzība ir gudra prasme, kas visvairāk dabiski nākas cilvēkiem, kuriem ir šādas īpašības:
- Strong grupas vadības prasmes,
- Dziļās zināšanas par grupas procesiem un struktūrām,
- Zināšanas par grupas un starppersonu dinamiku un izteiksmi par verbālo un neverbālo komunikāciju ,
- Spēja radoši iesniegt apmācību un komandas veidošanas saturu tādā veidā, kas veicina sesiju dalībnieku līdzdalību,
- Empatija cilvēkiem un viņu situācijām
- Spēcīgas klausīšanās un komunikācijas prasmes, un
- Spēja strukturēt grupas iejaukšanās un notikumus, lai grupai radītu vēlamos rezultātus.
Kvalificēta koordinatora vadībā sanāksmes, komandas veidošanas sesijas un apmācību nodarbības var panākt rezultātus, kas nav iespējami bez vadītāja. Tas ir tāpēc, ka komandas dalībniekiem grupā bieži trūkst prasmju, atļauju un atbalstu, kas vajadzīgs, lai efektīvi atvieglotu viņu darba procesus.
Izvairīšanās no konkurējošām sarunām sapulcēs
Parasti bieži ir grūti panākt efektīvas darba attiecības ar cilvēkiem darbā. Tas ir, ja atvieglošana ir noderīga. Efektīva grupu atvieglošana sanāksmēs vada mijiedarbību starp sarežģītiem cilvēkiem, kuriem ir konkurējošas sarunas.
Ārpus tēmas sarunas starp diviem vai vairākiem sapulces locekļiem izšķērdē laiku, kavē grupas progresu un ierobežo indivīdu ieguldījumu komandā kopumā. Turklāt konkurējošās sarunas vairākās mazās grupās, pat tad, ja tās ir saistītas ar tēmu, atņem komandas locekļiem ieskatu, ko grupas dalībnieki apspriež.
Tas galu galā rada ierobežotas idejas, kas rodas sanāksmēs.
Neatkarīgi no tā, vai esat sanāksmes vadītājs, menedžeris vai grupas dalībnieks, varat izmantot šādas idejas, lai vienlaicīgi apvienotu grupu kopā, ja grupas dalībniekiem ir vairāk nekā viena diskusija.
Konkurējošo sarunu vadīšana
- Izmantojiet neverbālo saziņu: brīdi dalībniekiem uzlūkojiet pastāvīgi. Paceliet savas uzacis, meklējot, vai vilni dalībniekiem. Pārtrauciet personu, kurai minūti ir minūti, bet pārējie dalībnieki atkal pievienojas grupai. Nebaidieties to darīt - tā ir daļa no vadītāja vai komandas līdera darba, lai kontrolētu sanāksmes.
- Uzdodiet jautājumu: uzaiciniet vienu no grupas dalībniekiem, kas piedalās sacensībās. Ar īsu kopsavilkumu par diskusiju, kas norisinās sanāksmē kopumā, lūdziet viņa viedokli. Lūdziet viņam vai viņai dalīties savās idejās ar pārējiem sanāksmes dalībniekiem .
Sakiet: "Es domāju, ka mēs visi būtu ieinteresēti jūsu domās par šo jautājumu, Kerijs." Tas var būt nedaudz neērti jums, taču tam ir divi mērķi: tā pietuvina sarunu par galveno sarunu un ļauj visiem zināt, ka uzvedība nav pieļaujama.
- Vārdiska iejaukšanās: tieši lūgt grupas dalībniekus, kuri piedalās sacensībās, atkārtoti pievienoties grupas diskusijai, neizmantojot sarkasmu vai dusmas. Sakiet: "Es baidos, ka mums trūkst labu ideju, kad visi runā uzreiz. Es zinu, ka es nevaru izsekot visām šīm domas." Parasti labāk ir izmantot šo taktiku kā otro vai trešo mēģinājumu piesaistīt cilvēkus. Tas ir tiešs un ļoti efektīvs, bet var apgrūtināt komandas locekļus.
- Izveidojiet grupas signālu: grupas signāls atgādina dalībniekiem, ka tajā laikā notiek viena diskusija. Sniegums, kas darbojas efektīvi, ir veikt neverbālas laika noņemšanas zīmi, kam seko viens rādītājpirksts, lai norādītu vienu tikšanos. Ja komandas locekļiem ir labas attiecības, joks var arī būt efektīvs līdzeklis. Izmēģiniet kaut ko līdzīgu: "Hei, Džons un Džeina, pārtrauciet mēģināt plānot savu pasauli un pārcelt uz sanāksmi."
Galīgais vārds par konkurējošām sarunām sapulcēs
Cilvēki pavada lielu daļu savas darba nedēļas, apmeklējot biznesa tikšanās. Tas ir jūsu pienākums kā vadītājs vai sanāksmes vadītājs, lai pārliecinātos, ka darbinieki labi izmanto savu laiku. Efektīva sanāksmju vadība saglabā savu laiku un, kontrolējot sānu sarunas, jūs varat nodrošināt, ka tikšanās notiek pēc tēmas un nodrošina kvalitatīvu darbu.